Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau sy’n gweinyddu etholiad y Senedd

Mae’n rhaid i chi sicrhau bod ymgeiswyr yn gallu cyflwyno enwebiadau yn electronig.1 Bydd angen i chi nodi'r canlynol yn y datganiad cyflwyno electronig ac mewn unrhyw sesiynau briffio ar gyfer ymgeiswyr ac asiantiaid:

• y dulliau sydd ar gael i gyflwyno'n electronig, fel cyflwyno i gyfeiriad e-bost neu ffordd arall o gyflwyno ar-lein
• y broses ac unrhyw gyfarwyddiadau ar gyfer cyflwyno enwebiadau drwy e-bost neu ar-lein
• manylion y sawl y gellir cysylltu ag ef am gymorth

Cyflwyno enwebiadau drwy e-bost 

Mae'n debyg bod e-bost yn hygyrch i'r rhan fwyaf o ymgeiswyr ac asiantiaid. 

Mae yna rai elfennau ymarferol i feddwl amdanynt wrth gynllunio sut fyddai'r gwaith o reoli'r enwebiadau sy'n cael eu cyflwyno drwy e-bost yn digwydd mewn gwirionedd:

• pa un ai a oes angen gosod cyfrifon e-bost penodol ar gyfer:
  • cyflwyno yn ffurfiol papurau enwebu wedi'u llenwi
  • rheoli unrhyw ymholiadau sy'n benodol i enwebiadau yn ystod y broses enwebu
• pwy fyddai â mynediad i bob cyfrif e-bost

Bydd angen i chi roi prosesau ar waith er mwyn monitro unrhyw gyfeiriadau e-bost y gellid eu cysylltu â'r Swyddog Canlyniadau neu wasanaethau etholiadol y gellid anfon papurau enwebu iddynt mewn camgymeriad. Bydd hyn yn sicrhau y gellir adnabod yn sydyn unrhyw bapurau sy'n dod i law, a gweithredu'n sydyn i geisio cysylltu â'r ymgeisydd. 

Dylid gwirio blychau sbam neu sothach yn rheolaidd rhag i unrhyw negeseuon e-bost gyrraedd y mannau hynny mewn camgymeriad. 

Dylech hefyd ystyried sut i wneud timau eraill ar draws y cyngor yn ymwybodol o’r ffaith y dylent gysylltu â chi cyn gynted ag sy’n bosibl os ydynt yn derbyn unrhyw negeseuon e-bost sy’n ymwneud â’r broses enwebu.

Cymorth TG i reoli cyflwyno enwebiadau drwy e-bost

Dylech gysylltu â gwasanaethau TG i sicrhau bod gennych y cymorth gywir ac unrhyw adnoddau ychwanegol sydd eu hangen arnoch i reoli enwebiadau sy'n cael eu cyflwyno drwy e-bost.

Gallai'r cymorth hwn gynnwys:

• gosod cyfrifon e-bost ar wahân ar gyfer cyflwyniadau ffurfiol a gwiriadau anffurfiol
• rheoli caniatâd i'r cyfrifon hyn i sicrhau eu bod yn ddiogel
• sicrhau bod digon o le i storio ym mewnflwch yr e-bost
• cynlluniau wrth gefn, gan gynnwys prosesau adfer ar ôl trychineb, a fyddai'n cwmpasu'r hyn a fyddai'n digwydd petai yna doriad TG neu rywbeth tebyg yn ystod y cyfnod enwebu ac yn arbennig o agos at y dyddiad cau ar gyfer derbyn enwebiadau

Yn ogystal, bydd angen i chi drafod unrhyw ystyriaethau diogelu data gyda'ch Swyddog Diogelu Data, i sicrhau bod gennych chi broses glir ar waith ar gyfer prosesu data a ddaw i law drwy e-bost, a'i fod wedi'i storio'n ddiogel yn unol â'ch dyletswyddau statudol a pholisïau cadw data 

Cyflwyno enwebiadau drwy system ar-lein

Mae'n bosibl y byddwch chi hefyd yn caniatáu cyflwyno enwebiadau yn electronig drwy system ar-lein bwrpasol. 

Gall defnyddio system ar-lein i reoli cyflwyno enwebiadau ar-lein arwain at ostyngiad yn nifer y negeseuon e-bost y mae angen eu prosesu oherwydd y gallu i fewnbynnu gwybodaeth enwebu yn uniongyrchol ar system ar-lein. 

Wedi dweud hynny, mae yna nifer o bethau i'w hystyried o ran gwneud eich penderfyniad i gynnig system ar-lein ai peidio, a sut fyddai'n cael ei rheoli mewn gwirionedd.

Cymorth TG i osod system enwebiadau ar-lein

Gan ddefnyddio arbenigedd eich tîm TG, gallech ystyried gosod system unigryw yn fewnol. Bydd angen i'r system fod yn rhwydd i'w defnyddio a dylai gynnwys cyfarwyddiadau clir ar sut mae ei defnyddio. 

Fel arall, gallech ystyried defnyddio darparwr allanol i gynnig y system. Mae'n bosibl y bydd yna gyfleoedd i weithio gyda Swyddogion Canlyniadau eraill i gaffael a sefydlu system ar-lein ar gyfer cyflwyno enwebiadau.

Bydd angen i chi ystyried y canlynol, pa un ai a ydych yn cynhyrchu unrhyw system enwebiadau ar-lein yn fewnol neu'n allanol:

• yr adnodd a/neu'r goblygiadau ariannol sydd ynghlwm
• yr amserlen sydd ar gael i sefydlu system newydd 

Mae'n bwysig eich bod chi'n gallu sicrhau bod unrhyw system ar-lein wedi'i phrofi'n llawn a'i bod yn gweithio mewn da bryd cyn dechrau'r cyfnod enwebu.

Cynnal llwybr archwilio clir o'r enwebiadau sydd wedi'u cyflwyno'n electronig yn ffurfiol

Dylai bod gennych broses ar waith ar gyfer cofnodi unrhyw ohebiaeth gan ymgeiswyr ac asiantiaid dros y ffôn neu wyneb yn wyneb sy'n ymwneud ag enwebiad sydd wedi'i gyflwyno wedyn drwy e-bost neu unrhyw system ar-lein.

Dylech sicrhau bod beth bynnag ydych chi'n ei roi ar waith i alluogi pobl i gyflwyno enwebiadau yn electronig yn gallu cynnig llwybr archwilio clir o ba bryd mae enwebiad wedi'i gyflwyno'n ffurfiol.

Os ydych chi'n defnyddio cyfeiriad e-bost pwrpasol ar gyfer y cam cyflawni ffurfiol o'r broses enwebu, gallech ddefnyddio swyddogaeth atebion awtomatig i gadarnhau bod yr e-bost wedi dod i law ond sy'n egluro nad yw'r enwebiad wedi'i phennu eto. Gallai'r neges awtomatig hefyd gadarnhau'r camau nesaf yn y broses i ymgeiswyr ac asiantiaid.

Os ydych chi'n defnyddio system ar-lein, bydd angen i chi allu gwahaniaethu rhwng enwebiadau sydd ar waith neu'n mynd drwy wiriadau anffurfiol, a'r rheini sydd wedi'u cyflwyno'n ffurfiol.

Bydd angen i chi ystyried pa un ai a oes angen cymorth technegol i sicrhau bod llwybr archwilio clir wedi'i osod ar gyfer y prosesau sydd ar waith. Rhaid bod yna broses ar waith ar gyfer cofnodi'r union amser mae enwebiadau yn dod i law drwy e-bost neu unrhyw system ar-lein arall.2

Bydd angen i chi benderfynu ar broses ar gyfer cofnodi eich penderfyniadau mewn perthynas â dilysrwydd yr enwebiadau a gyflwynwyd yn electronig a pha un ai a wneir hyn ar-lein neu gan ddefnyddio fersiynau wedi'u hargraffu o'r papurau neu gyffelyb.

Bydd angen i chi fod â chynllun ar waith ar gyfer storio yn ddiogel papurau enwebu a gyflwynir yn electronig a sicrhau eu bod ar gael i'w harolygu pe gofynnir am hynny.