Gwneud cais dros y ffôn ac yn bersonol

Mae deddfwriaeth yn galluogi ceisiadau dros y ffôn ac yn bersonol. Er budd a hwylustod etholwyr, dylech gynnig y gwasanaethau hyn lle bynnag y bo modd. Bydd hyn hefyd yn eich helpu i gyflawni eich dyletswyddau o dan y Ddeddf Cydraddoldeb, gan y bydd pobl a allai gael anawsterau wrth lenwi’r ffurflen bapur neu’r ffurflen ar-lein yn cael y cyfle i wneud cais heb fod angen darparu’r wybodaeth yn ysgrifenedig.

Os na allwch ddarparu cofrestriad ffôn a/neu gofrestriad personol i bawb, gallwch ganiatáu'r rhain yn ôl eich disgresiwn mewn rhai amgylchiadau, a dylech wneud hynny i gynorthwyo ymgeiswyr ag anableddau er mwyn bodloni rhwymedigaethau cydraddoldeb.

Os penderfynwch ganiatáu ceisiadau ffôn, gallwch ddefnyddio canolfan gyswllt ganolog. Mae hyn yn rhoi cyfle i staff hyrwyddo cofrestru i breswylwyr sy'n cysylltu â'r awdurdod at ddiben arall a chymryd cais i gofrestru dros y ffôn. Gallai hyn helpu i gynyddu cywirdeb a chyflawnrwydd y gofrestr ac osgoi ichi orfod eu gwahodd yn ffurfiol i gofrestru.

Oherwydd y gofyniad i gais gael ei wneud yn ysgrifenedig, pan fo person yn gwneud cais dros y ffôn neu’n bersonol, rhaid i chi drosglwyddo’r wybodaeth i gais ysgrifenedig. Yn ymarferol gellir cyflawni hyn trwy fewnbynnu'r wybodaeth i ffurflen gais bapur neu'r wefan cofrestru i bleidleisio. 

Os penderfynwch dderbyn ceisiadau dros y ffôn a/neu’n bersonol mae’n bwysig eich bod yn cadw cofnodion cywir o’r ceisiadau neu’r wybodaeth a ddarparwyd. Cyn casglu'r wybodaeth sydd ei hangen ar gyfer y cais, dylech hysbysu'r ymgeisydd:

  • y bydd yr wybodaeth a ddarperir ganddynt yn cael ei phrosesu yn unol â deddfwriaeth diogelu data (gan adlewyrchu'r geiriad a ddefnyddir yn y ffurflen cofrestru pleidleiswyr ragnodedig)  
  • pa wybodaeth fydd yn ymddangos ar y gofrestr
  • ei bod yn drosedd darparu gwybodaeth ffug yn fwriadol, ac mai’r gosb uchaf yw hyd at chwe mis yn y carchar a/neu ddirwy nad yw’n fwy na £5000

Cyn gofyn a yw’r ymgeisydd yn dymuno i’w henw a’u cyfeiriad gael eu cynnwys ar y gofrestr agored, mae’n rhaid i chi roi esboniad i’r ymgeisydd o beth yw’r gofrestr agored, gan ddefnyddio’r ffurf fer ragnodedig o eiriau.

Ar gyfer ymgeiswyr sy'n 14 neu’n 15 oed, nid oes angen i chi ddarparu esboniad o'r gofrestr agored gan na ddylai manylion unigolion o'r fath gael eu cynnwys mewn unrhyw fersiwn o'r gofrestr gyhoeddedig, gan gynnwys y gofrestr olygedig.

Wrth gymryd gwybodaeth am genedligrwydd yr ymgeisydd, dylech ystyried tynnu sylw’r ymgeisydd at y ffaith y gellir cynnal gwiriadau mewn perthynas â’u statws mewnfudo yn erbyn cofnodion y Swyddfa Gartref. 

Mae rhagor o ganllawiau ar y broses hon a manylion cyswllt ar gael drwy gysylltu â'r Swyddfa Gartref: [email protected].

Gofynnir i chi gwblhau templed a fydd yn cael ei ddarparu – cwblhewch a dychwelwch yr adran o dan y pennawd ‘Pwnc 1’ i’r un cyfeiriad e-bost. Mae’r Swyddfa Gartref wedi gofyn am un templed fesul pwnc fesul e-bost, a bod ‘ER’ yn cael ei ychwanegu at y pennawd pwnc ar gyfer pob e-bost i sicrhau ei fod yn mynd i mewn i’r ffolder cywir ar gyfer ymateb. Bydd y Swyddfa Gartref yn ymateb o fewn pum diwrnod gwaith oni bai bod angen ffeil, ac os felly bydd yn ymateb o fewn deg diwrnod gwaith. Mae’r ffaith y gallwch ofyn am wirio statws mewnfudo person yn erbyn cofnodion y Llywodraeth wedi’i chynnwys ar y ffurflen gais i gofrestru a gymeradwyir gan y Gweinidog ac a fydd ar gael i chi gan y Comisiwn.

Gallwch ofyn am gyfeiriad e-bost a rhifau ffôn i'w defnyddio ar gyfer cyswllt yn y dyfodol, yn ogystal ag arwydd i p’un a yw'r ymgeisydd yn dymuno gallu pleidleisio drwy'r post neu drwy ddirprwy. Fodd bynnag, mae’n haid i chi ei gwneud yn glir nad oes angen i'r ymgeisydd ddarparu'r wybodaeth hon. 

O dan ddeddfwriaeth diogelu data, gall etholwyr wrthwynebu prosesu eu manylion cyswllt e-bost neu ffôn. Er mwyn dangos eich bod yn prosesu data personol yn gyfreithlon ac yn dryloyw, dylech gadw cofnodion i fanylu ar unrhyw gais a wneir o dan yr hawl i wrthwynebu prosesu. Efallai y bydd gan eich darparwr EMS y cyfleuster i gofnodi caniatâd yn erbyn cofnodion etholwyr. 

Mae ein canllawiau diogelu data ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol a Swyddogion Canlyniadau yn rhoi rhagor o wybodaeth am brosesu cyfreithlon a hawliau testun y data.

Dylech adolygu eich holl dempledi e-bost presennol a sicrhau, pan fyddwch yn cyfathrebu trwy e-bost, eich bod yn cynnwys opsiwn datdanysgrifio. Mae'r gwahoddiad i gofrestru drwy e-bost y mae'n rhaid i chi ei ddefnyddio wedi'i ddiweddaru i gynnwys opsiwn datdanysgrifio.

Mae'n rhaid i ymgeiswyr wneud datganiad gwirionedd.1 Unwaith y byddwch wedi cymryd yr wybodaeth ofynnol dylech ei darllen yn ôl i'r ymgeisydd, gan roi cyfle iddynt adolygu'r wybodaeth a ddarparwyd a bodloni eu hunain ei bod yn wir ac yn gywir. 

Os nad oes gan ymgeisydd yr holl wybodaeth wrth law, gallant ffonio'n ôl yn ddiweddarach. Pan fyddwch yn casglu’r wybodaeth sydd ar goll, dylech fynd drwy’r un broses o roi gwybodaeth gyffredinol i’r etholwr am sut y caiff eu data ei ddefnyddio a’u rhybuddio am y drosedd o wneud datganiad ffug. Rhaid gwneud datganiad gwirionedd hefyd i gwmpasu'r wybodaeth goll, a dylech roi cyfle i'r ymgeisydd adolygu'r wybodaeth a ddarparwyd a chywiro unrhyw wallau.

Diweddarwyd ddiwethaf: 14 Awst 2023