Dylech baratoi rhestr o'r staff y gallwch gysylltu â nhw a all gamu i mewn i rôl pan na fydd unigolyn ar gael – er enghraifft, oherwydd salwch. Dylai'r rhestr gynnwys staff a fyddai'n gallu gweithio ar gyfnod byr iawn o rybudd.
Er na fydd penodi staff 'wrth gefn' efallai yn ymarferol nac yn bosibl bob amser o fewn eich cyllideb, dylech fod yn barod i ddefnyddio staff mewn ffordd hyblyg ar y diwrnod pleidleisio i ymateb i broblemau penodol a all godi.
Efallai y byddwch hefyd am gylchdroi staff a benodwyd yn eich gorsaf bleidleisio i ymgymryd â rolau gwahanol yn ystod y dydd, megis rhoi gwybodaeth i'r rhai sy'n dod i mewn i'r orsaf bleidleisio a chadarnhau bod pleidleiswyr wedi dod â'r prawf adnabod ffotograffig cywir i allu pleidleisio.
Gallech hefyd ystyried penodi Clercod Pleidleisio rhan amser i helpu yn ystod oriau pleidleisio brig disgwyliedig neu yn y cyfnod cyn 10pm. Hefyd, gallech benodi tîm o staff gorsafoedd pleidleisio wrth gefn i'w defnyddio yn ystod oriau brig mewn gorsafoedd pleidleisio penodol neu i ymateb i broblemau penodol a all godi yn ystod y diwrnod pleidleisio neu ar ddiwedd y cyfnod pleidleisio. Os nad yw rhannau o ardal yr awdurdod lleol yn hygyrch iawn, gall fod yn ddefnyddiol trefnu i dimau gael eu hanfon i rannau gwahanol o ardal yr awdurdod lleol.
Er mwyn gallu defnyddio staff yn hyblyg ar y diwrnod pleidleisio, bydd angen i chi hyfforddi staff yn briodol. Dylech hyfforddi Clercod Pleidleisio a Swyddogion Llywyddu yn y fath fodd fel eich bod yn sicrhau bod ganddynt y wybodaeth dechnegol i gyflawni rolau ei gilydd os oes angen a hyd y caniateir yn ôl y gyfraith.
Dylai arolygwyr gorsafoedd pleidleisio gael yr un hyfforddiant â staff gorsafoedd pleidleisio fel y gellir eu defnyddio mewn ffordd hyblyg i gyflawni dyletswyddau gorsafoedd pleidleisio os oes angen. Dylech hefyd ddarparu briff ychwanegol ar gyfer arolygwyr gorsafoedd pleidleisio, yn cwmpasu eitemau sy'n benodol i'w rôl.
Dylech roi copi o lawlyfr y Comisiwn ar gyfer staff gorsafoedd pleidleisio a'r canllaw cyflym ar orsafoedd pleidleisio i staff gorsafoedd pleidleisio ac arolygwyr gorsafoedd pleidleisio, a rhoi cyfarwyddyd iddynt ddarllen y ddau cyn y diwrnod pleidleisio ac i ddod â'u copïau gyda nhw ar y diwrnod pleidleisio ei hun. Dylech roi copïau sbâr o'r llawlyfr a'r canllaw cyflym i arolygwyr gorsafoedd pleidleisio er mwyn iddynt allu eu rhoi i orsafoedd pleidleisio os bydd staff gorsafoedd pleidleisio yn anghofio mynd â'u copïau gyda nhw ar y diwrnod.