Cynnal cofrestru etholiadol - Cymru

Mae'n rhaid i chi gadw'r dogfennau a'r wybodaeth ganlynol os cânt eu cyflenwi fel rhan o gais, gan gynnwys unrhyw gopïau a wneir o ddogfennau gwreiddiol, nes bod penderfyniad wedi'i wneud ar y cais:1

• y ffurflen gais ei hun 
• y wybodaeth a gewch o ganlyniad i gais ar-lein
• unrhyw dystiolaeth a dderbynnir gennych o dan y prosesau ardystio neu eithriadau dogfennol.

Mae'n rhaid i lofnodion a dyddiadau geni pleidleiswyr post a phleidleiswyr sy'n pleidleisio drwy ddirprwy gael eu storio'n ddiogel. Gellir sganio ceisiadau papur a'u storio'n electronig, neu gallwch gadw'r ffurflenni papur gwreiddiol. 

Gallwch gadw'r wybodaeth a'r dogfennau hyn ar ôl i chi benderfynu ar y cais.2 Nid yw deddfwriaeth diogelu data yn nodi unrhyw uchafswm cyfnod ar gyfer cadw data personol, ond mae'n nodi na chaiff data personol a brosesir at unrhyw ddiben eu cadw am fwy o amser nag sydd ei angen at y diben hwnnw. 

Felly, bydd angen i chi ystyried a fyddai'n briodol i chi gadw'r wybodaeth am gyfnod penodol er mwyn ystyried y posibilrwydd y gallai fod her gyfreithiol ac unrhyw waith dadansoddi y gallai fod angen i'r heddlu ei gyflawni os bydd unrhyw bryderon ynghylch uniondeb.   

Mae'n bwysig bod eich polisi cadw dogfennau yn nodi'r cyfnod y byddwch yn cadw dogfennau a'ch rheswm dros wneud hynny. Oni fydd her gyfreithiol neu ymchwiliad, ni ddylech gadw unrhyw ddogfennau sy'n ymwneud ag etholwr penodol am fwy na 12 mis ar ôl i'w enw gael ei dynnu oddi ar y gofrestr, gan mai dyma'r terfyn amser arferol ar gyfer unrhyw erlyniadau.

Mewn unrhyw achos, oni fydd her gyfreithiol, sicrhewch nad ydych yn cadw dogfennau am fwy o amser na'r hyn a nodir yn eich polisi cadw dogfennau a'u bod yn cael eu dinistrio'n ddiogel ar yr adeg briodol. Dylai hyn gynnwys sicrhau bod gennych brosesau ar waith i reoli unrhyw ddelweddau wedi'u sganio a ddelir ar eich system rheoli etholiad. 

Mae Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yn rhoi cyngor cyffredinol ar gadw data personol.

Os byddwch yn penderfynu cadw unrhyw ddogfennau sy'n ymwneud â chais ar ôl i chi benderfynu arno, bydd yn rhaid i chi hepgor rhif Yswiriant Gwladol yr ymgeisydd o unrhyw ddogfennaeth sydd gennych, gan gynnwys y ffurflen gais, o fewn cyfnod o 13 mis o'r dyddiad y penderfynwyd ar y cais.3  Ni fydd y gofyniad i hepgor rhif Yswiriant Gwladol yr ymgeisydd yn gymwys os bydd angen y ddogfennaeth hon ar gyfer unrhyw ymchwiliadau neu achosion sifil neu droseddol.4

Mae angen i chi sicrhau y gallwch hepgor y cyfryw wybodaeth, a all gynnwys defnyddio meddalwedd hepgor arbennig. Dylai Swyddog Diogelu Data y cyngor allu rhoi cyngor i chi ar hepgor gwybodaeth bersonol. Bydd angen i chi hefyd gadw cofnod o'r diwrnod y gwnaethoch benderfynu ar gais, er mwyn i chi allu cyfrifo'r cyfnod o 13 mis yn gywir. Gall eich System Rheoli Etholiad eich helpu i wneud hyn.

Dim ond ar geisiadau papur, neu os bydd rhywun wedi gwneud cais yn bersonol neu dros y ffôn, y bydd rhifau Yswiriant Gwladol ar gael; ni fyddwch yn derbyn y rhif Yswiriant Gwladol ar gyfer ceisiadau a wneir ar-lein.

Am fwy o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar ystyriaethau diogelu data sy'n cynnwys rhagor o wybodaeth am storio data personol a chadw dogfennau, gan gynnwys yr hyn y dylid ei gynnwys mewn polisi cadw dogfennau.