Pa gofnodion y gellir eu harchwilio er mwyn helpu i gynnal y gronfa ddata eiddo?  

Dylech hefyd archwilio cofnodion eraill awdurdodau lleol er mwyn helpu i nodi eiddo preswyl newydd ac eiddo y gwneir defnydd newydd ohono, yn ogystal ag eiddo sy'n wag, nad yw'n bodoli neu nad yw wedi'i adeiladu eto. 

Mae'n hanfodol y caiff pob eiddo ei osod yn y dosbarth pleidleisio cywir er mwyn sicrhau na chaiff etholwyr eu cynnwys yn yr ardal etholiadol anghywir. Bydd angen bod yn arbennig o ofalus yn hyn o beth mewn perthynas ag eiddo newydd a lle y cafwyd unrhyw ffiniau newydd. 

Gall y broses o archwilio cofnodion eraill awdurdodau lleol, fel gwybodaeth a ddelir gan adrannau neu systemau mapio eraill, helpu i sicrhau y caiff pob eiddo ei osod yn gywir ar y gronfa ddata eiddo. Dylech fod yn fodlon nad yw cofnod yr awdurdod lleol yn cynnwys unrhyw wallau cyn i chi fynd ati i ddiwygio'r gronfa ddata eiddo. 

Gall fod yn ddefnyddiol i chi gydweithio â'r adrannau canlynol hefyd: 

Treth gyngor – bydd y Swyddfa Brisio yn rhoi manylion am newidiadau i werthoedd ardrethol eiddo i swyddfa'r dreth gyngor, er enghraifft lle y caiff eiddo ei addasu o'r newydd, ei adeiladu neu ei ddymchwel. Dylech wneud cais am gopi o'r wybodaeth hon. 

Cofrestr o dai amlfeddiannaeth – gall y cartrefi hyn achosi problemau penodol wrth sicrhau bod y preswylwyr wedi'u cofrestru'n gywir.  Er enghraifft, efallai na chaiff post a gyfeirir at y Deiliad ei gwblhau gan unrhyw un o'r preswylwyr, am fod y ffurflen wedi'i chyfeirio at Ddeiliad yr adeilad ac nid at unrhyw ystafell neu fflat benodol yn yr adeilad. Mae'n bwysig bod cartrefi amlfeddiannaeth wedi'u codio'n gywir yn eich cronfa ddata eiddo, oherwydd efallai y byddwch yn dewis ymdrin â'r rhain yn wahanol yn ystod canfasiad. 

Mae Deddf Tai 2004 yn cynnwys gofyniad i drwyddedu rhai tai amlfeddiannaeth penodol. Fel rhan o'r cynllun trwyddedu, mae'n ofynnol i landlordiaid rhai tai amlfeddiannaeth roi gwybodaeth i'r cyngor trwyddedu, gan gynnwys: 

• enw a chyfeiriad y landlord a'r asiant rheoli (os oes un)
• nifer yr unedau a osodir ar wahân
• nifer yr aelwydydd yn y tŷ amlfeddiannaeth
• nifer y bobl sy'n byw yn y tŷ amlfeddiannaeth

Yn ogystal, bydd awdurdod tai lleol yn cynnal cofrestr gyhoeddus o'r trwyddedau a roddwyd ganddo, sy'n gorfod cynnwys nifer yr ystafelloedd yn y tŷ amlfeddiannaeth sy'n darparu llety cysgu a byw (ac, yn achos tŷ amlfeddiannaeth sy'n cynnwys fflatiau, nifer y fflatiau)

Dylech drefnu eich bod yn archwilio'r cofnodion hyn wrth adolygu eich cronfa ddata eiddo er mwyn sicrhau bod pob preswylydd mewn tŷ amlfeddiannaeth yn cael ffurflenni cofrestru ar wahân. 

Cynllunio a rheoli adeiladu – Dylai'r adran rheoli datblygu allu darparu rhestrau rheolaidd o ganiatadau cynllunio.  

Dylech gadw cofnod o ganiatadau cynllunio amlinellol er gwybodaeth, hyd nes y rhoddir caniatâd llawn. Mae'n bosibl na fydd datblygwr yn dechrau gweithio ar ddatblygiad am sawl blwyddyn a gallai manylion caniatâd gael eu newid cyn i'r datblygiad fynd rhagddo. 

Gall gwybodaeth fel caniatadau dibreswyl neu ganiatadau adeiladu rhestredig fod yn amherthnasol, a dylid sicrhau nad ychwanegir y wybodaeth hon at y gronfa ddata eiddo. 

Gall archwilio cofnodion rheoli adeiladau a chydweithio ag adeiladwyr roi syniad hefyd o gynnydd datblygiadau newydd a ph'un a ydynt yn barod ar gyfer meddiannaeth breswyl.

Yn lle cysylltu â'r adran cynllunio a rheoli adeiladu yn uniongyrchol, efallai y gallwch gael y wybodaeth angenrheidiol gan y Swyddfa Brisio. 

Rhestrau tir ac eiddo lleol – dylech gydweithio'n agos â gwarchodwr y rhestr er mwyn sicrhau bod modd diweddaru eich cronfa ddata eiddo yn gyflym ac yn gywir, ac er mwyn sicrhau bod rhifau cyfeirnod eiddo unigryw yn cael eu hatodi i bob eiddo yn eich ardal, oherwydd gall hyn hwyluso'r broses o'u cyfateb â chofnodion swyddogol eraill. 

Er y dylai rhestr gynhwysfawr a diweddar allu rhoi gwybodaeth am bob math o lety, yn cynnwys ystafelloedd a fflatiau mewn adeiladau, efallai y byddwch yn canfod newidiadau i eiddo o hyd, a gallwch fwydo'r rhain yn ôl i'r rhestr tir ac eiddo lleol. 

Systemau gwybodaeth ddaearyddol – gall hwn fod yn adnodd defnyddiol i ddod o hyd i eiddo ac i gynnal ffiniau ardaloedd canfasio, dosbarthiadau pleidleisio a ffiniau etholiadol eraill. Dylid darparu mapiau i staff sy'n gwneud ymholiadau o dŷ i dŷ er mwyn eu helpu i ddod o hyd i eiddo ac i olrhain cynnydd unrhyw ddatblygiadau newydd. 

Gall defnyddio systemau gwybodaeth ddaearyddol ochr yn ochr â data eiddo y cyfeirir ato'n briodol fod yn ddefnyddiol iawn wrth ddadansoddi amrywiadau yn y wybodaeth a gyflwynir, ac felly gall lywio'r broses o gynllunio sut y dylech gyflawni eich dyletswyddau i gynnal y gofrestr. 

Enwi strydoedd – bydd gorchmynion enwi a rhifo strydoedd yn rhoi gwybodaeth am eiddo, datblygiadau newydd ac unrhyw newidiadau i enwau strydoedd a chynlluniau rhifo ar stryd. Os na chaiff y wybodaeth hon ei darparu eisoes, dylech ofyn amdani. 

Gwasanaethau cymdeithasol – bydd y gwasanaethau cymdeithasol yn gallu darparu rhestrau cyfredol o gartrefi preswyl a chartrefi gofal. 

Cofrestrfa Tir – gellir ei defnyddio i gael gwybodaeth am berchenogion eiddo ac eiddo a werthir, a all roi gwybodaeth ddefnyddiol am newidiadau, yn enwedig gan fod enw'r prynwr yn cael ei roi sy'n caniatáu i chi anfon gohebiaeth bersonol.

Os byddwch yn gwneud newidiadau i'ch cronfa ddata eiddo yn seiliedig ar wybodaeth a roddir yng nghofnodion eraill awdurdodau lleol, dylech fod yn fodlon bod y cofnod a archwiliwyd gennych yn gywir. 

Gall ffynonellau gwybodaeth allanol fod yn werthfawr hefyd: 

Post Brenhinol – gall roi gwybodaeth am godau post. Cyhoeddir diweddariadau ar godau post yn flynyddol. Gallwch hefyd gael codau post ar gyfer cyfeiriadau penodol, neu gyfeiriadau ar gyfer codau post, yn https://www.royalmail.com. 

Eiddo masnachol a diwydiannol – mae gan lawer ohonynt anheddau preswyl ynghlwm wrthynt nad ydynt o bosibl yn amlwg. Er enghraifft, fflatiau uwchben eiddo manwerthu y cyfeirir atynt fel eiddo cyfansawdd ar restr brisio. Gall eu defnydd fel unedau preswyl amrywio o flwyddyn i flwyddyn felly gallai cysylltu â pherchenogion siopau a chyflogeion helpu i nodi anheddau preswyl.