Rhaid i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol ddefnyddio Gwasanaeth Digidol IER i gadarnhau pwy yw ymgeisydd, os oes modd iddo wneud hynny. Fodd bynnag, efallai y bydd adegau pan fydd y system yn methu, neu pan fydd rhyw senario arall yn atal y Swyddog Cofrestru Etholiadol rhag defnyddio'r gwasanaeth hwn i anfon neu dderbyn gwybodaeth. Bydd angen i chi allu cael gafael ar geisiadau a wneir ar-lein a'u prosesu os na fydd y gwasanaeth ar gael.
Dylech fod wedi rhoi cynllun wrth gefn ar waith a dylai hwn fod wedi'i ymgorffori yn y cynlluniau parhad busnes sydd gennych eisoes ac yng nghynlluniau eich sefydliad ar gyfer adfer mewn trychineb. Dylai eich cynllun parhad busnes a chynlluniau adfer mewn trychineb eich sefydliad gynnwys y gofyniad i gynnal cysylltiad â Gwasanaeth Digidol IER fel y bo'n briodol a dylid eu hadolygu a'u diweddaru'n rheolaidd.
Y ffordd fwyaf priodol o weithredu fydd aros nes y bydd y gwasanaeth ar gael eto. Fodd bynnag, os bydd angen i chi benderfynu ar geisiadau ar frys, er enghraifft yn union cyn terfyn amser ar gyfer cofrestru ar ôl i chi wneud ymdrechion rhesymol i ddefnyddio Gwasanaeth Digidol IER heb lwyddiant dylech gysylltu â Chanolfan Gymorth IER a fydd yn rhoi gwybod pa opsiynau sydd ar gael ar gyfer cael gafael ar ddata ceisiadau.
Ar ôl cael cyngor gan Ganolfan Gymorth IER, dylech ystyried a ddylid cymryd camau wrth gefn yn lleol ai peidio.