Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol sy'n gweinyddu Etholiadau ar gyfer Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu

Eich cyfrifoldeb chi yw ystyried pob gorsaf bleidleisio yn unigol a gwneud penderfyniadau ynglŷn â neilltuo staff ac etholwyr yn unol â hynny.

Rydym yn argymell y cymarebau canlynol wrth neilltuo etholwyr a staff i orsafoedd pleidleisio:

Ni ddylid neilltuo mwy na 2,250 o etholwyr i orsaf bleidleisio.

Mae'r cymarebau hyn a argymhellir yn tybio nad yw'r bleidlais wedi'i chyfuno. Dylech feddwl a fydd angen staff ychwanegol i reoli mwy nag un bleidlais.

Canllaw yn unig yw'r cymarebau hyn. Nid ydynt yn orfodol.

Wrth benderfynu ar neilltuo etholwyr a staff i orsafoedd pleidleisio, dylech ystyried yn llawn amgylchiadau penodol pob gorsaf bleidleisio ac anghenion eich etholwyr yn eu cyfanrwydd, a dogfennu'r rhesymau dros y penderfyniadau a wneir gennych. 

Dylech ystyried y canlynol o leiaf: 
⦁   unrhyw amgylchiadau lleol penodol megis cynnydd yn y boblogaeth (er enghraifft, o ganlyniad i unrhyw ddatblygiadau tai newydd ers eich adolygiad diwethaf o fannau pleidleisio), tueddiadau demograffig, ac unrhyw anghenion hysbys sydd gan eich etholwyr lleol (er enghraifft, unrhyw ardaloedd lle rydych yn disgwyl y bydd angen gwirio prawf adnabod yn breifat yn amlach o bosibl).
⦁   lefelau'r pleidleiswyr post
⦁   nifer y pleidleisiau post a gyflwynir fel arfer a'r effaith y bydd y mesurau trin pleidleisiau post newydd yn ei chael ar amser staff gorsafoedd pleidleisio
⦁    y posibilrwydd y bydd ymgysylltu hwyr, gan gynnwys unrhyw faterion lleol neu genedlaethol a allai effeithio ar y nifer sy'n pleidleisio a diddordeb yn yr etholiad – fel gofyniad sylfaenol, dylech dybio na fydd y nifer sy'n pleidleisio yn llai na'r nifer a bleidleisiodd yn yr etholiad cyfatebol diwethaf
⦁    dosbarthiad pleidleiswyr yn ystod y dydd – er enghraifft, os bydd tueddiadau diweddar yn awgrymu y bydd nifer mawr o bleidleiswyr yn dod i'r orsaf yn y bore, dylech sicrhau bod eich cymarebau staffio yn caniatáu ar gyfer hyn ac y byddant yn atal ciwiau mawr rhag ymffurfio 
⦁    cymorth ychwanegol y bydd ei angen ar etholwyr o bosibl er mwyn deall unrhyw newidiadau diweddar i'r broses etholiadol, yn enwedig pan fydd effaith hyn yn wahanol, yn dibynnu ar ba etholiadau sy'n cael eu cynnal
⦁    sut y bydd y pleidleisiwr yn symud drwy'r broses bleidleisio o fynd i mewn i'r orsaf bleidleisio a'i gadael, gan ystyried maint a chynllun yr orsaf bleidleisio
⦁    mewn etholiadau cyfunol, yr effaith a gaiff y ffaith bod etholiadau wedi'u cyfuno, megis yr amser y mae'n ei gymryd i ddosbarthu papurau pleidleisio a'r amser y mae'n ei gymryd i bleidleiswyr gwblhau mwy nag un papur pleidleisio

Nid yw'r rhestr hon yn gynhwysfawr, a dylech hefyd ystyried unrhyw ffactorau eraill sy'n briodol yn eich barn chi.

Mae ein canllawiau ar hygyrchedd yn cynnwys ffactorau ychwanegol i'w hystyried wrth gynllunio'ch lefelau staffio yn yr orsaf bleidleisio. Dylai pob penderfyniad gael ei wneud fesul achos ac nid ar gyfer yr ardal bleidleisio gyfan.

Yn ogystal ag ystyried nifer yr aelodau o staff y bydd angen i chi eu neilltuo i reoli pob gorsaf bleidleisio, dylech feddwl am sut y byddwch yn gallu ymateb yn gadarnhaol i bleidleiswyr sy'n gofyn am i'w prawf adnabod gael ei wirio gan aelod benywaidd o'r staff. Yn ddelfrydol, bydd aelod benywaidd o staff ym mhob gorsaf, ond lle nad yw hyn yn bosibl, yna dylech feddwl am sut y gallwch ddefnyddio aelodau eraill o staff yn hyblyg i ymateb i gais o'r fath, er enghraifft drwy ddefnyddio arolygwyr gorsafoedd pleidleisio sy'n fenywod y mae'r awdurdod i gynnal y gwiriadau hyn wedi cael ei ddirprwyo iddynt. Ceir rhagor o wybodaeth am arolygwyr gorsafoedd pleidleisio isod. 

Yn ogystal â chadw cofnod o benderfyniadau a wneir gennych dylech gynnal cynllun sy'n sicrhau eich bod yn gallu ymateb i unrhyw faterion sy'n codi, er enghraifft ymdrin â chiw mewn un neu fwy o orsafoedd pleidleisio yn eich ardal ar adegau prysur iawn megis yn draddodiadol y cyfnod ar ôl gadael y gwaith, neu'r cyfnod cyn i'r orsaf bleidleisio gau am 10pm. Rhaid rhoi papur pleidleisio i bleidleiswyr sydd mewn ciw yn eu gorsaf bleidleisio am 10pm.1  

Arolygwyr gorsafoedd pleidleisio

Yn ogystal â phenderfynu ar nifer yr aelodau o staff sydd eu hangen mewn gorsafoedd pleidleisio, dylech hefyd sicrhau bod digon o arolygwyr gorsafoedd pleidleisio er mwyn helpu i gynnal y bleidlais yn eich ardal. Wrth wneud eich penderfyniad, dylech ystyried ffactorau megis eich daearyddiaeth leol a phrofiad staff gorsafoedd pleidleisio ym mhob man pleidleisio.

Er enghraifft, gallech ddefnyddio arolygwyr gorsafoedd pleidleisio sy'n fenywod er mwyn cefnogi etholwyr sy'n gofyn am i'w prawf adnabod gael ei wirio'n breifat gan aelod benywaidd o'r staff lle nad oes aelod benywaidd o staff ar gael mewn gorsaf bleidleisio benodol ar y pryd. Er mwyn hwyluso hyn, byddai angen i chi benodi arolygydd gorsaf bleidleisio yn Ddirprwy Swyddog Canlyniadau ar y diwrnod pleidleisio. Dylech sicrhau bod unrhyw benodiad o'r fath wedi'i ddiffinio'n glir i adlewyrchu'r ffaith mai dim ond er mwyn penderfynu ar ddilysrwydd prawf adnabod fel rhan o unrhyw wiriadau a gynhelir y gwneir y penodiad.

Ceir rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau ar benodi arolygwyr gorsafoedd pleidleisio.

Enghreifftiau o ddefnyddio staff mewn gorsaf bleidleisio 

Mae opsiynau gwahanol ar gael i chi wrth ddefnyddio staff mewn gorsafoedd pleidleisio. Dylai eich cynlluniau fod yn ddigon hyblyg i ganiatáu i chi ddefnyddio staff i ymateb i faterion neu anghenion penodol a all godi yn ystod y diwrnod pleidleisio.

Dyma rai enghreifftiau:
⦁    os ydych wedi neilltuo un Swyddog Llywyddu a dau aelod ychwanegol o staff i orsaf bleidleisio, dylai pob un o'r tri gael hyfforddiant ar y broses o roi papurau pleidleisio, gwirio prawf adnabod ffotograffig a llenwi'r gwaith papur cysylltiedig. Tra bydd dau aelod o'r staff yn ymgymryd â'r broses o roi papurau pleidleisio, gall y llall weithredu fel swyddog gwybodaeth i roi cyngor a chymorth i bleidleiswyr yn ôl y gofyn.
⦁    os oes sawl gorsaf bleidleisio mewn man pleidleisio, gellid defnyddio aelod o'r staff fel swyddog gwybodaeth ar gyfer pob gorsaf i helpu i gyfeirio pleidleiswyr at yr orsaf bleidleisio gywir a rhoi cyngor a chymorth i bleidleiswyr yn ôl y gofyn
⦁    gallai staff o un orsaf bleidleisio yn y man pleidleisio hefyd gael eu defnyddio o bosibl i helpu staff mewn gorsaf bleidleisio arall yn yr un man pleidleisio os oes angen, er enghraifft, o ganlyniad i nifer mawr o bleidleiswyr yn mynd i un o'r gorsafoedd ar adeg benodol pan fydd yr orsaf arall yn dawel

Gallwch hefyd ystyried penodi tîm o staff gorsafoedd pleidleisio wrth gefn i'w ddefnyddio'n hyblyg yn ôl yr angen, megis ar adegau prysur neu yn y cyfnod cyn i'r orsaf bleidleisio gau, neu i ymateb i faterion penodol a all godi drwy gydol y diwrnod pleidleisio. Er enghraifft, gallech leoli aelodau ychwanegol o staff yn y man pleidleisio mwyaf/prysuraf yn eich ardal a'u defnyddio mewn gorsafoedd pleidleisio yn yr ardal pan fo eu hangen. 

Os nad yw rhannau o'r ardal etholiadol yn hygyrch iawn, gall fod yn ddefnyddiol trefnu i dimau gael eu hanfon i rannau gwahanol o'r ardal. 

Mae Llywodraeth y DU wedi cadarnhau bod modd defnyddio'r cyllid a ddarperir ar gyfer staff ychwanegol mewn gorsafoedd pleidleisio o ganlyniad i fesurau yn Neddf Etholiadau 2022 yn hyblyg. Er enghraifft, gellir ei ddefnyddio nid yn unig i benodi clercod pleidleisio ychwanegol mewn gorsafoedd pleidleisio ond hefyd i helpu i benodi arolygwyr gorsafoedd pleidleisio ychwanegol neu staff wrth gefn fel y bo'n briodol.

Bydd angen i chi ystyried sut i hyfforddi aelodau o staff er mwyn i chi allu eu defnyddio mewn ffordd hyblyg ar y diwrnod pleidleisio. Ceir rhagor o ganllawiau ar hyfforddiant yn Darparu hyfforddiant i bob aelod perthnasol o staff.