Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ar weinyddu etholiad Senedd y DU ym Mhrydain Fawr

Dylech ystyried risgiau diogelwch sesiynau agor pleidleisiau post, gorsafoedd pleidleisio a’r dilysu a’r cyfrif fel rhan o’ch cynlluniau a’u cynnwys ar eich cofrestr risg. Mae hyn yn cynnwys y risgiau sy’n gysylltiedig â storio deunyddiau etholiadol yn ddiogel fel papurau pleidleisio, yn ogystal â diogelwch ehangach pawb sy’n ymwneud â phrosesau etholiadol. O’r herwydd, gall risgiau diogelwch amrywio o fewn yr ardal etholiadol ac efallai y bydd angen i chi fabwysiadu dull gweithredu gwahanol mewn achosion penodol. 

Rydym wedi datblygu templed o gofrestr risgiau a phroblemau y gallwch ei ddefnyddio i gofnodi unrhyw risgiau a nodir gennych. Mae'n cynnwys enghreifftiau y bydd angen i chi eu hystyried a'u lliniaru os bydd angen, yn ogystal â chofnod i gofnodi unrhyw broblemau sy'n dod i'r amlwg ac y bydd angen i chi fynd i'r afael â nhw. Fel arall, efallai y byddwch am gynnwys risgiau, gan gynnwys ein henghreifftiau, mewn unrhyw ddogfennaeth rheoli risg a ddatblygwyd gennych eisoes.

Rheoli diogelwch deunyddiau etholiad

Mae angen i chi benderfynu sut y bydd y papurau pleidleisio a deunyddiau eraill yn cael eu cadw'n ddiogel wrth agor pleidleisiau post ac yn y lleoliad lle mae’r dilysu a’r cyfrif yn digwydd, er enghraifft, trwy sicrhau nad ydynt byth yn cael eu gadael heb oruchwyliaeth. Dylai Swyddogion Llywyddu ddilyn y cyfarwyddiadau ar gyfer diogelwch papurau pleidleisio yn y llawlyfr gorsafoedd pleidleisio.

Dylech gysylltu â phwynt cyswllt unigol eich heddlu lleol yn ôl yr angen ynghylch eich mesurau diogelwch, megis y dull mwyaf priodol ar gyfer cludo a sicrhau bod blychau pleidleisio a deunyddiau eraill yn cael eu storio’n ddiogel.

Yn lleoliad y cyfrif, dylech drefnu bod trefniadau cadarn ar waith i wirio’r holl ddeunyddiau a’r gwaith papur sy’n cael eu danfon i sicrhau nad oes dim ar goll.

Dylech hefyd gymryd pob cam angenrheidiol i sicrhau diogelwch y blychau pleidleisio a'r deunydd ysgrifennu perthnasol o'r adeg y bydd gorsafoedd pleidleisio yn cau hyd at ddatgan y canlyniad, yn enwedig lle mae toriad yn ystod y dydd.   

Lle ceir saib yn y gweithrediadau am y cyfnod cyfan rhwng 7pm a 9am ar y diwrnod canlynol, neu unrhyw ran o'r cyfnod hwnnw, mae dyletswydd gyfreithiol arnoch i osod y dogfennau o dan eich sêl a chymryd y camau priodol i sicrhau diogelwch y papurau a'r dogfennau. Dylech gysylltu â'ch Pwynt Cyswllt Unigol ynglŷn â hyn.

Bydd angen i chi sicrhau bod trefniadau wrth gefn ar waith os bydd angen gwagio'r safle o gwbl ac ystyried sut y byddwch yn sicrhau diogelwch y blychau pleidleisio a deunyddiau eraill. 

Rheoli diogelwch mynychwyr

Dylech gysylltu â'ch heddlu lleol i benderfynu a oes angen unrhyw fesurau penodol ar gyfer unrhyw orsafoedd pleidleisio a/neu leoliad y cyfrif, yn seiliedig ar risgiau a nodwyd yn lleol.

Dylech hefyd fod wedi ystyried yn eich cynllunio a'ch dadansoddiad risg y camau y mae angen i chi eu rhoi ar waith i sicrhau eich dyletswydd gofal tuag at unrhyw staff sy'n bresennol yn ystod gweithrediadau etholiad.

Dylai fod gan bob lleoliad restrau diweddar o bwy sy'n gymwys i fynychu. Wrth roi gwybod i ymgeiswyr ac asiantiaid am fanylion digwyddiadau, dylech gynnwys gwybodaeth am unrhyw ofynion mynediad ac unrhyw fesurau diogelwch ychwanegol a roddwyd ar waith. Dylai mynychwyr hefyd gael eu briffio ar ofynion y rôl y maent yn ei chyflawni, safonau ymddygiad a ddisgwylir wrth wneud hynny, ac y byddwch chi’n gwahardd y rhai sy’n bresennol o leoliad y cyfrif os yw eu hymddygiad yn ymyrryd â chynnal y cyfrif yn effeithiol, gan gynnwys cyhoeddi’r canlyniadau. Dylai hyn gynnwys unrhyw gyfarwyddiadau sy'n ymwneud â fideo neu ffotograffiaeth mewn digwyddiadau etholiadol a rhannu delweddau ar gyfryngau cymdeithasol, yn enwedig pan fod modd adnabod unigolion a/neu aelodau staff.

Dylech hefyd ystyried ymlaen llaw sut y byddwch yn ymdrin ag unrhyw fynychwyr sy’n tarfu yn ystod unrhyw weithrediad, cytuno ar gynlluniau gyda swyddogion diogelwch neu swyddogion heddlu perthnasol yn ôl yr angen a chyfathrebu hyn i’r mynychwyr fel rhan o’ch sesiynau briffio. Os oes angen cysylltu â’r heddlu oherwydd bod unigolyn aflonyddgar mewn digwyddiad etholiadol, dylech wneud hynny ar 999.

Dylech roi gwybod i ymgeiswyr ac asiantiaid am eich trefniadau diogelwch, er mwyn sicrhau y gallant ymddiried yn uniondeb yr etholiad. Os ydych wedi gwneud trefniadau i rannu manylion cyswllt ymgeiswyr gydag ymgynghorydd swyddogol etholedig yr heddlu, dylech roi gwybod i ymgeiswyr y gall ymgynghorydd swyddogol etholedig yr heddlu gysylltu â nhw'n uniongyrchol gyda diweddariadau a chyngor diogelwch.

I gael rhagor o wybodaeth, gweler y canllawiau ar gynllunio ar gyfer agor pleidleisiau post, pleidleisio mewn gorsaf bleidleisio, cynllunio ar gyfer y broses ddilysu a chyfrif, a gweithio gyda'ch heddlu lleol.