Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ar weinyddu etholiad Senedd y DU ym Mhrydain Fawr

Pan fo angen i chi gyhoeddi hysbysiadau, dylech eu gosod mewn mannau amlwg yn yr ardal bleidleisio. Dylai hyn gynnwys swyddfeydd awdurdodau lleol, hysbysfyrddau, llyfrgelloedd ac adeiladau cyhoeddus eraill. Gellir rhoi'r hysbysiad mewn unrhyw ffordd arall sy'n addas yn eich barn chi.1

Er mwyn sicrhau y gall pleidleiswyr gael y wybodaeth sydd ei hangen arnynt, mewn fformat hygyrch ac mewn pryd er mwyn iddynt bleidleisio, dylech sicrhau bod gwybodaeth am y bleidlais, gan gynnwys yr hysbysiad etholiad a'r hysbysiad pleidleisio, ar gael yn hawdd i bleidleiswyr, megis drwy wefan yr awdurdod lleol.

Os ydych yn darparu gwybodaeth ar eich gwefan, dylech sicrhau ei bod yn hygyrch i bob pleidleisiwr. Er enghraifft, os byddwch yn darparu gwybodaeth ar ffurf PDF, dylech fod yn ymwybodol os na chaiff camau penodol eu dilyn wrth greu dogfennau PDF, efallai na fyddant yn gydnaws â darllenwyr sgriniau a thechnolegau cynorthwyol eraill. Mae Llywodraeth y DU wedi llunio canllaw ar lunio dogfennau PDF hygyrch y gallwch gyfeirio ato. Gallech hefyd siarad â swyddog cydraddoldebau eich awdurdod am gyngor. 

Dylai fod gennych brosesau prawfddarllen cadarn ar waith er mwyn sicrhau nad oes unrhyw wallau yn yr hysbysiadau y mae'n ofynnol i chi eu cyhoeddi. Gallai sicrhau bod prosesau prawfddarllen cadarn ar waith helpu i ganfod unrhyw wallau ac osgoi achosion posibl o dorri diogelwch data cyn iddynt ddigwydd.

Cyfieithu a fformatau hysbysiadau 

Mae'n ofynnol i chi, pan fyddwch yn tybio ei bod yn briodol gwneud hynny, sicrhau y caiff hysbysiadau eu cyfieithu neu eu darparu mewn fformat arall. Gallwch eu cynhyrchu:2

• mewn Braille 
• mewn ieithoedd heblaw Cymraeg a Saesneg
• drwy ddefnyddio lluniau
• mewn fformat sain3  
• drwy ddefnyddio unrhyw ddull arall o sicrhau bod gwybodaeth yn hygyrch

Ni ellir llunio'r ffurflen enwebu na'r papurau pleidleisio mewn unrhyw iaith na fformat arall. Fodd bynnag, rhaid i'r copïau llaw wedi'u chwyddo  a'r copïau arddangos o'r papurau pleidleisio i'w harddangos mewn gorsafoedd pleidleisio gynnwys y cyfarwyddiadau i bleidleiswyr wedi'u hargraffu ar frig y papur, a gellir cyfieithu'r geiriau hyn i ieithoedd heblaw Cymraeg a Saesneg.4

Ystyriaethau o ran diogelu data

Yn unol â deddfwriaeth diogelu data, bydd angen i chi ystyried a yw'n briodol neu'n angenrheidiol i'r hysbysiadau barhau i gael eu cyhoeddi, ar eich gwefan neu yn rhywle arall, ar ôl i gyfnod deiseb yr etholiad hwnnw ddod i ben. Os oes gan yr hysbysiadau ddibenion penodol, h.y. nodi pwy fydd yn ymgeisydd yn yr etholiad, pan fydd yr etholiad drosodd, a'r cyfle i gwestiynu'r etholiad hwnnw wedi darfod, ni fydd ganddynt unrhyw ddiben pellach mwyach. Felly, dylech naill ai ddileu'r hysbysiadau, neu ddileu'r data personol sydd ynddynt, pan fydd dyddiad cau deiseb yr etholiad wedi mynd heibio.

Mae deddfwriaeth diogelu data yn caniatáu cadw data personol am fwy o amser os caiff y data eu prosesu at ddibenion archifo er budd y cyhoedd yn unig, neu at ddibenion gwyddonol, hanesyddol neu ystadegol ac yn amodol ar weithredu mesurau diogelu priodol. Ar gyfer hysbysiadau canlyniadau etholiad, er enghraifft, dylech gadw'r rhain ar eich gwefan gan eu bod o ddiddordeb i'r cyhoedd ac at ddibenion hanesyddol ac ystadegol.

Gallwch gael rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau diogelu data.