Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau sy’n gweinyddu etholiad y Senedd

Pan mae'n ofynnol i chi gyhoeddi hysbysiadau, mae’n rhaid i chi eu rhannu ar-lein ac mewn unrhyw ffordd arall sy'n briodol yn eich barn chi.1 Dylai hyn gynnwys swyddfeydd awdurdod lleol, hysbysfyrddau, llyfrgelloedd ac adeiladau cyhoeddus eraill. 

Er mwyn sicrhau bod pleidleiswyr yn gallu cael y wybodaeth sydd ei hangen arnynt, mewn fformat hygyrch ac mewn da bryd iddynt fwrw eu pleidlais, dylech sicrhau bod gwybodaeth ynghylch y bleidlais, gan gynnwys yr hysbysiad o etholiad a’r datganiad o'r bobl a'r pleidiau a enwebwyd a hysbysiad o bleidlais, ar gael yn rhwydd i bleidleiswyr, er enghraifft drwy wefan yr awdurdod lleol.

Os ydych chi’n darparu gwybodaeth ar eich gwefan, dylech sicrhau ei bod yn hygyrch i bob pleidleisiwr. Er enghraifft, os ydych yn darparu gwybodaeth ar ffurf PDF, dylech fod yn ymwybodol, os na ddilynir camau penodol wrth greu ffeiliau PDF, efallai na fyddant yn gydnaws â rhaglenni darllen sgrin a thechnolegau cynorthwyol eraill. Mae Llywodraeth y DU wedi cynhyrchu canllawiau i gynhyrchu dogfennau PDF hygyrch y gallwch gyfeirio atynt. Gallech siarad â swyddog cydraddoldeb eich awdurdod am gyngor hefyd. 

Bydd yn ofynnol i chi roi copïau o hysbysiadau etholiad penodol i'r Bwrdd Rheoli Etholiadol, gan gynnwys:

• Hysbysiad o etholiad
• Datganiad ynghylch y pleidiau a'r bobl a enwebwyd
• Hysbysiad o'r bleidlais
• Lleoliad yr orsaf bleidleisio a'r disgrifiad o bleidleiswyr sydd â hawl i bleidleisio yno
• Datgan y canlyniad

er mwyn eu cynnwys yn y platfform gwybodaeth etholiadol. Bydd y Bwrdd Rheoli Etholiadol yn cynnig gwybodaeth ynghylch y fformat a'r broses ar gyfer darparu'r wybodaeth hon.

Dylech fod â phrosesau prawf ddarllen cadarn ar waith i sicrhau nad oes gwallau yn yr hysbysiadau y mae gofyn i chi eu cyhoeddi. Gallai cael prosesau prawf ddarllen cadarn ar waith helpu i ganfod unrhyw wallau ac osgoi unrhyw achosion posibl o dorri rheolau data cyn iddynt ddigwydd.

Cyfieithu a fformatau hysbysiadau

Rhaid i chi, pan fyddwch chi'n ystyried ei bod yn briodol gwneud hynny, sicrhau bod hysbysiadau etholiad yn cael eu cyfieithu neu eu darparu mewn fformat arall. Gallwch eu cynhyrchu:2

• mewn Braille
• mewn ieithoedd ar wahân i Gymraeg a Saesneg
• yn defnyddio cynrychioliadau graffigol
• mewn fformat sain
• yn defnyddio unrhyw fodd arall o wneud gwybodaeth yn hygyrch

Ni ellir cynhyrchu’r ffurflen enwebu na’r papurau pleidleisio mewn unrhyw iaith neu fformat arall.3 Wedi dweud hynny, rhaid i gopïau bras caled ac arddangos o’r papurau pleidleisio a arddangosir mewn gorsafoedd pleidleisio gynnwys cyfarwyddiadau i bleidleiswyr wedi’u hargraffu ar frig y papurau ac mae modd cyfieithu’r geiriau hyn i ieithoedd ar wahân i’r Gymraeg a Saesneg.4

Ystyriaethau diogelu data 

Yn unol â'r ddeddfwriaeth diogelu data, bydd angen i chi ystyried pa un ai a ydyw'n briodol neu'n angenrheidiol i’r hysbysiadau barhau’n gyhoeddedig, ar eich gwefan neu mewn man arall, ar ôl i gyfnod y ddeiseb ar gyfer yr etholiad hwnnw ddod i ben. Os yw'r hysbysiadau'n cyflawni dibenion penodol, h.y. cynghori pwy fydd yn ymgeisydd yn yr etholiad, ar ôl i’r etholiad ddod i ben, a bod y cyfle i gwestiynu’r etholiad hwnnw wedi mynd heibio, nid oes diben pellach iddynt. Dylech naill ai ddileu'r hysbysiad, neu ddileu'r data personol a gynhwysir yn yr hysbysiad, ar ôl i ddyddiad cau'r ddeiseb ar gyfer yr etholiad fynd heibio.

Mae deddfwriaeth diogelu data yn caniatáu i ddata personol gael ei storio am gyfnodau hirach os bydd y data yn cael ei brosesu at ddibenion archifo er budd y cyhoedd yn unig, neu at ddibenion gwyddonol, hanesyddol, neu ystadegol ac yn amodol ar weithredu mesurau diogelu priodol. Ar gyfer hysbysiadau canlyniadau etholiad, er enghraifft, dylech gadw’r rhain ar eich gwefan gan eu bod er budd y cyhoedd ac at ddibenion hanesyddol ac ystadegol.

Am ragor o wybodaeth, darllenwch ein canllawiau ynghylch diogelu data.