Dylech gynnal cronfa ddata gynhwysfawr o eiddo er mwyn cyflawni eich dyletswyddau cofrestru mewn ffordd effeithiol, a chymryd camau i'w chynnal drwy gydol y flwyddyn.
Dylech archwilio cofnodion eraill awdurdodau lleol er mwyn helpu i nodi:
eiddo preswyl newydd
eiddo y gwneir defnydd newydd ohono
eiddo gwag
eiddo nad yw'n bodoli mwyach
eiddo nad yw wedi cael ei adeiladu eto
Gallwch hefyd ddefnyddio staff canfasio a staff dosbarthu cardiau pleidleisio, lle y caiff cardiau pleidleisio eu dosbarthu â llaw, i chwilio am eiddo nad ydynt ar y gronfa ddata gyfredol, a chywiro unrhyw wallau a nodir. Lle y byddwch yn defnyddio staff at y diben hwn, sicrhewch eu bod yn cael cyfarwyddiadau clir ynghylch sut y dylent roi gwybod am y materion a nodir ganddynt a'u cofnodi.