Hyfforddi staff sy’n anfon ac yn agor pleidleisiau post
Dylech roi hyfforddiant i'r holl staff sy’n anfon ac yn agor pleidleisiau post ar y prosesau sydd ynghlwm â phob cam. Gellir darparu’r hyfforddiant hwn yn syth cyn dechrau’r broses o anfon neu agor pleidleisiau post, ond dylech roi nodiadau cyfarwyddyd iddynt ymlaen llaw.
Fodd bynnag, dylech ystyried hyfforddi staff goruchwylio ddiwrnod neu ddau cyn y sesiwn anfon neu agor fel eu bod yn gwbl ymwybodol o’u dyletswyddau a’r hyn a ddisgwylir ganddynt.
Dylai’r hyfforddiant gynnwys:
cynnal yr archwiliadau sicrhau ansawdd gofynnol, p’un ai a ydych chi’n anfon pleidleisiau post yn fewnol neu’n defnyddio contractwr allanol
sicrhau bod y gweithdrefnau agor a’r broses ddilysu yn cael eu dilyn yn gywir a bod trywydd archwilio’n cael ei gynnal.
Dylech ddarparu copi o ganllawiau ar wirio llofnodion y Comisiwn a’r Gwasanaeth Gwyddor Fforensig i unrhyw un a fydd yn ymgymryd â’r gwaith o ddilysu dynodwyr pleidleisiau post ac sydd wedi’i ddirprwyo â'r awdurdod gennych chi i wneud penderfyniadau ar ddatganiadau pleidleisiau post, a’i gyfarwyddo i’w dilyn.
Gallwch ddod o hyd i ganllawiau’r Gwasanaeth Gwyddor Fforensig ar wirio llofnodion yn adran pleidleisio absennol ein tudalen adnoddau.
Dylech hefyd ystyried a allai unrhyw hyfforddiant ychwanegol fod yn briodol i unrhyw un sy’n ymgymryd â’r rôl hon. Dylech sicrhau bod staff yn cael eu hyfforddi’n briodol i sicrhau bod unrhyw ddata personol yn cael ei drin yn unol â deddfwriaeth diogelu data.