Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau sy’n gweinyddu etholiad y Senedd

Dylech nodi gofynion staffio ar gyfer anfon pleidleisiau post a sesiynau agor pleidleisiau post. Efallai y bydd angen y staff canlynol: 

• staff goruchwylio sydd wedi’u hyfforddi’n arbennig
• staff gweinyddol
• staff TG

Rhaid i chi beidio â phenodi unrhyw un sydd wedi cael ei gyflogi gan neu ar ran ymgeisydd unigol neu blaid wleidyddol yn yr etholiad neu ynghylch yr etholiad.1

Dylech chi gadw mewn cof y pwysau amser y gall y gwaith o gyflenwi ac agor pleidleisiau post ei roi ar staff craidd wrth i chi ystyried eich anghenion o ran staffio. 

Staffio ar gyfer anfon pleidleisiau post

Bydd angen nifer o sesiynau ychwanegol ar gyfer anfon pleidleisiau post yn y cyfnod cyn y diwrnod pleidleisio i nodi’r rheini sydd wedi gwneud cais ar gyfer pleidlais bost ac i gofrestru cyn y dyddiad cau ar gyfer cofrestru. Bydd angen i chi ystyried sut i reoli hyn, gan sicrhau bod modd anfon pleidleisiau drwy’r post at etholwyr cyn gynted â phosibl. 

Dylech hefyd ystyried cyfanswm nifer y pleidleisiau post cyfredol a chyfanswm nifer y pleidleisiau post a ragwelir wrth benderfynu ar eich trefniadau staffio, yn ogystal â’r potensial am ymgysylltu a diddordeb hwyr yn yr etholiadau, pan fydd y cwmpas ar gyfer addasu cynlluniau yn gyfyngedig. Dylech gynllunio ar gyfer y posibilrwydd y bydd nifer uchel yn pleidleisio ond dylech dybio fan leiaf na fydd nifer y pleidleiswyr drwy’r post yn llai na nifer y pleidleiswyr post yn yr etholiad cyfatebol diwethaf. Bydd eich adolygiad o ddigwyddiadau etholiadol diweddar yn rhoi syniad i chi o ba mor gadarn oedd eich rhagdybiaethau staffio blaenorol.

Efallai y bydd angen i chi ddiwygio’r asesiad hwn ar ôl i chi gael y rhestrau terfynol o bleidleiswyr post gan y Swyddog Cofrestru Etholiadol. Dylech gynnwys digon o hyblygrwydd a threfniadau wrth gefn yn eich trefniadau staffio i ddelio â chynnydd munud olaf yn nifer y pleidleiswyr post, cynnydd annisgwyl yn nifer y bobl sy’n pleidleisio, neu niferoedd amrywiol o bleidleisiau post sy’n cael eu dychwelyd ar wahanol ddiwrnodau. Er enghraifft, os oes yna ddadleuon yn cael eu darlledu ar y teledu, gall hyn gael effaith ar batrwm a nifer y cofnodion a dylai fod hyn yn rhan o’ch ystyriaethau wrth bennu’ch anghenion staffio. Mae angen i’ch trefniadau hefyd fod yn rhai sy’n golygu y gallwch chi sicrhau eich bod yn gallu rheoli’r rhai sy’n cael eu danfon i orsafoedd pleidleisio yn effeithiol ar ddiwrnod yr etholiad. 

Rheoli Contractwyr

Os byddwch yn penderfynu rhoi’r holl broses neu ran o’r broses o anfon pleidleisiau post ar gontract allanol, dylech ddynodi aelod o’r tîm prosiect i fonitro gwaith sy’n cael ei gontractio allan ac yn benodol i fynychu’r rhannau hynny o’r broses gyflenwi sydd wedi cael eu contractio allan. Dylai’r unigolyn hwn fonitro gwaith y contractwr, a ddylai gynnwys cyflawni tasgau fel:

• hapwirio i sicrhau nad yw gwaith papur y pleidleisiau post yn cynnwys unrhyw wallau
• gwirio bod y pecynnau pleidleisiau post yn cael eu rhoi at ei gilydd yn gywir
• sicrhau bod unrhyw bleidleisiau post y mae angen iddynt fynd dramor yn cael eu blaenoriaethu

Am ragor o wybodaeth, darllenwch ein canllawiau ynghylch rheoli contractwyr a chyflenwyr.

Staffio ar gyfer agor pleidleisiau post

Bydd eich penderfyniad ar sut y caiff dynodwyr personol eu dilysu, gan gynnwys faint o’r broses hon sy’n cael ei hawtomeiddio a faint ohoni y mae angen ei gwneud â llaw, yn effeithio ar nifer y staff y bydd eu hangen arnoch ar gyfer agor pleidleisiau post a ddychwelir. Rhaid i chi gael trefniadau ar waith i allu gwirio 100% o ddynodwyr pleidleisiau post.2