Os bydd unrhyw wybodaeth angenrheidiol ar goll neu'n anghyflawn, ni fydd y cais yn gyflawn a bydd angen i chi gysylltu â'r ymgeisydd i ofyn am y wybodaeth sydd ar goll.
Gallwch hefyd ofyn am dystiolaeth ychwanegol os credwch fod ei hangen er mwyn cadarnhau pwy yw'r ymgeisydd neu benderfynu a oes hawl ganddo i gofrestru.
Mewn rhai achosion, efallai na fydd ymgeisydd yn gallu rhoi ei ddyddiad geni, ei rif Yswiriant Gwladol neu ei genedligrwydd. Os na all ddarparu'r wybodaeth hon, bydd yn rhaid iddo, fel rhan o'r cais, roi datganiad sy'n nodi'r rhesymau pam.1
Os yw ymgeisydd o dan 16 oed, nid yw'n ofynnol iddo ddarparu ei rif Yswiriant Gwladol.
Lle na chaiff datganiad ei gynnwys, ni allwn dybio na all yr unigolyn ddarparu'r wybodaeth sydd ar goll a dylech gysylltu ag ef i ofyn iddo ddarparu'r wybodaeth honno.
Caiff y cais ei ohirio nes bod yr ymgeisydd yn darparu'r wybodaeth angenrheidiol. Nid oes angen i'r wybodaeth goll gael ei darparu yn ysgrifenedig – gellir gwneud hynny dros y ffôn, drwy e-bost neu'n bersonol. Fodd bynnag, mae'n rhaid i chi gadw cofnod ysgrifenedig o'r wybodaeth goll a ddarparwyd, a sicrhau y caiff ei throsglwyddo i'r cais ysgrifenedig.
Os na all yr ymgeisydd nodi ei genedligrwydd, gallwch ofyn iddo ddarparu tystiolaeth am ei genedligrwydd neu ei statws mewnfudo er mwyn penderfynu a yw'n ddinesydd cymwys o'r Gymanwlad neu'n wladolyn tramor cymwys. Mae hyn yn cynnwys, os yw'n berthnasol, ddogfen mewnfudo fiometrig yr ymgeisydd a roddwyd yn y DU. Cynhwysir y ffaith y gallwch ofyn am dystiolaeth ychwanegol o ran cenedligrwydd ymgeisydd, ac y gallwch ofyn am wirio statws mewnfudo unigolyn yn erbyn cofnodion y Llywodraeth, ar y ffurflen gais cofrestru.
Os nad yw'r wybodaeth angenrheidiol wedi'i darparu ond mae'r datganiadau o resymau wedi'u cwblhau (ac nad oedd modd cadarnhau pwy yw'r ymgeisydd gan ddefnyddio proses paru data leol), gallwch ddefnyddio'r broses eithriadau i gadarnhau pwy ydyw.
Dylech gadw cofnod o unrhyw geisiadau anghyflawn neu geisiadau lle rydych wedi gofyn am wybodaeth bellach er mwyn i chi allu cysylltu â'r ymgeisydd os na fydd yn ymateb i'ch cais cychwynnol am wybodaeth. Dylech ofyn i'r ymgeisydd ddarparu'r wybodaeth y gofynnwyd amdani erbyn dyddiad penodol.
Os na fyddwch yn cael ymateb o fewn cyfnod rhesymol (28 diwrnod fan bellaf, ond yn gynharach o bosibl os oes etholiad), a'ch bod yn ystyried bod yr unigolyn yn breswylydd ac y gall fod yn gymwys i goffrestru, bydd yn rhaid i chi roi gwahoddiad newydd i gofrestru iddo.2