Ai copïau neu ddogfennau gwreiddiol y dylai ymgeiswyr eu cyflwyno?
Yn gyntaf, dylech ofyn i'r ymgeisydd gyflwyno llungopïau o'r dystiolaeth. Dylai unrhyw gopïau o ddogfennau y bydd ymgeiswyr yn eu cyflwyno neu y byddwch chi'n eu gwneud o ddogfennau gwreiddiol gael eu storio'n ddiogel yn yr un ffordd â ffurflenni cais.
Gall ymgeiswyr ddod â chopïau neu ddogfennau gwreiddiol i'ch swyddfa os nad ydynt am eu hanfon drwy'r post.
Rhaid i chi fod yn fodlon bod y dogfennau neu'r copïau a roddir i chi yn ymddangos yn ddilys. Os byddwch yn amau nad yw copi yn ddilys neu os bydd ansawdd copi mor wael fel na allwch asesu'r ddogfen, gallwch ofyn i'r ymgeisydd gyflwyno'r ddogfen wreiddiol neu'r dogfennau gwreiddiol i chi yn eich swyddfa neu anfon y dogfennau gwreiddiol atoch er mwyn i chi eu copïo a'u dychwelyd. Dylech fod yn ymwybodol mai chi fyddai'n gyfrifol am sicrhau y caiff y ddogfen ei chludo'n ddiogel yn yr ail achos.
Os byddwch yn amau nad yw dogfen wreiddiol yn ddilys, gallwch ofyn i'r ymgeisydd gyflwyno tystiolaeth ddogfennol amgen yn y lle cyntaf. Os na fydd tystiolaeth ddogfennol amgen ar gael, dylech gyfeirio'r ymgeisydd at y broses ardystio neu wrthod y cais.
Os nad yw'n ymddangos bod tystiolaeth ddogfennol yn ddilys, dylech roi gwybod i'r ymgeisydd am y cosbau a roddir am gyflwyno gwybodaeth anwir a rhoi gwybod i'ch Pwynt Cyswllt Unigol yn yr heddlu bod gwybodaeth anwir wedi cael ei chyflwyno o bosibl.