Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau sy’n gweinyddu etholiad y Senedd

Eich lle chi yw ystyried pob gorsaf bleidleisio yn unigol a gwneud penderfyniadau ynghylch dyrannu staff ac etholwyr yn unol â hynny.

Rydym yn argymell y cymarebau canlynol wrth ddyrannu etholwyr a staff i orsafoedd pleidleisio:

• ni ddylai bod gan orsaf bleidleisio dros 2,500 o etholwyr wedi'u dyrannu iddi
• yn ogystal â Swyddog Llywyddu, dylai fod yna un Clerc Pleidleisio ar gyfer gorsafoedd pleidleisio sydd â hyd at 750 o etholwyr 
• dylid penodi un Clerc Pleidleisio yn ychwanegol ar gyfer gorsafoedd pleidleisio sydd â hyd at 1,500 o etholwyr
• dylid penodi un Clerc Pleidleisio yn ychwanegol eto ar gyfer gorsafoedd pleidleisio sydd â hyd at yr uchafswm o 2,500 o etholwyr

Arweiniad yn unig yw’r cymarebau hyn; nid ydynt yn orfodol. Dylech hefyd gadw mewn cof unrhyw gyfarwyddiadau neu argymhellion gan y Bwrdd Rheoli Etholiadol. 

Wrth wneud penderfyniadau ynghylch dyrannu etholwyr a staff i orsafoedd pleidleisio, dylech ystyried yn llawn amgylchiadau penodol pob gorsaf bleidleisio ac anghenion eich etholwyr yn gyffredinol, a dogfennu’r rhesymeg wrth wraidd y penderfyniadau a wnewch. 

Dylech ystyried y canlynol fan leiaf: 

• nifer tebygol y pleidleiswyr sy’n pleidleisio am y tro cyntaf mewn etholiad y Senedd, gan gynnwys pobl ifanc 16 ac 17 oed a dinasyddion tramor sy’n gymwys, a all fod angen eglurhad o’r broses bleidleisio
• unrhyw amgylchiadau lleol penodol fel cynnydd yn y boblogaeth (er enghraifft, oherwydd unrhyw ddatblygiadau tai newydd ers eich adolygiad diwethaf o orsafoedd pleidleisio) a thueddiadau demograffig 
• nifer y pleidleiswyr post
• y potensial am ymgysylltu hwyr, gan gynnwys unrhyw broblemau lleol neu genedlaethol a all effeithio ar y nifer sy’n pleidleisio a diddordeb yn yr etholiad – dylech gymryd yn ganiataol na fydd y nifer sy’n pleidleisio yn llai na’r etholiadau cyfatebol diwethaf
• gwasgariad pleidleiswyr yn ystod y dydd – er enghraifft, os bydd tueddiadau diweddar yn dangos bod nifer fawr o bleidleiswyr yn dod i’r orsaf yn y bore, gwnewch yn siŵr bod eich cymarebau staffio yn caniatáu ar gyfer hyn, a bydd yn atal ciwiau mawr
• cymorth ychwanegol y gall fod ei angen ar etholwyr i ddeall unrhyw newidiadau diweddar i’r broses etholiadol
• sut fydd y pleidleiswyr yn symud drwy'r broses bleidleisio o gyrraedd i adael yr orsaf bleidleisio, gan ystyried maint a gosodiad yr orsaf bleidleisio

Nid yw’r rhestr hon yn gynhwysfawr, a dylech hefyd ystyried unrhyw ffactorau eraill sy’n briodol yn eich barn chi. 

Mae ein canllawiau hygyrchedd yn cynnwys ffactorau ychwanegol i’w hystyried wrth gynllunio eich lefelau staffio yn yr orsaf bleidleisio. Dylid gwneud pob penderfyniad fesul achos ac nid ar gyfer yr etholaeth yn ei chyfanrwydd.

Yn ogystal â chadw cofnod o’r penderfyniadau a wnaed, dylech gynnal cynllun sy’n sicrhau eich bod yn gallu ymateb i unrhyw broblemau, er enghraifft, delio â chiw mewn un neu fwy o orsafoedd pleidleisio yn eich ardal ar adegau arbennig o brysur fel y rhuthr traddodiadol ar ôl gwaith, neu yn y cyfnod cyn diwedd y cyfnod pleidleisio am 10pm. Rhaid rhoi papur pleidleisio i bleidleiswyr sy’n aros mewn ciw yn eu gorsaf bleidleisio am 10pm.1

Arolygwyr gorsafoedd pleidleisio

Yn ogystal â gwneud penderfyniadau ynghylch nifer y staff y bydd eu hangen arnoch mewn gorsafoedd pleidleisio, dylech hefyd sicrhau bod gennych ddigon o arolygwyr gorsafoedd pleidleisio i gefnogi’r broses o gynnal yr etholiad yn eich ardal. Wrth wneud eich penderfyniad, dylech ystyried ffactorau fel eich daearyddiaeth leol a phrofiad staff gorsafoedd pleidleisio ym mhob man bleidleisio. 

Ceir rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau penodi arolygwyr gorsafoedd pleidleisio.

Enghreifftiau o drefnu staff mewn gorsaf bleidleisio

Mae gwahanol opsiynau ar gael i chi ar gyfer defnyddio staff mewn gorsafoedd pleidleisio. Dylai eich cynlluniau fod yn ddigon hyblyg i’ch galluogi i drefnu staff i ymateb i faterion neu anghenion penodol a allai godi drwy gydol y diwrnod pleidleisio.

Dyma rai enghreifftiau:

• os oes gennych un Swyddog Llywyddu a dau aelod ychwanegol o staff wedi’u neilltuo i orsaf bleidleisio, dylai’r tri aelod o staff gael eu hyfforddi i fod yn rhan o’r broses gyflenwi. Wrth i ddau aelod o staff gynnal y broses gyflenwi, gallai’r llall weithredu fel swyddog gwybodaeth i roi cyngor a chymorth i bleidleiswyr yn ôl yr angen
• os yw'r man bleidleisio yn cynnwys mwy nag un orsaf bleidleisio, gellid defnyddio aelod arall o staff fel swyddog gwybodaeth sy'n cwmpasu pob un o'r gorsafoedd pleidleisio ac i helpu i gyfeirio pleidleiswyr i'r orsaf bleidleisio gywir a darparu cyngor a chymorth yn ôl yr angen
• gellid defnyddio staff o un orsaf bleidleisio yn y man bleidleisio hefyd i gynorthwyo staff mewn gorsaf bleidleisio arall yn yr adeilad hwnnw os oes angen, er enghraifft o ganlyniad i nifer uchel o bleidleiswyr yn mynychu un o’r gorsafoedd ar adeg benodol pan fo’r orsaf arall yn dawel.

Efallai y byddwch hefyd yn ystyried penodi tîm staff gorsaf bleidleisio wrth gefn i’w defnyddio’n hyblyg yn ôl yr angen, fel ar adegau prysur neu yn y cyfnod cyn diwedd y pleidleisio, neu i ymateb i faterion penodol a allai godi drwy gydol y diwrnod pleidleisio. Er enghraifft, gallech leoli staff ychwanegol yn y man bleidleisio fwyaf/prysuraf sydd gennych mewn ardal a’u trosglwyddo i orsafoedd eraill yn yr ardal pan fo angen.

Os nad yw’n hawdd cyrraedd rhannau o’r etholaeth, efallai y byddai’n ddefnyddiol i chi gael timau yng ngwahanol rannau o’r ardal.  

Bydd angen i chi hefyd feddwl am sut i hyfforddi staff er mwyn i chi allu eu defnyddio’n hyblyg ar ddiwrnod yr etholiad. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ynghylch hyfforddi swyddogion llywyddu, clercod pleidleisio ac arolygwyr gorsafoedd pleidleisio.