Cynnal cofrestru etholiadol - Cymru

Nodi ceisiadau amheus i gofrestru 

Rydych mewn sefyllfa unigryw i nodi digwyddiadau a phatrymau gweithgarwch a allai fod yn arwydd o dwyll etholiadol yn eich ardal leol. Nid oes rhaid derbyn ceisiadau i gofrestru ar eu golwg – mae gennych yr opsiwn i fynd ag unrhyw gais i wrandawiad. Gallwch hefyd ofyn am dystiolaeth ychwanegol os bydd angen er mwyn cadarnhau pwy yw'r ymgeisydd neu benderfynu a oes hawl ganddo i gofrestru. 

Er nad oes unrhyw arwyddion pendant o dwyll posibl o ran cofrestru etholiadol, a bydd pob achos penodol yn wahanol, dylech sicrhau bod gennych systemau ar waith i fonitro arwyddion o dwyll posibl. Bydd angen i'r arwyddion hyn ac unrhyw bwyntiau sbardun ar gyfer cymryd camau pellach gael eu llywio gan: 

• cyd-destun eich ardal leol 
• p'un a ydynt yn gyson neu'n anghyson ag unrhyw ddata eraill sydd ar gael i chi 
• yr amgylchiadau penodol sy'n ymwneud â chais neu geisiadau

Gallai'r canlynol, yn dibynnu ar y cyd-destun, fod yn arwyddion o dwyll posibl: 

• unrhyw nifer o ffurflenni cais cofrestru a gwblheir yn yr un llawysgrifen
• nifer mawr o geisiadau i gofrestru a gyflwynir mewn perthynas ag un eiddo, yn enwedig lle nad yw nifer y ffurflenni yn adlewyrchu'r math o eiddo na'i faint (e.e. 10 o geisiadau ar gyfer fflat fach)
• ceisiadau nad ydynt yn ymddangos eu bod yn cyfateb i'r patrwm arferol o gofrestriadau blaenorol neu bresennol ar gyfer eiddo penodol
• nifer anarferol o geisiadau yn methu'r broses ddilysu, er enghraifft, os bydd pob cais ar gyfer eiddo neu eiddo cyfagos yn methu'r broses ddilysu
• nifer mawr o ardystiadau mewn unrhyw ardal benodol
• gwybodaeth gan y Gwasanaeth Digidol IER am y canlynol: 
  • a yw'r rhif Yswiriant Gwladol a roddwyd gyda'r cais wedi cael ei roi mewn unrhyw geisiadau eraill yn ystod y 12 mis blaenorol ac ym mha ardaloedd awdurdod lleol
  • y cyfeiriad IP cychwynnol ar gyfer pob cais ar-lein

Dylech sicrhau bod systemau ar waith gennych a fydd yn eich helpu i nodi ceisiadau amheus i gofrestru gan gynnwys: 

• hyfforddiant i ganfaswyr a staff swyddfa ar yr hyn y dylid cadw llygad allan amdano
• adolygu data ffurflenni yn rheolaidd er mwyn nodi patrymau
• ystyried y ffordd orau o rannu data am batrymau ceisiadau cofrestru ar y cyd â phleidiau gwleidyddol a chynrychiolwyr etholedig lleol, er mwyn gwella tryloywder a hyder, ac er mwyn iddynt allu helpu i nodi unrhyw gofnodion penodol ar y gofrestr a allai fod yn rhai amheus

Gweithio gyda Phwynt Cyswllt Unigol yr heddlu lleol (SPOC) 

Mae eich SPOC yn yr heddlu lleol yn bartner allweddol a fydd yn eich helpu i sicrhau y nodir achosion posibl o dwyll cofrestru ac yr ymdrinnir â nhw yn ddi-oed.

Gallai camau gweithredu prydlon i fynd i'r afael â thwyll posibl o ran cofrestru etholiadol helpu i osgoi ymchwiliadau costus gan yr heddlu neu heriau cyfreithiol i ganlyniadau etholiadau. 

Sicrhewch eich bod yn glir pwy yw eich SPOC a sut i gysylltu â'r unigolyn hwnnw. Os cewch unrhyw broblemau wrth sefydlu cyswllt â'ch SPOC, cysylltwch â thîm lleol y Comisiwn.

Dylai fod gennych gytundeb â'ch SPOC ynghylch rhannu cyfrifoldebau, fel eich bod yn glir ynghylch rolau eich gilydd.

Dylai eich trafodaethau cynnar gwmpasu'r canlynol:

• prosesau ar gyfer nodi achosion posibl o dwyll a pha gamau y dylid eu cymryd os bydd unrhyw amheuon
• dull y cytunir arno o sicrhau yr ymchwilir ymhellach i honiadau o dwyll lle y bo'n briodol
• sefydlu proses ar gyfer trin tystiolaeth, fel y gall yr heddlu wneud unrhyw waith dadansoddi fforensig

Ymhlith y ddogfennaeth y mae'n debygol y byddai angen i chi ei darparu i'r heddlu ar gyfer ei ymchwiliad mae: 
yr holl bapurau a gafwyd (yn cynnwys amlenni), wedi'u selio mewn pecyn neu amlen
copïau o'r dogfennau mewnol a ddefnyddir i gynnal gwiriadau mewnol (e.e. cofnodion y dreth gyngor)

Dylech hefyd gytuno ar system ar gyfer trin tystiolaeth, yn unol â'r cyngor a roddir gan eich SPOC, fel y gall yr heddlu wneud unrhyw waith dadansoddi fforensig, lle bo angen. 

Bydd yr heddlu yn ymchwilio i unrhyw honiadau o gofrestru etholiadol twyllodrus hyd nes y bydd yn fodlon, ar ôl ymgynghori â Gwasanaeth Erlyn y Goron (CPS) neu Swyddfa'r Goron, nad oes angen cymryd camau pellach neu nad yw'n briodol gwneud hynny, neu y bydd yn trosglwyddo'r ffeil achos i'r CPS er mwyn iddynt ei erlyn. Dylai'r heddlu eich hysbysu chi a, lle y bo'n briodol, y Swyddog Canlyniadau, am gynnydd yr achos yn rheolaidd.