Mae'r cyfryngau yn chwarae rhan bwysig o ran rhoi gwybodaeth i bleidleiswyr am yr etholiad ac mae'n bwysig eich bod yn cynllunio ac yn rheoli eich trefniadau cyfathrebu a'r cyfryngau a'u cynrychiolwyr yn effeithiol er mwyn cynnal hyder y cyhoedd bod yr etholiad yn cael ei redeg yn effeithiol.
Er mwyn cyflawni hyn yn effeithiol, dylai fod proses glir o gyfathrebu ynglŷn â'r etholiad yn eich ardal bleidleisio y dylech chi a'ch tîm cyfathrebu ei dilyn wrth ymateb i unrhyw faterion sy'n codi.
Dylai eich trefniadau ar gyfer gweithio gyda'r cyfryngau gynnwys y canlynol:
⦁ delio ag ymholiadau cyffredinol gan y cyfryngau
⦁ strategaethau ar gyfer ymdrin â chyfathrebu rhagweithiol a hefyd gysylltu â'r cyfryngau mewn perthynas â digwyddiadau penodol fel cyfrif pleidleisiau a datgan canlyniadau.
⦁ cynlluniau ar gyfer ymdrin yn adweithiol ag unrhyw faterion sy'n codi mewn perthynas â'r etholiad, er enghraifft honiadau o dwyll etholiadol
Presenoldeb y cyfryngau yn y cyfrif
Wrth ddatblygu eich cynllun ar gyfer sut y byddwch yn ymdrin â phresenoldeb y cyfryngau yn y cyfrif, dylech ystyried y canlynol:
⦁ unrhyw gyfarwyddiadau penodol gan y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu
⦁ cysylltu â'r prif sefydliadau darlledu ymlaen llaw ac amlinellu'r cyfleusterau sydd ar gael i'r wasg
⦁ rhoi cyfle i gynrychiolwyr o'r cyfryngau ymweld â'r lleoliad dilysu a chyfrif er mwyn gweld faint o le a chyfleusterau sydd ar gael, er mwyn rhoi cyfle iddynt godi unrhyw faterion neu ofynion technegol gyda chi er mwyn i chi allu cynnwys y rhain yn eich gwaith wrth gynllunio cynllun y lleoliad
⦁ trafod trefniadau ar gyfer datgan y canlyniadau
⦁ trefnu bod systemau sain yn cael eu defnyddio ar gyfer y cyhoeddiadau ac unrhyw ddarllediadau byw
⦁ gwneud trefniadau i achredu newyddiadurwyr, technegwyr a ffotograffwyr sy'n bresennol a darparu pasys ar gyfer y cyfryngau
⦁ sicrhau bod llefarydd y cyfryngau yn cael ei enwebu ar gyfer y cyfrif, a bod pawb yn gwybod pwy yw'r person hwn ac mai'r person hwn sy'n gyfrifol am ateb holl gwestiynau'r cyfryngau
⦁ sicrhau bod y cyfryngau yn ymwybodol o unrhyw ardaloedd cyfyngedig a gweithdrefnau e.e. bod gweithwyr camera yn gwybod na ddylent ffilmio gwybodaeth sensitif (fel siotiau agos o bapurau pleidleisio) na rhwystro staff cyfrif
⦁ sicrhau bod tîm cysylltiadau cyhoeddus y cyngor yn bresennol i ddelio ag ymholiadau gan y cyfryngau. Dylech wneud yn siŵr eu bod yn gwybod â phwy i gysylltu os gofynnir unrhyw gwestiynau etholiadol technegol iddynt
⦁ esbonio'r prosesau i'w dilyn a'r amseroedd gorffen a datgan disgwyliedig ar gyfer pob pleidlais
⦁ rhoi camau ar waith i'ch galluogi i roi copi ysgrifenedig o'r canlyniadau i gynrychiolwyr y cyfryngau ar yr adeg y caiff y cyhoeddiad ei wneud
Er mwyn eich helpu chi a'ch tîm cyfathrebu i gysylltu â'r cyfryngau yn ystod y broses gyfrif, rydym wedi datblygu awgrymiadau ar gyfer rheoli'r cyfryngau yn ystod y broses gyfrif.