Os byddwch yn gofyn i ymgeisydd gyflwyno tystiolaeth ddogfennol, dylech ysgrifennu at yr ymgeisydd yn rhoi gwybod iddo na fu modd cadarnhau pwy ydyw fel sy'n ofynnol gan y gyfraith ac yn gofyn iddo gyflwyno tystiolaeth ddogfennol i brofi pwy ydyw er mwyn cofrestru.1
Dylech fod yn ystyriol o effaith hyn ar yr ymgeisydd, er enghraifft yr henoed neu bobl agored i niwed neu bobl nad Saesneg yw eu hiaith gyntaf.
Dylai'r llythyr restru'r mathau o dystiolaeth y mae'n rhaid eu cyflwyno, a faint o bob math. Gall hefyd bennu terfyn amser i'r ymgeisydd ymateb. Bydd terfyn amser yn ddefnyddiol wrth benderfynu a ddylid gwrthod cais am na chafwyd ymateb. Eich dewis chi fydd faint o amser a roddir i ymateb; fodd bynnag, dylid rhoi amser rhesymol i'r ymgeisydd ddod o hyd i'r dogfennau gofynnol a'u cyflwyno.