Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ar weinyddu etholiad Senedd y DU ym Mhrydain Fawr

Yn aml, Swyddogion Llywyddu, Clercod Pleidleisio ac aelodau eraill o staff rheng flaen yw'r unig aelodau o'ch staff y bydd pleidleiswyr yn cyfarfod â hwy yn bersonol. Mae'n hanfodol bod staff o'r fath yn cael eu hyfforddi i ddeall eu rôl a chyflawni eu dyletswyddau yn broffesiynol ac effeithiol, a'u bod yn gallu darparu safon uchel o ofal cwsmeriaid.  

Mae angen i staff o'r fath allu cyfathrebu'n dda â phob pleidleisiwr, ac felly dylai materion hygyrchedd gael eu trafod fel rhan o'r hyfforddiant. Er mwyn sicrhau bod staff yn deall y rhwystrau y mae rhai pobl anabl yn eu hwynebu, dylid mynd i'r afael a materion hygyrchedd mewn hyfforddiant. 

Dylech roi copi o lawlyfr y Comisiwn ar gyfer staff gorsafoedd pleidleisio a'r canllaw cyflym ar orsafoedd pleidleisio i staff gorsafoedd pleidleisio ac arolygwyr gorsafoedd pleidleisio, a rhoi cyfarwyddyd iddynt ddarllen y ddau cyn y diwrnod pleidleisio ac i ddod â'u copïau gyda nhw ar y diwrnod pleidleisio ei hun. 

Bydd angen copïau sbâr o'r llawlyfr a'r canllaw cyflym hefyd ar arolygwyr gorsafoedd pleidleisio i'w rhoi i staff gorsafoedd pleidleisio sydd wedi anghofio mynd â'u copïau gyda nhw ar y diwrnod pleidleisio.

Dylai fod yn ofynnol i bob aelod o staff gorsafoedd pleidleisio fynychu sesiwn hyfforddi. Dylai'r sesiwn hyfforddi fynd i'r afael â'r canlynol:

• y tasgau i'w cyflawni cyn y diwrnod pleidleisio 
• sefydlu a rheoli'r orsaf bleidleisio  
• pwy all fynd i orsaf bleidleisio a'r gweithdrefnau i'w dilyn ar y diwrnod pleidleisio ei hun
• y broses ar gyfer derbyn pleidleisiau post a gyflwynwyd yn yr orsaf bleidleisio
• yr angen i sicrhau bod staff gorsafoedd pleidleisio yn gallu delio â chwsmeriaid a chynnig cymorth i bob pleidleisiwr, gan gynnwys bod yn ymwybodol o anghenion hygyrchedd ar gyfer pleidleiswyr anabl 
• diogelwch deunydd ysgrifennu etholiad, gan gynnwys pleidleisiau post a ddychwelwyd
• pwysigrwydd ymdrin â data personol yn unol â deddfwriaeth diogelu data
• y gweithdrefnau i'w dilyn pan fydd gorsafoedd pleidleisio yn cau
• materion iechyd a diogelwch

Dylech roi rhifau cyswllt i staff gorsafoedd pleidleisio ac arolygwyr gorsafoedd pleidleisio i'w defnyddio os bydd unrhyw broblemau. Yn ogystal â rhifau ar gyfer y swyddfa etholiadau, dylai hyn gynnwys rhif cyswllt ar gyfer yr heddlu.

Gall hyfforddi pob aelod o staff, gan gynnwys arolygwyr gorsafoedd pleidleisio, ar y rolau a'r cyfrifoldebau sy'n gysylltiedig â gweithio yn yr orsaf bleidleisio helpu i sicrhau y gellir parhau â phrosesau os bydd aelodau o staff yn absennol. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar Staffio Hyblyg mewn gorsafoedd pleidleisio. 

Rydym wedi paratoi adnoddau i gefnogi eich hyfforddiant gan gynnwys y canlynol:

• templed briffio PowerPoint ar gyfer staff gorsafoedd pleidleisio y gallwch ei ddiweddaru ag unrhyw wybodaeth leol ychwanegol sy'n angenrheidiol yn eich barn chi.  
• cwis ar gyfer staff gorsafoedd pleidleisio ac ymarferion a senarios chwarae rôl y gallwch eu defnyddio fel ffordd o brofi ac ymgorffori dysgu  
• ymarfer ar gwblhau cyfrifon y papurau pleidleisio, er mwyn darparu sail ar gyfer proses ddilysu gywir 
• mae templed o ganllaw graffigol ar ddeunyddiau pecynnu ar gyfer diwedd y cyfnod pleidleisio, i chi ei addasu a'i roi i staff gorsafoedd pleidleisio hefyd ar gael 

Hyfforddi arolygwyr gorsafoedd pleidleisio

Dylech ddarparu briff ychwanegol ar gyfer arolygwyr gorsafoedd pleidleisio, yn cwmpasu eitemau sy'n benodol i'w rôl ac yn sicrhau eu bod yn ymwybodol o'r rhestr wirio ar gyfer arolygwyr gorsafoedd pleidleisio. Rydym wedi datblygu templed o restr wirio ar gyfer arolygwyr gorsafoedd pleidleisio a allai fod yn ddefnyddiol i chi.

Dylai eich hyfforddiant gyfleu'r ffaith bod arolygwyr gorsafoedd pleidleisio yn chwarae rhan bwysig wrth reoli'r bleidlais yn effeithiol a dylent allu ymdrin ag ymholiadau a phroblemau sy'n codi yn yr orsaf bleidleisio ar y diwrnod pleidleisio. Rhaid i arolygwyr gorsafoedd pleidleisio sicrhau bod pob un o'r gorsafoedd pleidleisio y maent yn gyfrifol amdanynt wedi'u gosod yn gywir, bod yr holl adnoddau priodol ar gael iddynt a'u bod yn hygyrch i bob pleidleisiwr ac y gallant nodi unrhyw broblemau sy'n codi a delio â nhw. Er enghraifft, os bydd unrhyw giwiau yn datblygu yn yr orsaf bleidleisio, dylai'r arolygydd gorsafoedd pleidleisio allu dod o hyd i ateb er mwyn lleihau'r ciwiau. 

Mewn rhai amgylchiadau, megis os oes angen gwirio ID ffotograffig etholwr benywaidd yn breifat am resymau crefyddol, efallai y bydd hefyd gofyn i Arolygwyr Gorsafoedd Pleidleisio benywaidd fynd i orsaf bleidleisio i wirio'r ID ffotograffig os mai dim ond staff gwrywaidd sydd gan yr orsaf bleidleisio.

Dylai hyfforddiant hefyd bwysleisio bod yn rhaid ymgymryd â'r dasg o gasglu pleidleisiau post yn ôl cyfarwyddyd y Swyddog Canlyniadau yn ofalus gan sicrhau y caiff yr holl bleidleisiau hynny a gesglir eu cofnodi'n briodol ac yn gywir.  Ni ddylid gadael y pleidleisiau post hyn mewn cerbyd ar unrhyw adeg tra bydd arolygwyr gorsafoedd pleidleisio yn ymweld â'r gorsafoedd pleidleisio. 

Dylech sicrhau bod yr arolygydd gorsafoedd pleidleisio yn ymwybodol y gall fod yn rhan o'r broses o gysylltu â'r swyddfa etholiadau ynghylch gwallau clerigol ar y gofrestr a cheisiadau brys ar gyfer pleidleisio drwy ddirprwy.

Dylech sicrhau bod pob arolygydd gorsafoedd pleidleisio yn cael yr eitemau canlynol: 

• ffôn symudol (os bydd ei angen)
• bathodyn adnabod yn dangos ei enw yn glir fel un o gynrychiolwyr y Swyddog Canlyniadau 
• label ar gyfer ffenestr flaen y car yn nodi'r manylion adnabod priodol 
• map o'r ardal yn nodi lleoliad pob un o'r mannau pleidleisio a ddyrannwyd i'r arolygydd 
• enwau holl aelodau o staff y gorsafoedd pleidleisio a rhif cyswllt ar gyfer pob un o'r Swyddogion Llywyddu 
• rhestr manylion cyswllt o'r holl ddeiliaid allweddol ar gyfer y mannau pleidleisio yn yr ardal a ddyrannwyd (gall hefyd fod yn ddefnyddiol nodi rhif ffôn cyswllt ar gyfer saer cloeau rhag ofn y bydd clo yn methu) 
• rhif ffôn cyswllt ar gyfer yr heddlu
• blwch pleidleisio gyda seliau sbâr
• blwch manion â phapurau a ffurflenni sbâr
• llawlyfrau gorsafoedd pleidleisio a chanllawiau cyflym
• copi o'r gofrestr ar gyfer pob gorsaf bleidleisio
• papurau pleidleisio sbâr (wedi'u selio ac i'w defnyddio mewn argyfwng yn unig) 
• waled/paced y gellir ei selio ar gyfer casglu pleidleisiau post a gaiff eu dychwelyd, ynghyd â chofnodlyfr i gofnodi rhifau pleidleisiau post a ddilëwyd, amser casglu a manylion yr unigolion a'u casglodd 
• cyfrif papurau pleidleisio gwag sbâr 
• rhestr wirio ar gyfer y man pleidleisio/gorsaf bleidleisio i'w chwblhau ar gyfer pob man pleidleisio
• copïau o'r Cod ymddygiad i rifwyr ac unrhyw gyfarwyddiadau lleol eraill