Mewn rhai achosion, mae'n bosibl y byddwch yn gwneud gwall prosesu a fydd yn golygu na cheir cadarnhad o bwy yw ymgeisydd cyn y terfyn amser ar gyfer gwneud penderfyniadau cyn cyhoeddi'r gofrestr ar gyfer etholiad, er ei fod wedi cyflwyno cais yn gywir. Er enghraifft, efallai y bydd ffurflen gais wedi dod i law ar bapur ond wedi mynd ar goll a heb gael ei phrosesu'n gywir, neu efallai y bydd cais ar-lein wedi cael ei brosesu'n anghywir, gan olygu na wnaethoch ofyn am dystiolaeth ddogfennol ar gyfer cais a wnaed heb ddynodyddion.
Ar ôl darganfod y math hwn o wall prosesu, a chyn y gallwch ychwanegu'r ymgeisydd at y gofrestr, bydd yn rhaid i chi wneud y canlynol o hyd:
bod yn fodlon bod y cais yn cael ei wneud gan unigolyn sy'n cyfateb, yn ôl pob golwg, i'r unigolyn a enwir ar y cais
bod yn fodlon y cafodd y cais ei gyflwyno cyn y terfyn amser (er enghraifft, rhoddwyd stamp dyddiad ac amser arno pan ddaeth i law)
anfon dynodyddion personol yr ymgeisydd i gael eu dilysu
Yn dibynnu ar ba adeg y caiff gwall prosesu ei nodi, mae'n bosibl na chaiff canlyniadau proses baru'r Adran Gwaith a Phensiynau eu dychwelyd mewn pryd i allu cael eu defnyddio i gadarnhau pwy yw'r ymgeisydd er mwyn iddo gael ei ychwanegu at y gofrestr mewn pryd i bleidleisio neu, os na all proses baru'r Adran Gwaith a Phensiynau gadarnhau pwy yw'r ymgeisydd, mae'n bosibl na fydd digon o amser i baru data lleol a/neu gyflawni'r broses eithriadau ddogfennol.
Dan yr amgylchiadau hyn, gallwch hefyd symud ymlaen i'r broses paru data lleol a/neu'r broses eithriadau ddogfennol cyn i chi gael canlyniad proses baru'r Adran Gwaith a Phensiynau.
Os byddwch yn defnyddio'r broses eithriadau ddogfennol a bod ymgeisydd yn rhoi tystiolaeth i chi, dim ond os bydd angen ei chadw fel tystiolaeth a ddefnyddiwyd i benderfynu ar gais a arweiniodd at ganlyniad paru negatif y caniateir i chi gadw'r dystiolaeth hon.1
Os bydd Gwasanaeth Digidol IER yn dychwelyd canlyniad paru positif, bydd y dystiolaeth ddogfennol yn ddiangen a rhaid ei dinistrio. Felly, bydd hefyd angen i chi fod wedi rhoi prosesau ar waith i ddinistrio dogfennau'n ddiogel lle y bo angen. Mae ein canllawiau diogelu data i Swyddogion Cofrestru Etholiadol a Swyddogion Canlyniadau yn cynnwys rhagor o wybodaeth am gadw dogfennau.