Canllaw cryno – Dogfennau etholiadol sydd ar gael i'w harchwilio neu eu cyflenwi
Yng Nghymru a Lloegr, y Swyddog Cofrestru Etholiadol sy'n gyfrifol am weinyddu'r gwaith o archwilio a chyflenwi cofrestrau wedi'u marcio a rhestrau pleidleiswyr absennol wedi'u marcio, nid y Swyddog Canlyniadau. Ceir canllawiau pellach am hyn yn:
ein canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ar gyfer Cymru
ein canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ar gyfer Lloegr
Yn yr Alban, mae'r Swyddog Canlyniadau yn cadw cyfrifoldeb am y canlynol:
dogfennaeth etholiadol a gaiff ei harchwilio gan y cyhoedd
cyflenwi copïau o'r gofrestr etholwyr wedi'i marcio a rhestrau pleidleiswyr absennol wedi'u marcio
dogfennaeth etholiadol sydd ar gael i'r heddlu a sefydliadau diogelwch
Mae'r tudalennau canlynol yn nodi:
y mathau o ddogfennau etholiadol sydd ar gael i'w harchwilio neu eu cyflenwi
pwy sy'n gallu gweld y dogfennau hyn
sut i gyflwyno ceisiadau i weld y dogfennau hyn
unrhyw ffioedd cymwys (lle bo hynny'n berthnasol)
Dylech sicrhau bod gennych brosesau ar waith i adalw data a'u dinistrio'n ddiogel ar yr adeg briodol, yn unol â chyfraith etholiadol a'ch polisi cadw dogfennau, a ddylai gynnwys yr egwyddorion diogelu data.
Os byddwch yn cael cais i archwilio unrhyw ddogfennau sy'n cynnwys data personol, er enghraifft y datganiad pleidleisio drwy'r post, rhaid i chi hefyd ystyried a yw archwilio'r datganiad wedi'i gwblhau gan yr unigolyn hwnnw yn dod o dan gylch gwaith ei sail ar gyfer prosesu cyfreithlon.
Fel mesur diogelu data, gall hefyd fod yn gymesur golygu rhywfaint o ddata personol, er enghraifft y dyddiad geni neu'r llofnod, cyn caniatáu i ddogfennau o'r fath gael eu harchwilio.