Rheoli ymatebion ac ymholiadau gan unigolion

Mae angen i'ch strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd a'ch cynllun cofrestru nodi sut y byddwch yn sicrhau bod digon o adnoddau ar gael ar gyfer yr holl sianeli y gall y cyhoedd eu defnyddio i gysylltu â'r awdurdod lleol.
 
Dylech adolygu effeithiolrwydd eich adnoddau drwy gydol y flwyddyn er mwyn llywio gwaith cynllunio yn y dyfodol. 

Bydd y canfasiad a gweithgarwch ymgysylltu â'r cyhoedd arall y bydd preswylwyr yn dod i gysylltiad â nhw yn arwain at fwy o ymholiadau a chwestiynau, felly mae'n bwysig eich bod yn darparu digon o gymorth i breswylwyr sy'n cysylltu dros y ffôn, drwy e-bost neu'n ysgrifenedig. 

Mae darparu cymorth dros y ffôn yn bwysig oherwydd bydd llawer o breswylwyr yn ei chael hi'n anodd cael gafael ar y rhyngrwyd neu ddeall deunydd ysgrifenedig. Bydd preswylwyr yn disgwyl hefyd eu bod yn gallu e-bostio ymholiadau, siarad â rhywun wyneb yn wyneb neu ysgrifennu llythyrau at y Swyddog Cofrestru Etholiadol. Gall cyswllt wyneb yn wyneb gynnwys siarad â gweithwyr rheng flaen awdurdodau lleol mewn llyfrgelloedd neu ganolfannau hamdden, er enghraifft, neu'r ganolfan gyswllt gorfforaethol. 

Os oes ffyrdd eraill y gall preswylwyr gysylltu â chi, fel Facebook, Twitter, ffurflenni gwe a negeseuon testun, dylech ystyried pa mor effeithiol y mae'r sianeli hyn wedi bod o ran ymateb i ymholiadau, a hefyd nifer yr ymholiadau rydych wedi'u derbyn drwy'r sianeli hyn. Os derbynnir nifer fawr o ymholiadau drwy un sianel, efallai y bydd angen adnoddau ychwanegol yn y dyfodol neu, er enghraifft, os daeth nifer sylweddol o ymholiadau i law drwy sianeli penodol fel ffurflenni gwe, gallai hyn awgrymu bod llawer o bobl yn defnyddio gwefan eich awdurdod lleol. Gallai hefyd awgrymu y gallai'r wybodaeth a ddarperir fod yn gliriach er mwyn lleihau nifer yr ymholiadau. 

Sut i gynllunio'r adnoddau sydd eu hangen  er mwyn ymateb i ymholiadau

Er mwyn cynllunio lefelau adnoddau, dylech ystyried y canlynol: 

• yr adegau pan dderbynnir y nifer fwyaf o alwadau am wybodaeth gyhoeddus sy'n debygol o fod ar ôl gweithgarwch ymgysylltu â'r cyhoedd, er enghraifft ar ôl cyhoeddi gohebiaeth canfasiad ac yn y cyfnod cyn dyddiadau cau ar gyfer cofrestru
• nifer yr ymholiadau a ddaeth i law yn ystod y cyfnodau cofrestru prysuraf
• cynyddu adnoddau yn eich canolfan alwadau bresennol neu roi gwaith ar gontract allanol, er enghraifft, defnyddio canolfan alwadau arbenigol
• effeithiolrwydd eich dull gweithredu yn ystod y canfasiad a'r etholiadau arfaethedig diwethaf, ac a oes angen i chi wneud unrhyw beth yn wahanol
• pa gynlluniau wrth gefn y gallwch eu rhoi ar waith os bydd llawer mwy o ymholiadau nag a ddisgwylir (dylech brofi eich trefniadau wrth gefn er mwyn sicrhau eu bod yn gadarn) 

Gallwch gyfeirio preswylwyr at yr adnodd cofrestru ar-lein (www.gov.uk/cofrestru-i-bleidleisio) a rhoi gwybodaeth glir am y broses gofrestru y gellir dod o hyd iddi'n hawdd ar eich gwefan er mwyn lleihau'r baich ar eich llinellau ymateb gwybodaeth gyhoeddus.
 
Po fwyaf effeithiol yw'r wybodaeth sydd ar gael a pho hawsaf ydyw i'w gweld, y lleiaf tebygol ydyw y bydd pobl yn defnyddio'r ffôn. 

Dylech adolygu nifer yr ymholiadau sy'n dod i law drwy bob sianel yn rheolaidd. 

Pennu amser ymateb y cytunir arno ar gyfer ymholiadau

Dylech bennu amserlen benodol ar gyfer rhoi ymatebion lle na ellir ymdrin ag ymholiadau ar unwaith, er mwyn i chi allu rhoi gwybod i'r sawl sy'n gwneud yr ymholiad pryd y gall ddisgwyl derbyn ateb. 

Er enghraifft, gallech lunio ymateb awtomatig i negeseuon e-bost sy'n rhoi gwybod i'r sawl sy'n gwneud ymholiad y byddwch yn ymateb o fewn 48 awr. Gallech hefyd gynnwys atebion i gwestiynau cyffredinol gyda'r ymateb awtomataidd hwn, ynghyd â dolenni i www.gov.uk/cofrestru-i-bleidleisio a ffurflenni pleidleisio absennol ar eich gwefan.