Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ar weinyddu etholiad Senedd y DU ym Mhrydain Fawr
Datgelu rhestrau gwrthod papurau pleidleisio a ffurflen gwerthuso ID pleidleisiwr yn yr Alban
Rhestrau gwrthod papurau pleidleisio
Chi sy'n gyfrifol am ymdrin â cheisiadau i ddatgelu gwybodaeth o’r rhestrau gwrthod papurau pleidleisio. Dim ond i'r etholwr, y gwrthodwyd ei bapur pleidleisio, neu yn achos dirprwy y gwrthodwyd papur pleidleisio iddo, y person sy'n gweithredu fel dirprwy neu'r etholwr yr oedd yn gweithredu fel dirprwy ar ei ran, y cewch ddatgelu gwybodaeth o’r rhestrau gwrthod papurau pleidleisio.1
Ffurflen Gwerthuso ID Pleidleisiwr
Chi sy'n gyfrifol am y ffurflenni gwerthuso ID pleidleisiwr a thaflenni nodiadau'r ffurflenni gwerthuso ID pleidleisiwr. Yn etholiad nesaf Senedd y DU, bydd yn ofynnol yn ôl y gyfraith i staff gorsafoedd pleidleisio gasglu data trwy gydol y diwrnod pleidleisio mewn perthynas â gwirio ID ffotograffig a chynorthwyo â'r gwaith gwerthuso o ran sut mae'r gofynion ID yn gweithio'n ymarferol.
Yn ogystal, er nad yw'n ofynnol yn gyfreithiol i wneud hynny, gall Swyddogion Canlyniadau benderfynu casglu data mewn unrhyw is-etholiad Senedd y DU neu ddeiseb adalw mewn perthynas â gwirio ID ffotograffig.
Yn y ddau achos, a chyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl derbyn ffurflenni gwerthuso ID pleidleisiwr y gorsafoedd pleidleisio, rhaid i chi wneud y data sydd arnynt yn ddienw (er enghraifft, trwy ddinistrio unrhyw daflenni nodiadau sy'n gysylltiedig â'r ffurflenni gwerthuso ID pleidleisiwr, neu drwy ddileu unrhyw fanylion etholwr a gofnodwyd ar y ffurflen gwerthuso ID pleidleisiwr at ddiben casglu unrhyw ddata gofynnol).2
Casglu data statudol yn etholiad cyffredinol nesaf Senedd y DU
Er mwyn casglu gwybodaeth ffurflen gwerthuso ID pleidleisiwr yn statudol, rhaid i’r data a gesglir gael ei goladu i ddau grŵp ar wahân:
- un grŵp yn darparu cyfanswm ffigurau ar gyfer pob gorsaf bleidleisio lle rhoddwyd esboniad i bleidleiswyr o’r gofyniad ID ffotograffig cyn iddynt wneud cais am bapur pleidleisio (e.e. lle penodwyd staff i gyfarch pleidleiswyr ac egluro’r gofynion wrth iddynt fynd i mewn i’r orsaf bleidleisio)
- un grŵp yn darparu cyfanswm ffigurau ar gyfer pob gorsaf bleidleisio lle na chafodd pleidleiswyr esboniad o'r gofyniad ID ffotograffig
I grynhoi, mae’r ddwy set hon o ddata y mae’n rhaid eu choladu ac na ddylid eu cyhoeddi na’u rhannu fel arall fel a ganlyn:
Lle defnyddir ‘cyfarchwyr’: | Lle na ddefnyddir ‘cyfarchwyr’: |
---|---|
|
|
Nid yw’r data dienw, wedi’i goladu o ffurflenni gwerthuso ID pleidleisiwr y gorsafoedd pleidleisio yn agored i’w harchwilio, a rhaid i chi beidio â datgelu’r wybodaeth hon i unrhyw un ar wahân i’r ddyletswydd statudol i rannu gwybodaeth â’r Ysgrifennydd Gwladol a’r Comisiwn Etholiadol (os gofynnir i chi wneud hynny).3
Yn dilyn etholiad Senedd y DU byddwn yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i chi am y broses ar gyfer darparu'r wybodaeth ofynnol yn ddienw ac wedi'i choladu i'r Comisiwn Etholiadol trwy ein Bwletin.
Rhaid cadw ffurflenni gwerthuso ID pleidleisiwr yr orsaf bleidleisio am 10 mlynedd, mewn fformat dienw.4 I gyflawni hyn, rhaid i chi sicrhau bod unrhyw daflenni nodiadau sy’n gysylltiedig â ffurflen gwerthuso ID pleidleisiwr yn cael eu dinistrio, neu eich bod wedi dileu unrhyw fanylion etholwr a gofnodwyd ar y ffurflen gwerthuso ID pleidleisiwr at ddiben coladu unrhyw ddata gofynnol.
Yn ogystal, efallai y cewch geisiadau i ryddhau'r data am weithrediad y gofyniad ID pleidleisiwr. Er mwyn rheoli disgwyliadau, dylech ei gwneud yn glir cyn y diwrnod pleidleisio pa wybodaeth rydych yn bwriadu ei rhyddhau, pryd a sut.
Er mwyn helpu i fynd i'r afael â cheisiadau o'r fath, dylech hefyd gynllunio i sicrhau bod data pennawd ar gael ar gyfer yr etholaeth. Dylai hyn gynnwys y ddau ffigur a ganlyn:
- Nifer yr etholwyr gorsafoedd pleidleisio a ymgeisiodd am bapur pleidleisio, ond na roddwyd iddynt (a gyfrifir fel cyfanswm y data a gofnodwyd yn adran 3a ar y ffurflenni gwerthuso ID pleidleisiwr); a
- Nifer yr etholwyr gorsafoedd pleidleisio na roddwyd papur pleidleisio iddynt ac a ddychwelodd yn ddiweddarach gydag ID derbyniol ac y rhoddwyd papur pleidleisio iddynt (a gyfrifir fel cyfanswm y data a gofnodwyd yn adran 3b ar y ffurflenni gwerthuso ID pleidleisiwr)
Nid yw'r ffigurau hyn yn rhan o'r wybodaeth a gasglwyd na ddylid ei chyhoeddi na'i rhannu fel arall. Mae hyn oherwydd nad ydynt yn nodi'r categorïau unigol o wybodaeth a nodir yn y tabl uchod ac nad ydynt wedi'u rhannu'n ddau grŵp.
Dylech sicrhau bod y data hwn yn cael ei gyflwyno'n glir a chyda gwybodaeth gyd-destunol briodol. Dylai hyn gynnwys cyfanswm nifer yr etholwyr a oedd yn gymwys i bleidleisio'n bersonol mewn gorsafoedd pleidleisio, a nifer y pleidleiswyr y rhoddwyd papurau pleidleisio iddynt mewn gorsafoedd pleidleisio.
Dylai ymateb mewn da bryd i geisiadau rhesymol am wybodaeth nad yw wedi'i diogelu rhag cael ei datgelu helpu i gefnogi hyder y cyhoedd a rhanddeiliaid wrth gynnal yr etholiad ac yn eich rôl fel Swyddog Canlyniadau a/neu Swyddog Cofrestru Etholiadol.
Gallai gwrthod darparu gwybodaeth nad yw wedi’i diogelu rhag ei datgelu roi’r argraff nad yw’r broses yn dryloyw, yn enwedig os yw Swyddogion Canlyniadau neu Swyddogion Cofrestru Etholiadol eraill yn sicrhau bod yr un wybodaeth ar gael.
Gallai dull cyson o ddarparu data helpu i leihau effaith nifer fawr o geisiadau sy’n gwrthdaro a gallai hefyd leihau’r risg o bwysau ar Swyddogion Canlyniadau/Swyddogion Cofrestru Etholiadol unigol i ryddhau data anghywir neu anghynrychioliadol.
Etholiadau Eraill – Casglu a datgelu data
Mewn etholiadau eraill, megis is-etholiadau neu etholiadau llywodraeth leol, gall y Swyddog Canlyniadau ofyn i Swyddogion Llywyddu gasglu data ffurflenni gwerthuso ID pleidleisiwr.
Yn yr achos hwn, gan nad yw'n ofyniad cyfreithiol i gasglu'r wybodaeth hon yn yr etholiadau hyn, nid oes yr un cyfyngiadau ar gyhoeddi data.
Os byddwch yn derbyn ceisiadau i ddatgelu data o etholiadau o’r fath, dylech ystyried sut i ymateb i’r cais am wybodaeth:
Dylech sicrhau:
- bod y data a gesglir yn cael ei wneud yn ddienw cyn gynted ag y bo’n ymarferol (er enghraifft, trwy ddinistrio unrhyw daflenni nodiadau cysylltiedig neu drwy ddileu unrhyw fanylion etholwr a gofnodwyd at ddiben coladu unrhyw rai o’r data gofynnol) i sicrhau nad oes unrhyw ddata personol yn cael ei ryddhau
- nad ydych yn rhyddhau unrhyw wybodaeth na ellir ond ei darparu i'r Ysgrifennydd Gwladol neu'r Comisiwn Etholiadol
- nad ydych yn rhyddhau gwybodaeth a gofnodwyd ar y rhestr gwrthod papurau pleidleisio y mae'n rhaid ei selio ac y gellir ond ei datgelu trwy orchymyn llys neu mewn ymateb i gais gan etholwr neu ddirprwy y gwrthodwyd papur pleidleisio iddo bod unrhyw ddata a ddarperir gennych yn gywir ac wedi’i sicrhau’n briodol o ran ansawdd (e.e. gwirio nad yw’r data’n cynnwys unrhyw wallau amlwg, ac nad oes unrhyw wybodaeth ar goll)
- bod unrhyw ddata a ddarperir gennych yn cael ei gyflwyno’n glir a chyda gwybodaeth gyd-destunol briodol, fel ei fod yn llai tebygol o gael ei gamddehongli neu o gamliwio digwyddiadau ar y diwrnod pleidleisio yn anfwriadol.
- Dylech osgoi rhannu gwybodaeth sydd wedi'i chofnodi gan gyfarchwyr mewn gorsafoedd pleidleisio gan ei bod yn annhebygol o roi darlun cywir o brofiad pleidleiswyr a gallai fod yn gamarweiniol.
Dylech hefyd sicrhau bod yr hysbysiad preifatrwydd perthnasol yn ei gwneud yn glir y gallai data personol gael ei brosesu at y diben hwn, er na fydd unrhyw ddata adnabod personol yn cael ei gyhoeddi.
- 1. Rheoliad 32 Rheoliadau ID Pleidleisiwr 2022 (Rheoliadau ID Pleidleisiwr 2022) ↩ Back to content at footnote 1
- 2. Rheoliad 35(2) Rheoliadau ID Pleidleisiwr 2022 ↩ Back to content at footnote 2
- 3. Rheol 40B(5) a (6) Atodlen 1 Deddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983 ↩ Back to content at footnote 3
- 4. Rheol 40B(7) Atodlen 1 Deddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983 ↩ Back to content at footnote 4