Cynnal cofrestru etholiadol - Cymru

Os bydd person 14 neu 15 oed yn gwneud cais i gofrestru, ni chaiff ei anfon i'w ddilysu yn erbyn cofnodion yr Adran Gwaith a Phensiynau ac felly ni chaiff canlyniadau dilysu eu hanfon atoch. Yn lle hynny, bydd angen i chi ddilysu'r cais gan ddefnyddio cofnodion addysg neu ddata lleol eraill sy'n cyrraedd y safonau. Os na allwch gadarnhau pwy yw ymgeisydd 14 neu 15 oed, dylech ysgrifennu at yr etholwr i roi gwybod iddo na fu modd cadarnhau pwy ydyw, a gofyn iddo gyflwyno dogfennau sy'n profi pwy ydyw. Gelwir hyn yn broses eithriadau.

Caiff pob cais arall i gofrestru ei baru yn erbyn cronfa ddata System Gwybodaeth am Gwsmeriaid (CIS) yr Adran Gwaith a Phensiynau. Ffynhonnell ddata gyfun yw CIS, ac mae'n cynnwys data o systemau mewnol yr Adran Gwaith a Phensiynau, yn ogystal â ffynonellau eraill y llywodraeth, megis Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi (CThEM). Mae'r Adran Gwaith a Phensiynau yn defnyddio CIS fel prif ffynhonnell gwybodaeth am gwsmeriaid.

Er mwyn paru'r data, mae'r Adran Gwaith a Phensiynau wedi datblygu algorithm sy'n paru dynodyddion personol ymgeisydd a anfonwyd ati drwy Wasanaeth Digidol IER yn erbyn cronfa ddata CIS.

Mae algorithm paru'r Adran Gwaith a Phensiynau yn gweithio fel hidlydd. Mae'r camau wedi'u crynhoi'n fras isod: 

• Caiff y dynodyddion personol eu safoni gan yr Adran Gwaith a Phensiynau er mwyn eu gwneud yn fwy cyson â set ddata'r Adran Gwaith a Phensiynau (e.e. cael gwared ar fylchau a chysylltnodau o rifau Yswiriant Gwladol)
• Wedyn, caiff y cofnod personol ei gymharu â'r cofnodion yn set ddata'r Adran Gwaith a Phensiynau yn y dilyniant paru canlynol

1. A oes cofnod yn set ddata'r Adran Gwaith a Phensiynau sydd â rhif Yswiriant Gwladol sy'n cyfateb i'r rhif Yswiriant Gwladol a roddwyd gan yr ymgeisydd? Os nad oes, nodir nad yw'r cofnod personol yn cyfateb ac ni wneir unrhyw ymdrechion eraill i'w baru. 
2. A yw'r cofnod yn set ddata'r Adran Gwaith a Phensiynau a nodir ar gam 1 yn cynnwys dyddiad geni sy'n cyfateb i'r dyddiad geni a roddwyd? Os nad yw, nodir nad yw'r cofnod personol yn cyfateb.
3. A yw'r enwau ar y cofnod yn set ddata'r Adran Gwaith a Phensiynau a nodwyd ar gam 1 yn cyfateb i'r enwau a roddwyd? Gwneir cyfres o ymdrechion i baru'r enw nes y caiff cyfatebiaeth orau ei darganfod. Caiff y rhain eu disgrifio yn nhabl 1.
4. Ar ddiwedd y broses baru, caiff y lefel gyfatebiaeth ei hanfon yn ôl i Wasanaeth Digidol IER. Mae Gwasanaeth Digidol IER yn rhoi sgôr i'r canlyniadau, gan ddangos canlyniad paru llwyddiannus neu aflwyddiannus.
5. Caiff y canlyniadau paru, yn ogystal â'r sgôr a roddwyd iddynt, eu hanfon yn ôl i'ch System Rheoli Etholiad lle y cânt eu dangos i chi. 

Ar y diwedd, bydd gennych gyfres o ddatganiadau paru yn eich System Rheoli Etholiad sy'n disgrifio ar ba lefelau y mae cofnod ymgeisydd wedi llwyddo neu fethu yn erbyn nifer o feini prawf paru. Bydd angen i chi asesu a yw'r sgôr a roddwyd yn cadarnhau pwy yw'r ymgeisydd.

Os bydd rhif Yswiriant Gwladol yn cyfateb i ddyddiad geni ar unrhyw lefelau eraill a nodir yn y tabl isod, caiff canlyniad paru positif ei nodi ar gyfer y cofnod hwnnw.

Nid y sgôr paru yw'r unig beth y gallwch ei ddefnyddio i benderfynu a ydych wedi cadarnhau pwy yw'r ymgeisydd. Er enghraifft, efallai fod gennych ddata lleol sy'n wahanol i'r cofnod yn set ddata'r Adran Gwaith a Phensiynau. Fodd bynnag, os byddwch yn gwneud penderfyniad nad yw'n cyd-fynd â'r sgôr paru (er enghraifft, data lleol sy'n gwrth-ddweud y cofnod yn set ddata'r Adran Gwaith a Phensiynau), dylech gofnodi'r rhesymau dros eich penderfyniad a'r dystiolaeth a ddefnyddiwyd.