Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol sy'n gweinyddu Etholiadau ar gyfer Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu

Rhaid i chi gymryd camau priodol i annog etholwyr i gymryd rhan yn yr etholiad, ac wrth ymgymryd â gweithgarwch o'r fath rhaid i chi ystyried unrhyw ganllawiau a roddir gan y Comisiwn Etholiadol.1  Dylai'r rhan o'r gweithgarwch ymgysylltu hwn gynnwys sut y byddwch yn cyflathrebu'r broses bleidleisio a'r cymorth sydd ar gael i bleidleiswyr anabl. Dylid gwneud hyn yn uniongyrchol â sefydliadau anabledd lleol a thrwy weithgarwch mwy cyffredinol i gyfeirio'r cyhoedd at ddeunydd cyfathrebu hygyrch, megis darparu fersiynau ar-lein o ddogfennau sy'n hawdd eu darllen, sy'n addas ar gyfer darllenwyr sgrin, neu sydd ar gael mewn print bras.

Mae dyletswydd ar y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu i annog etholwyr i gymryd rhan yn yr etholiad, felly dylech ystyried sut y gellir cydlynu eich gweithgarwch â strategaeth a chynlluniau'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu.2

Os nad chi yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd, dylech gysylltu â'r unigolyn hwnnw er mwyn sicrhau bod eich holl weithgareddau yn gyson ac wedi'u cynllunio i sicrhau'r effaith fwyaf cyn y dyddiad cau ar gyfer cofrestru. Am ragor o wybodaeth am ymgysylltu fel Swyddog Cofrestru Etholiadol, gweler ein canllawiau ar Eich strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd a'ch cynllun cofrestru yng Nghymru neu Loegr.

Dylai eich gweithgarwch a'ch negeseuon anelu at sicrhau bod gan bawb sydd am bleidleisio y wybodaeth sydd ei hangen arnynt i allu gwneud hynny, ac y gallant bleidleisio gan ddefnyddio'r dull a ffefrir ganddynt. Dylai'r holl ohebiaeth a anfonir gynnwys manylion cyswllt priodol fel y gall unrhyw un ymateb a chael rhagor o wybodaeth.

Wrth gynllunio eich gweithgarwch ymwybyddiaeth y cyhoedd dylech ystyried a dogfennu'r canlynol:

• nodi'ch cynulleidfa darged
• amcanion a mesurau o lwyddiant y gweithgarwch
• unrhyw risgiau – a sut i liniaru'r risgiau hynny
• adnoddau – ariannol a staffio
• cynlluniau ar gyfer cydweithio â phartneriaid lleol perthnasol, gan gynnwys arbenigwyr yn adran gyfathrebu'r awdurdod lleol 

Gall gwybodaeth sydd ei hangen ar etholwyr er mwyn cymryd rhan yn llwyddiannus gynnwys y canlynol:

• manylion yr etholiad ei hun
• dyddiad ac oriau pleidleisio
• opsiynau gwahanol ar gyfer pleidleisio (e.e. mewn gorsaf bleidleisio, pleidleisio drwy'r post neu bleidleisio drwy ddirprwy)
• lleoliad gorsafoedd pleidleisio
• unrhyw ddyddiadau cau allweddol (e.e. dyddiadau cau ar gyfer gwneud cais am bleidleisiau post neu bleidleisiau drwy ddirprwy)
• sut i gofrestru i bleidleisio
• gofyniad i ddangos math derbyniol o brawf adnabod er mwyn pleidleisio mewn gorsaf bleidleisio
• sut i wneud cais am bleidlais bost neu bleidlais drwy ddirprwy, gan gynnwys y gofyniad am wiriadau ID
• sut i ddychwelyd eu pleidlais bost (e.e. drwy'r post neu yn bersonol)
• nifer y pleidleisiau post y gall unigolyn eu cyflwyno, a'r cyfyngiadau ar bwy all gyflwyno pleidleisiau post
• sut i wneud cais am Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr neu Ddogfen Etholwr Dienw
• sut i bleidleisio (h.y. sut i farcio'r papur(au) pleidleisio)
• y cymorth sydd ar gael i etholwyr a sut i wneud cais am addasiadau rhesymol (e.e. cyfarpar sy'n galluogi pleidleiswyr anabl i bleidleisio'n annibynnol yn yr orsaf bleidleisio) a sut i wneud cais am wybodaeth mewn fformatau amgen (e.e. braille, hawdd ei ddarllen, print bras)
• sut y caiff pleidleisiau eu cyfrif
• sut y caiff y canlyniad ei gyhoeddi

Anfon e-gyfathrebiadau cyn yr etholiad

Yn ogystal ag anfon cardiau pleidleisio, dylech hefyd ystyried defnyddio unrhyw fanylion cyswllt eraill sydd gennych i anfon gwybodaeth ychwanegol am yr etholiad at etholwyr. Gallai hyn gynnwys defnyddio cyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn i anfon e-gyfathrebiadau at etholwyr. 

Er enghraifft, mae'n bosibl y byddwch yn penderfynu anfon e-gyfathrebiadau cyn i gardiau pleidleisio gael eu hanfon i roi gwybodaeth gyffredinol i etholwyr. Fel arall, efallai y byddwch yn penderfynu defnyddio e-gyfathrebiadau i atgoffa etholwyr o derfynau amser ceisiadau pleidleisio drwy'r post a thrwy ddirprwy. 

Bydd gofyn i chi greu cyfathrebiadau templed ymlaen llaw pan fyddwch yn defnyddio e-byst, negeseuon testun neu gyfathrebiadau electronig eraill. 

Bydd angen i chi hefyd benderfynu a ddylid rheoli e-gyfathrebiadau yn fewnol neu drwy gyflenwr allanol, efallai y byddwch yn penderfynu cymryd gwahanol ddulliau ar gyfer gwahanol fathau o e-gyfathrebiadau. Rhaid i unrhyw berson sy'n prosesu data personol a ddefnyddir ar gyfer sianeli e-gyfathrebu gydymffurfio â gofynion deddfwriaeth ar ddiogelu data.

Ymgyrchoedd ymwybyddiaeth y cyhoedd y Comisiwn

Yn ystod y cyfnod cyn etholiadau a drefnwyd, mae'n bosibl y byddwn yn cynnal ymgyrch codi ymwybyddiaeth y cyhoedd er mwyn annog unigolion i gofrestru. Bydd ymgyrch o'r fath fel arfer yn cynnwys hysbysebu yn y cyfryngau torfol, gan weithio gyda phartneriaid a chynnal gweithgareddau cysylltiadau cyhoeddus. Byddwn hefyd yn darparu adnoddau y gellir eu defnyddio'n lleol, fel posteri, baneri ar-lein, templedi o ddatganiadau i'r wasg a chynnwys i'w ddefnyddio yn y cyfryngau cymdeithasol. 

Rydym yn darparu adnoddau ar gyfer ymgyrchoedd codi ymwybyddiaeth y cyhoedd er mwyn helpu etholwyr i ddeall y gofyniad i ddangos prawf adnabod ffotograffig mewn mathau perthnasol o etholiad. Mae hyn yn cynnwys adnoddau penodol ar gyfer grwpiau gwahanol y gallai fod angen mwy o gymorth arnynt i ddangos mathau derbyniol o ID ffotograffig.

Byddwn yn darparu cyfres o adnoddau a all eich helpu i hyrwyddo gwybodaeth am y broses bleidleisio a'r cymorth sydd ar gael i bobl anabl, gan gynwys adnoddau sy'n cyfeirio pobl at ganllawiau ar gyfathrebu hygyrch. Mae'r wybodaeth hon ar gael yn ein canllawiau ar alluogi pleidleisio a'i wneud yn haws mewn gorsafoedd pleidleisio.

Mae gwybodaeth am ein hymgyrchoedd i godi ymwybyddiaeth y cyhoedd yn gael ei rannu drwy'r Bwletin Gweinyddu Etholiadol. Rydym hefyd yn cyhoeddi cylchlythyr cofrestru pleidleiswyr, Y Gofrestr, sy'n anelu at sicrhau bod timau cyfathrebu mewn cynghorau lleol yn ymwybodol o'r wybodaeth ddiweddaraf am ymgyrchoedd ac adnoddau. Gallwch chi a thîm cyfathrebu eich cyngor gofrestru i dderbyn y cylchlythyr yma.

Byddwn hefyd yn darparu ffurflenni cais pleidlais absennol i gefnogi etholwyr yn y broses ymgeisio am bleidlais bost a dirprwy.

Ymholiadau sy'n deillio o weithgarwch codi ymwybyddiaeth y cyhoedd

Bydd angen i chi ystyried sut y byddwch yn cael adborth ac ymholiadau o ganlyniad i'ch negeseuon cyffredinol i godi ymwybyddiaeth y cyhoedd a'ch gweithgarwch â mwy o ffocws megis y cymorth penodol sydd ar gael i etholwyr anabl. 

Er y bydd yn hawdd rheoli'r rhan fwyaf o ymholiadau gan y cyhoedd drwy'ch canolfan gyswllt neu'ch staff cymorth dylai fod gennych broses wedi'i chyfleu'n glir i ymdrin â cheisiadau am addasiadau rhesymol. 

Gall ceisiadau gynnwys sicrhau bod hysbysiadau mewn gorsafoedd pleidleisio ar gael mewn Braille, mewn fformat hawdd ei ddarllen neu mewn fformat lluniau, neu wahanol fathau o gyfarpar a chymorth i alluogi rhywun i bleidleisio'n annibynnol mewn gorsaf bleidleisio megis dyfeisiau sain neu ddolenni sain. 

Bydd angen i'r staff sy'n ymdrin â'r mathau hyn o ymholiadau gael hyfforddiant er mwyn deall y rhwystrau y gall pleidleiswyr eu hwynebu, y gwahanol fathau o fformatau amgen o wybodaeth sydd ar gael a'r mathau o gyfarpar a ddarperir gennych mewn gorsafoedd pleidleisio. 

Mae rhagor o ganllawiau ar reoli ceisiadau am gymorth ychwanegol a chyfarpar i bleidleiswyr ar gael.