Sicrhau bod deunyddiau cyfathrebu yn hygyrch ac yn effeithiol
Wrth fynd ati i lunio deunyddiau cyfathrebu, dylech sicrhau eu bod yn pwysleisio negeseuon allweddol a bod ganddynt gynllun clir ac effeithiol. Drwy ysgrifennu mewn ffordd glir a chryno, mae llawer mwy o siawns y bydd y deunydd yn cyrraedd cynifer o bobl â phosibl ac y bydd y derbynnydd yn deall yr hyn sydd angen iddo ei wneud.
Mae gohebiaeth sy'n darparu gwybodaeth yn y ffordd yr hoffai'r darllenydd ei chael yn fwy tebygol o fod yn fwy effeithiol.
Dylech nodi a oes rhywun yn eich awdurdod lleol sy'n arbenigo mewn ysgrifennu ar gyfer y cyhoedd, Saesneg clir neu wefannau hygyrch neu, os yn bosibl, gallai staff gael hyfforddiant perthnasol.
Nid pawb fydd yn deall yr ohebiaeth a gall fod angen help neu sicrwydd pellach arnynt, felly dylid cynnwys manylion cyswllt ar gyfer cymorth sydd ar gael i'r darllenydd.
I gael rhagor o wybodaeth, gweler ein taflen ffeithiau ar lunio gohebiaeth hygyrch.
Cynhyrchu dogfennau a chyfathrebiadau hygyrch
Mae gan bobl anghenion cyfathrebu gwahanol iawn felly nid oes un dull o greu dogfennau sy'n hygyrch i bawb. Fodd bynnag, mae rhai egwyddorion cyffredinol a fydd yn helpu i sicrhau bod dogfennau ar gael i gynifer o bobl â phosibl.
defnyddiwch Saesneg / Cymraeg plaen
defnyddiwch eiriau byr
ceisiwch osgoi jargon a geiriau cyfreithiol
gwnewch gynnwys gwe a dogfennau Word yn hygyrch i ddarllenwyr sgrin, trwy ddefnyddio arddulliau fformatio, ychwanegwch destun amgen ar gyfer delweddau a cheisiwch osgoi bwledi a thablau ansafonol
Mae rhagor o fanylion am ddulliau technegol ar gael yn www.w3.org.
Mae'r Comisiwn wedi datblygu amrywiaeth eang o dempledi cyfathrebu, a gynhelir gan brofion defnyddwyr, ac arferion da yn hysbysebu, ysgrifennu a dylunio.
Cyfieithiadau a fformatiau amgen
Mae'r Comisiwn yn darparu ffurflenni cofrestru a llythyrau mewn amrywiaeth o ieithoedd. Wrth ddatblygu a thrafod eich strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd, bydd angen i chi sicrhau bod gennych ddealltwriaeth o'r ieithoedd a siaradwyd fwyaf yn eich ardal. Gall deall lefel y galw am ieithoedd penodol olygu cysylltu'n weithredol â grwpiau cymunedol i asesu eu diddordeb, er y dylech hefyd ystyried i ba raddau y bydd deunyddiau wedi'u cyfieithu'n cael eu defnyddio'n weithredol.
Mae'r Comisiwn hefyd yn darparu ffurflenni cofrestru a llythyrau mewn fformatau amgen fel print mawr ac mewn fformat hawdd ei ddeall. Pan fyddwch yn ystyried eich cynulleidfaoedd targed, dylech hefyd ystyried i ba raddau y byddwch yn cynhyrchu gwybodaeth mewn fformatau amgen. O ganlyniad i anghenion cyfathrebu gwahanol bobl, ni fydd un dull yn addas i bawb. Dylai Swyddogion Cofrestru Etholiadol gael system yn ei le i adnabod anghenion cyfathrebu'r etholwyr i sicrhau eu bod yn gallu adnabod a chyflawni’r anghenion hynny.