Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ar weinyddu etholiad Senedd y DU ym Mhrydain Fawr

Dylech nodi gofynion staffio ar gyfer sesiynau anfon ac agor pleidleisiau post. Efallai y bydd angen y staff canlynol:  

• staff goruchwylio wedi'u hyfforddi'n arbennig 
• staff clercaidd 
• staff TG

Ni ddylech benodi unigolyn a gyflogwyd gan neu ar ran ymgeisydd yn yr etholiad neu yn ei gylch. 

Dylech gofio'r gofynion amser ar aelodau o staff craidd sy'n gysylltiedig ag anfon ac agor pleidleisiau post wrth ystyried eich anghenion staffio.

Staff ar gyfer anfon pleidleisiau post

Caiff nifer o bleidleisiau post ychwanegol eu hanfon yn ystod y cyfnod yn union cyn y diwrnod pleidleisio er mwyn cynnwys y rheini sydd wedi gwneud cais i bleidleisio drwy'r post a'u cofrestru yn ystod y cyfnod cyn y dyddiad cau ar gyfer cofrestru.1  Bydd angen i chi ystyried sut i reoli hyn, gan sicrhau y gellir anfon pleidleisiau post at etholwyr cyn gynted â phosibl. 

Bydd angen i chi hefyd gynllunio ar gyfer unrhyw drefniadau penodol y bydd eu hangen i reoli sut y caiff pecynnau pleidleisio drwy'r post ychwanegol eu hanfon yn agos at y diwrnod pleidleisio, pan benderfynir ar geisiadau yn agos at y bleidlais. Am ragor o wybodaeth gweler ein canllawiau ar anfon pleidleisiau post.

Dylech hefyd ystyried cyfanswm nifer cyfredol y pleidleiswyr post a nifer y pleidleiswyr post a ragwelir wrth benderfynu ar eich trefniadau staffio, yn ogystal â'r posibilrwydd y ceir ymgysylltu a diddordeb hwyr yn yr etholiad pan na fydd llawer o gyfle i addasu cynlluniau. Dylech gynllunio ar gyfer y posibilrwydd y bydd nifer uchel yn pleidleisio ond, fel gofyniad sylfaenol, dylech dybio na fydd nifer y pleidleiswyr post yn llai na nifer y pleidleiswyr post yn yr etholiadau cyfatebol diwethaf. Hefyd, bydd eich adolygiad o ddigwyddiadau etholiadol blaenorol yn rhoi arwydd i chi o ba mor gadarn oedd eich tybiaethau staffio blaenorol.

Efallai y bydd angen i chi ddiwygio'r asesiad hwn ar ôl i chi dderbyn rhestrau terfynol pleidleiswyr post gan y Swyddog Cofrestru Etholiadol. Dylech gynnwys digon o hyblygrwydd a threfniadau wrth gefn yn eich trefniadau staffio i ddelio â chynnydd munud olaf yn nifer y pleidleiswyr post, cynnydd annisgwyl yn y nifer sy'n pleidleisio, neu nifer amrywiol o bleidleisiau drwy'r post yn cael eu dychwelyd ar ddiwrnodau gwahanol. Er enghraifft, os bydd dadleuon arweinwyr ar y teledu, gall hyn gael effaith ar batrwm a nifer y pleidleisiau post a ddychwelir a dylech ystyried hyn wrth benderfynu ar eich gofynion staffio. Mae angen i'ch trefniadau sicrhau y gallwch reoli'r rheini a ddosberthir i orsafoedd pleidleisio ar y diwrnod pleidleisio mewn modd effeithiol hefyd. 

Rheoli contractwyr

Os byddwch yn penderfynu gosod y broses o anfon pleidleisiau post yn gyfan gwbl neu'n rhannol ar gontract allanol, dylech ddynodi aelod o'r tîm prosiect i fonitro gwaith ar gontract allanol, ac yn benodol i fynychu'r rhannau hynny o'r broses ddosbarthu a roddwyd ar gontract allanol. Dylai'r unigolyn hwn hefyd fonitro gwaith y contractwr, a ddylai gynnwys ymgymryd â thasgau fel y canlynol: 

• cynnal hapwiriadau er mwyn sicrhau nad yw'r papurau ar gyfer pleidleisiau post yn cynnwys unrhyw wallau  
• cadarnhau bod y pecynnau pleidleisio drwy'r post yn cael eu coladu'n gywir 
• sicrhau bod unrhyw bleidleisiau post y mae angen iddynt gael eu hanfon dramor yn cael blaenoriaeth  

Ceir rhagor o ganllawiau ar reoli contractwyr a chyflenwyr yn ein canllawiau ar Reoli contractwyr a chyflenwyr. 

Staff ar gyfer agor pleidleisiau post

Bydd y modd y dilysir manylion adnabod personol, gan gynnwys faint o'r broses hon a gaiff ei hawtomeiddio a faint ohoni fydd yn gorfod cael ei gwneud â llaw, hefyd yn cael effaith ar nifer y staff y bydd angen i chi eu penodi ar gyfer agor pleidleisiau post a ddychwelir. Rhaid i chi gael trefniadau ar waith i'ch galluogi i wirio pob un o'r manylion adnabod ar gyfer pleidleisiau post.2  

Gallwch gael rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau ar y broses agor pleidleisiau post.