Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau sy’n gweinyddu etholiad y Senedd

Swyddogion Llywyddu, Clercod Pleidleisio a staff rheng flaen eraill yn aml yw’r unig aelodau o’ch staff y bydd pleidleiswyr yn cwrdd â nhw’n bersonol. Mae’n hanfodol bod y staff hyn yn cael eu hyfforddi i ddeall eu rôl ac i gyflawni eu dyletswyddau’n broffesiynol ac yn effeithiol, a’u bod yn gallu darparu gofal o safon uchel i gwsmeriaid. 

Rhaid i’r staff hyn allu cyfathrebu’n dda gyda phleidleiswyr. Er mwyn sicrhau bod staff yn deall y rhwystrau y mae rhai pobl anabl yn eu hwynebu wrth bleidleisio, dylid rhoi sylw i faterion hygyrchedd yn yr hyfforddiant. 

Dylech roi copi o lawlyfr y Comisiwn i staff gorsafoedd pleidleisio a chanllawiau cyflym ar orsafoedd pleidleisio i staff gorsafoedd pleidleisio arolygwyr gorsafoedd pleidleisio, a’u cyfarwyddo i ddarllen y ddau cyn y diwrnod pleidleisio a dod â’u copïau gyda nhw ar y diwrnod pleidleisio ei hun.

Gallwch ddod o hyd i’r llawlyfr gorsafoedd pleidleisio a chanllaw cyflym gorsafoedd pleidleisio yn adran gynllunio ein tudalen adnoddau.

Dylech roi copïau sbâr o’r llawlyfr a’r canllawiau cyflym i arolygwyr gorsafoedd pleidleisio fel y gallant eu darparu i staff gorsafoedd pleidleisio os byddant yn anghofio dod â’u copïau gyda nhw ar y diwrnod pleidleisio.

Dylai fod yn ofynnol i holl staff gorsafoedd pleidleisio fynychu sesiwn hyfforddi. Dylai'r sesiwn hyfforddiant fynd i'r afael â’r canlynol:

• y tasgau i’w cyflawni cyn y diwrnod pleidleisio
• gosod a pharatoi gorsafoedd pleidleisio
• pwy sy’n cael mynychu gorsaf bleidleisio
• y gweithdrefnau i’w dilyn ar y diwrnod pleidleisio – yn cynnwys y defnydd o lechi pe defnyddir nhw
• yr angen i staff gorsafoedd pleidleisio ganolbwyntio ar y cwsmer a chynnig cymorth i bob pleidleisiwr, gan gynnwys bod yn ymwybodol o anghenion hygyrchedd pleidleiswyr anabl
• darpariaeth i bleidleiswyr gael gwasanaeth cyfartal yn Gymraeg a Saesneg
• diogelwch offer swyddfa etholiad, gan gynnwys pleidleisiau post a ddychwelwyd
• pwysigrwydd trin data personol yn unol â deddfwriaeth diogelu data
• y gweithdrefnau i’w dilyn wrth i'r pleidleisio ddod i ben
• problemau iechyd a diogelwch

Dylech sicrhau bod holl staff gorsafoedd pleidleisio yn ymgymryd â'r hyfforddiant hwn ac yn ei gwblhau.

Dylech ddarparu rhifau cyswllt i staff gorsafoedd pleidleisio ac arolygwyr gorsafoedd pleidleisio i’w defnyddio os bydd unrhyw broblemau. Yn ogystal â rhifau ar gyfer y swyddfa etholiadau, dylai hyn gynnwys rhif cyswllt ar gyfer yr heddlu.

Gall hyfforddi’r holl staff, gan gynnwys arolygwyr gorsafoedd pleidleisio, ar y rolau a’r cyfrifoldebau sy’n gysylltiedig â gweithio yn yr orsaf bleidleisio helpu i ddarparu staff wrth gefn os collir staff. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ynghylch Staffio hyblyg mewn gorsafoedd pleidleisio.

Rydym wedi paratoi adnoddau i gefnogi eich hyfforddiant, gan gynnwys:  

• templed o friff ar PowerPoint ar gyfer staff gorsafoedd pleidleisio y gallwch chi ei ddiweddaru gydag unrhyw wybodaeth leol ychwanegol sy’n berthnasol yn eich barn chi
• cwis ar gyfer staff gorsafoedd pleidleisio ac ymarferion chwarae rôl a senarios y gallwch eu defnyddio fel mecanwaith ar gyfer profi ac ymgorffori dysgu
• ymarfer ar gwblhau cyfriflen y papurau pleidleisio, i ddarparu’r sylfaen ar gyfer dilysu cywir
• mae yna dempled o ganllawiau graffigol ar ddeunyddiau pacio pan fo gorsafoedd pleidleisio yn cau ar gael i chi ei addasu a’i ddarparu i staff gorsafoedd pleidleisio

Hyfforddi arolygwyr gorsafoedd pleidleisio

Dylech ddarparu briff ychwanegol ar gyfer arolygwyr gorsafoedd pleidleisio, sy’n ymdrin ag eitemau sy’n benodol i’w rôl ac i sicrhau eu bod yn ymwybodol o’r rhestr wirio ar gyfer arolygwyr gorsafoedd pleidleisio. Rydym wedi datblygu templed o restr wirio ar gyfer arolygwyr gorsafoedd pleidleisio a all fod yn ddefnyddiol i chi.

Mae yna restr wirio ar gyfer arolygwyr gorsafoedd pleidleisio yn adran gynllunio ein tudalen adnoddau.

Dylai bod eich hyfforddiant yn cyfleu bod arolygwyr gorsafoedd pleidleisio yn chwarae rôl bwysig o ran rheoli’r pleidleisio yn effeithiol a dylent allu ymdrin ag ymholiadau a phroblemau sy’n codi yn yr orsaf bleidleisio ar y diwrnod pleidleisio. Rhaid i arolygwyr gorsafoedd pleidleisio sicrhau bod yr holl orsafoedd pleidleisio sydd wedi’u dyrannu iddynt wedi’u gosod yn gywir, eu bod yn meddu ar y cyfarpar angenrheidiol a'u bod yn hygyrch i’r holl bleidleiswyr a’u bod yn gallu adnabod unrhyw broblemau sy’n codi, ac ymdrin â nhw. Er enghraifft, os oes unrhyw giwiau’n cronni, dylai arolygydd yr orsaf bleidleisio allu dod o hyd i ateb i’w lleihau.

Dylai hyfforddiant hefyd bwysleisio bod casglu pleidleisiau post yn unol â chyfarwyddyd y Swyddog Canlyniadau yn dasg y mae’n rhaid ei chyflawni’n ofalus, gan sicrhau bod pob un sy’n cael eu casglu yn cael eu cofnodi’n gywir ac yn briodol. Ni ddylid gadael y pleidleisiau post hyn mewn cerbyd wrth i arolygydd yr orsaf bleidleisio ymweld â’r gorsafoedd pleidleisio. 

Dylech roi gwybod i arolygydd yr orsaf bleidleisio y gallai fod yn rhan o gysylltu â’r swyddfa etholiadau ynghylch gwallau clerigol ar y gofrestr a cheisiadau brys drwy ddirprwy.

Dylech sicrhau bod pob arolygydd gorsaf bleidleisio yn cael yr eitemau canlynol:

• ffôn symudol (os oes angen)
• bathodyn adnabod yn dangos yn glir ei enw fel cynrychiolydd y Swyddog Canlyniadau
• label ar gyfer ffenestr flaen y car gyda manylion adnabod priodol
• map o'r ardal sy'n nodi lleoliad yr holl fannau pleidleisio a ddyrannwyd i'r arolygydd
• enwau holl staff y gorsafoedd pleidleisio a rhif cyswllt pob Swyddog Llywyddu
• rhestr manylion cysylltu’r holl ddeiliaid allweddi ar gyfer y mannau pleidleisio yn yr ardal a ddyrannwyd (gall hefyd fod yn ddefnyddiol cael rhif cyswllt saer cloeon rhag ofn y bydd clo'n methu ag agor)
• rhif cyswllt ar gyfer yr heddlu
• blwch pleidleisio gyda seliau sbâr
• blwch eitemau amrywiol gyda deunydd ysgrifennu a ffurflenni sbâr
• llawlyfrau a chanllawiau cyflym gorsafoedd pleidleisio
• copi o’r gofrestr ar gyfer pob gorsaf bleidleisio
• papurau pleidleisio sbâr (wedi’u selio a dim ond i’w defnyddio mewn argyfwng)
• waled/pecyn gyda mecanwaith selio i gasglu pleidleisiau post a ddychwelwyd, ynghyd â log ar gyfer cofnodi nifer y pleidleisiau post a dynnwyd, yr amser casglu a manylion y sawl a’u casglodd
• cyfrif papurau pleidleisio gwag sbâr
• rhestr wirio mannau/gorsafoedd pleidleisio i’w llenwi ar gyfer pob man pleidleisio
• copïau o’r Cod Ymddygiad ar gyfer rhifwyr ac unrhyw gyfarwyddiadau lleol eraill