Cynnal cofrestru etholiadol - Cymru

Sicrhau bod cofrestrau'n gywir ac yn gyflawn

Bydd angen i chi gyhoeddi cofrestrau sydd mor gywir a chyflawn â phosib. 

Trwy 'gywir' rydym yn golygu nad oes unrhyw gofnodion ffug a thrwy 'gyflawn' rydym yn golygu bod pawb sydd â hawl i gael cofnod mewn cofrestr etholiadol wedi'i gofrestru.

Mae arnoch ddyletswydd yn unol ag Adran 9A Deddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983 (fel y'i diwygiwyd gan Ddeddf Cofrestru a Gweinyddu Etholiadol 2013) i gymryd yr holl gamau angenrheidiol i gydymffurfio â'r ddyletswydd i gynnal y gofrestr etholiadol, ac i sicrhau, cyn belled ag sy'n rhesymol ymarferol, fod pawb sy'n gymwys (ac neb arall) wedi'i gofrestru arni.1
 
Mae'r camau sy'n ofynnol o dan Adran 9A yn cynnwys:

• anfon o leiaf un cyfathrebiad canfasio i unrhyw gyfeiriad
• anfon ffurflen ganfasio fwy nag unwaith
• gwneud ymholiadau o dy i dy ar fwy nag un achlysur
• cysylltu dros y ffôn ar un achlysur neu ragor
• cysylltu mewn unrhyw fodd arall y mae'r swyddog cofrestru yn credu ei bod yn addas gyda phobl nad oes ganddynt gofnod mewn cofrestr 
• archwilio unrhyw gofnodion gan unrhyw berson y mae ganddo hawl ei archwilio yn unol â neu yn rhinwedd unrhyw ddeddfiad neu gyfraith 
• darparu hyfforddiant i bobl o dan ei gyfarwyddyd neu ei reolaeth mewn perthynas â chyflawni'r ddyletswydd

Rhaid i chi ystyried pob un o'r camau a restrir a chymryd pob cam yr ystyriwch eu bod angenrheidiol er mwyn cyflawni'ch dyletswydd i gynnal y gofrestr etholwyr. Nid oes angen cymryd y camau mewn unrhyw drefn benodol.

Os methwch â chymryd y camau hyn, efallai y byddwch yn torri dyletswydd swyddogol, a all, ar ôl euogfarn ddiannod, arwain at ddirwy nad yw'n uwch na lefel 5 ar y raddfa safonol.2  

Er bod dyletswydd Adran 9A i gymryd yr holl gamau angenrheidiol i sicrhau bod eich cofrestrau'n gywir ac yn gyflawn yn dal i fod yn berthnasol, nid yw'r gofyniad i gynnal ymholiadau o dŷ i dŷ fel rhan o'r canfasio blynyddol wedi'i estyn i bobl ifanc 14 a 15 oed.

Mae'n ofynnol i chi hefyd yn ôl y gyfraith gymryd camau penodol i fynd ar drywydd diffyg ymatebion canfasio penodol, gan gynnwys cysylltu â'r eiddo neu unigolyn. 

Bydd angen i unrhyw etholwyr newydd a nodir hefyd gael Gwahoddiad i Gofrestru a ffurflen gais i gofrestru, a bydd angen i chi gymryd y camau penodol - atgoffa ddwywaith ac ymweliad personol i ddilyn diffyg ymateb i wahoddiad i gofrestru.3 Ni fydd y prosesau hyn i gyd yn llinol a bydd angen eu cynnal ar yr un pryd.

Mae'r dyletswyddau hyn yn berthnasol trwy gydol y flwyddyn ac nid yn ystod y cyfnod canfasio yn unig.

Rydym yn darparu rhagor o ganllawiau i'ch helpu i gynhyrchu'r Gwahoddiad i Gofrestru a'r ffurflen gofrestru yn ein canllawiau  llythyrau a ffurflenni.

Nid oes angen ymweliad personol â phobl ifanc 14 neu 15 oed nad ydynt wedi ymateb i Wahoddiad i Gofrestru ar unrhyw adeg yn ystod y flwyddyn.4  

Os na ymwelwch â'r aelwyd, dylech ystyried pa fecanweithiau eraill y gallwch eu defnyddio i annog ymateb gan y rheiny yn y grŵp oedran hwn. Er enghraifft, fe allech chi gysylltu â phobl ifanc dan 16 oed trwy e-bost os ydych chi'n meddu ar eu cyfeiriad e-bost. Hefyd, fel rhan o unrhyw weithgaredd canfasio dilynol, efallai y bydd cyfle i atgoffa unrhyw oedolion sy'n byw mewn cyfeiriad bod gan bobl ifanc 15 oed a rhai pobl ifanc 14 oed hawl i gofrestru a gofyn iddynt annog unrhyw bobl ifanc 14/15 oed yn y cyfeiriad i wneud cais i gofrestru ar-lein.

Dylech hefyd ystyried gweithio gyda phartneriaid sy'n gweithio yn benodol gyda phobl ifanc, neu sydd â dylanwad arnynt, ac adlewyrchu hyn yn eich cynlluniau. Am wybodaeth bellach, gweler Cynllunio ar gyfer cofrestru ac ymgysylltu â'r cyhoedd trwy gydol y flwyddyn.  

Rydym wedi cynhyrchu adnodd ar gyfer ymgysylltu â phobl ifanc a chyrhaeddwyr.