Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol sy'n gweinyddu Etholiadau ar gyfer Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu

Dylai fod gennych gynlluniau a phrosesau ar waith i sicrhau uniondeb ac diogelwch yr etholiad.

Dylid datblygu eich cynlluniau mewn ymgynghoriad â Phwynt Cyswllt Unigol perthnasol yr heddlu ar gyfer etholiadau. Y pwynt cyswllt unigol ar gyfer etholiadau yw eich cyswllt ar gyfer troseddau sy'n gysylltiedig ag etholiad, gan gynnwys honiadau o dwyll. Mae Ymgynghorydd Swyddogol Etholedig yr heddlu yn gyswllt heddlu penodedig ar gyfer codi pryderon diogelwch a rhannu unrhyw gudd-wybodaeth berthnasol am unrhyw swyddogion etholedig ac ymgeiswyr ar gyfer y rolau hynny. I gael rhagor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar weithio gyda'ch heddlu lleol.

Dylai’r cynlluniau gynnwys:

• sut y byddwch yn gweithio gyda'r heddlu lleol, gan gynnwys Pwynt Cyswllt Unigol yr heddlu ar gyfer etholiadau, gan amlinellu sut y caiff cyfrifoldebau eu rhannu er mwyn sicrhau eglurder ynghylch rolau pawb, llinellau cyfathrebu clir a chytundeb o ran pa mor aml y byddech yn disgwyl cysylltu â'ch gilydd  
• sut y byddwch yn cyfleu eich dull o sicrhau diogewlch ac uniondeb etholiadol i randdeiliaid ac etholwyr, er mwyn cynnal hyder y cyhoedd yn yr etholiad
• sut rydych yn bwriadu rhannu manylion cyswllt ymgeiswyr gydag ymgynghorydd swyddogol etholedig yr heddlu i'w galluogi i gysylltu ag ymgeiswyr ac asiantiaid yn uniongyrchol gyda'r canllawiau diogelwch diweddaraf. Dylech adolygu eich polisïau diogelu data a hysbysiadau preifatrwydd i sicrhau bod y rhain yn addas at y diben 
• systemau ar gyfer monitro dangosyddion ar gyfer twyll etholiadol posibl a phennu trothwyon ar gyfer gweithredu mewn ymateb i hynny
• camau penodol i ddelio ag unrhyw bryderon diogelwch drwy gydol y broses megis:
  • Os oes bygythiad uniongyrchol ac uniongyrchol i ddiogelwch personol a/neu os yw'r digwyddiad yn mynd rhagddo ac yn frys, dylai'r ymgeisydd a/neu ei staff neu ei deulu ffonio 999 fel blaenoriaeth.
  • Os yw'r digwyddiad yn gofyn am ymateb brys ond nad yw'n mynd rhagddo ar hyn o bryd nac yn fygythiad uniongyrchol, mae'n bwysig defnyddio'r gwasanaeth 101 neu Cysylltwch â ni | Police.uk. Dyma'r ffordd hawsaf a chyflymaf o gofnodi digwyddiadau a chael dyraniad adnoddau priodol a chael rhif cyfeirnod.
  • Nid Ymgynghorydd Swyddogol Etholedig yr heddlu, na'r Pwynt Cyswllt Sengl ar gyfer etholiadau, yw'r person cywir i gysylltu ag ef i gofnodi'r digwyddiadau hyn ac efallai na fyddant hyd yn oed ar ddyletswydd pan fyddant yn digwydd. Byddant yn cael eu hysbysu serch hynny, trwy brosesau mewnol. Bydd y ddau Swyddog hyn yn ymwybodol o'r digwyddiadau a gall y Pwynt Cyswllt Sengl ar gyfer etholiadau reoli troseddau twyll etholiadol, ond nid yw hyn yn rhan o rôl Ymgynghorydd Swyddogol Etholedig yr heddlu.
• camau penodol i ddelio ag unrhyw achosion posibl o dwyll etholiadol fel: 
  • dull y cytunir arno o sicrhau yr ymchwilir ymhellach i honiadau o dwyll lle y bo'n briodol
  • sefydlu proses ar gyfer trin tystiolaeth, fel y gall yr heddlu wneud unrhyw waith dadansoddi fforensig
  • unrhyw risgiau penodol a nodwyd gennych yn ychwanegol at unrhyw gynlluniau cyffredinol ar gyfer atal a chanfod twyll 

Gallai risgiau uniondeb penodol gynnwys y risgiau sy'n gysylltiedig â thai amlfeddiannaeth fel neuaddau preswyl myfyrwyr neu gartrefi gofal lle gall pobl eraill weld post personol neu lle gall y rhai sy'n rhoi gofal helpu preswylwyr mewn cartrefi gofal i gwblhau ceisiadau pleidleisio drwy'r post neu bleidleisiau post. 

Gall y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu hefyd rannu sut mae'n bwriadu mynd i'r afael â thwyll etholiadol â phleidiau, ymgeiswyr ac asiantiaid mewn sesiynau briffio a/neu yn y wybodaeth a roddir iddynt. 

Gall y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu hefyd ystyried gwahodd yr heddlu i ddod i unrhyw sesiynau briffio o'r fath.
 

Gwneud cynlluniau ar gyfer sicrhau diogelwch papurau 

Dylai eich cynllun prosiect gynnwys adolygiad o'r trefniadau diogelwch a wnaed â'r heddlu lleol i sicrhau diogelwch papurau pleidleisio drwy gydol y broses. 

Dylai eich trefniadau diogelwch atal pobl rhag gweld a defnyddio'r papurau pleidleisio heb awdurdod ar bob cam o'r broses o'u llunio ac wrth eu storio rhwng yr adeg pan gânt eu hargraffu a'r etholiad.

Dylech hefyd gymryd pob cam angenrheidiol i sicrhau diogelwch y blychau pleidleisio a'r deunydd perthnasol o'r adeg y bydd gorsafoedd pleidleisio yn cau hyd at ddatgan y canlyniad, yn enwedig lle mae toriad yn ystod gweithrediadau. Lle ceir saib yn y gweithrediadau am y cyfnod cyfan rhwng 7pm a 9am ar y diwrnod canlynol, neu unrhyw ran o'r cyfnod hwnnw, mae dyletswydd gyfreithiol arnoch i osod y dogfennau o dan eich sêl a chymryd y camau priodol i sicrhau diogelwch y papurau a'r dogfennau.1 Dylech gysylltu â'ch pwynt cyswllt unigol ynglŷn â hyn.

Pa ddull storio bynnag a ddewiswch, dylech sicrhau y gallwch fod yn fodlon eich bod wedi cymryd pob cam angenrheidiol i sicrhau bod y papurau pleidleisio ac eitemau eraill yn cael eu cadw'n ddiogel drwy'r amser ac na ellir ymyrryd â hwy.