Ystyriaethau diogelwch yn ystod y broses dilysu a chyfrif
Dylech ystyried risgiau diogelwch y broses dilysu a chyfrif fel rhan o'ch cynlluniau uniondeb a'u cynnwys ar eich cofrestr risgiau. Gall risgiau diogelwch amrywio o fewn yr ardal etholiadol a gall fod angen i chi ddefnyddio dull gwahanol mewn achosion penodol. Dylech ystyried cydgysylltu â'ch pwynt cyswllt unigol (SPOC) yn yr heddlu lleol wrth benderfynu ar y dull mwyaf priodol o gludo blychau pleidleisio a deunyddiau eraill a sicrhau y cânt eu storio'n ddiogel.
Rydym wedi datblygu templed o gofrestr risgiau a phroblemau y gallwch ei ddefnyddio i gofnodi unrhyw risgiau a nodir gennych. Mae'n cynnwys enghreifftiau y bydd angen i chi eu hystyried a'u lliniaru os bydd angen, yn ogystal â chofnod i gofnodi unrhyw broblemau sy'n dod i'r amlwg ac y bydd angen i chi fynd i'r afael â nhw. Fel arall, efallai y byddwch am gynnwys risgiau, gan gynnwys ein henghreifftiau, mewn unrhyw ddogfennaeth rheoli risg a ddatblygwyd gennych eisoes.
Templed o gofrestr risgiau a phroblemau
Yn lleoliad y cyfrif, dylech sicrhau bod trefniadau cadarn ar waith i gofnodi'r holl ddeunyddiau a gwaith papur a fydd yn cyrraedd er mwyn sicrhau nad oes unrhyw beth ar goll.
Mae angen i chi benderfynu sut y caiff y papurau pleidleisio a deunyddiau eraill eu cadw'n ddiogel ar ôl iddynt gyrraedd y lleoliad(au) dilysu a chyfrif, er enghraifft, drwy sicrhau nad ydynt byth yn cael eu gadael heb neb i ofalu amdanynt.
Dylech hefyd gymryd pob cam angenrheidiol i sicrhau diogelwch y blychau pleidleisio a'r deunydd ysgrifennu perthnasol o'r adeg y bydd gorsafoedd pleidleisio yn cau hyd at ddatgan y canlyniad, yn enwedig lle mae toriad yn ystod y dydd.
Lle ceir saib yn y gweithrediadau am y cyfnod cyfan rhwng 7pm a 9am ar y diwrnod canlynol, neu unrhyw ran o'r cyfnod hwnnw, mae dyletswydd gyfreithiol arnoch i osod y dogfennau o dan eich sêl a chymryd y camau priodol i sicrhau diogelwch y papurau a'r dogfennau. Dylech gysylltu â'ch SPOC ynglŷn â hyn.
Bydd angen i chi sicrhau bod trefniadau wrth gefn ar waith os bydd angen gwagio'r safle o gwbl ac ystyried sut y byddwch yn sicrhau diogelwch y blychau pleidleisio a deunyddiau eraill.
Dylech hefyd roi gwybod i ymgeiswyr ac asiantiaid am eich trefniadau diogelwch, er mwyn sicrhau y gallant ymddiried yn uniondeb y broses gyfrif.