Cynnal cofrestru etholiadol - Cymru

Mae’r canllawiau hyn yn amlinellu’r gofynion cyfreithiol ar gyfer coladu a rhannu data. Y nod yw cefnogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol (a Swyddogion Canlyniadau lle bo’n berthnasol) i wneud penderfyniadau ynghylch a ellir rhannu’r data y gofynnwyd amdano, ac os yw’n briodol, sut a phryd i rannu’r data lleol hwnnw. 

Rhestr Gwrthod Papurau Pleidleisio

Yn etholiadau Senedd y DU ac etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu, rhaid i staff gorsafoedd pleidleisio gwblhau Rhestr Gwrthod Papurau Pleidleisio. 
Rhaid peidio â datgelu gwybodaeth o’r Rhestr Gwrthod Papurau Pleidleisio, ac eithrio yn yr achosion canlynol:

• i'r etholwr, y gwrthodwyd ei bapur pleidleisio, neu yn achos dirprwy y gwrthodwyd papur pleidleisio iddo, y person sy'n gweithredu fel dirprwy neu'r etholwr yr oedd yn gweithredu fel dirprwy ar ei ran 
• gan orchymyn llys
   

Gwybodaeth y ffurflen gwerthuso ID pleidleisiwr 

Ar gyfer y ddau etholiad Senedd y DU nesaf, mae'n ofynnol yn ôl y gyfraith i staff gorsafoedd pleidleisio gasglu data trwy gydol y diwrnod pleidleisio mewn perthynas â gwirio ID ffotograffig a chynorthwyo o ran gwerthuso sut mae'r gofynion ID yn gweithio'n ymarferol.

Yn ogystal, er nad yw'n ofynnol yn gyfreithiol i wneud hynny, gall Swyddogion Canlyniadau benderfynu casglu data mewn is-etholiadau Senedd y DU neu etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu mewn perthynas â gwirio ID ffotograffig. Er nad yw’n ofyniad statudol i gasglu’r wybodaeth hon, byddem yn argymell ei chasglu er mwyn deall gweithrediad y gofynion ID pleidleisiwr mewn gwahanol fathau o etholiadau.

Mae’n rhaid i chi, cyn gynted ag y bo’n ymarferol ar ôl derbyn ffurflenni gwerthuso ID pleidleisiwr yr orsaf bleidleisio, wneud y data sydd wedi’i gynnwys arnynt yn ddienw (er enghraifft, trwy ddinistrio unrhyw daflenni nodiadau sy’n gysylltiedig â’r ffurflenni gwerthuso ID pleidleisiwr, neu drwy ddileu unrhyw fanylion etholwr a gofnodwyd ar y ffurflen gwerthuso ID pleidleisiwr at ddiben coladu unrhyw ddata gofynnol).

Casglu data statudol yn etholiad cyffredinol Senedd y DU

Er mwyn casglu gwybodaeth ffurflen gwerthuso ID pleidleisiwr yn statudol, rhaid i’r data a gesglir gael ei goladu i ddau grŵp ar wahân: 

• un grŵp yn darparu cyfanswm ffigurau ar gyfer pob gorsaf bleidleisio lle rhoddwyd esboniad i bleidleiswyr o’r gofyniad ID ffotograffig cyn iddynt wneud cais am bapur pleidleisio (e.e. lle penodwyd staff i gyfarch pleidleiswyr ac egluro’r gofynion wrth iddynt fynd i mewn i’r orsaf bleidleisio)
• un grŵp yn darparu cyfanswm ffigurau ar gyfer pob gorsaf bleidleisio lle na chafodd pleidleiswyr esboniad o'r gofyniad ID ffotograffig

I grynhoi, mae’r ddwy set hon o ddata y mae’n rhaid eu cyhoeddi ac na ddylid eu cyhoeddi na’u rhannu fel arall fel a ganlyn:
 

Rhoddir rhagor o wybodaeth am goladu'r data hwn yn ein nodyn data ar gyfer Swyddogion Canlyniadau.

Nid yw’r data dienw, wedi’i goladu o ffurflenni gwerthuso ID pleidleisiwr y gorsafoedd pleidleisio yn agored i’w harchwilio, a rhaid i chi beidio â datgelu’r wybodaeth hon i unrhyw un ar wahân i’r ddyletswydd statudol i rannu gwybodaeth â’r Ysgrifennydd Gwladol a’r Comisiwn Etholiadol (os gofynnir i chi wneud hynny).

Rhaid cadw ffurflenni gwerthuso ID pleidleisiwr yr orsaf bleidleisio am 10 mlynedd, mewn fformat dienw.  I gyflawni hyn, rhaid i chi sicrhau bod unrhyw daflenni nodiadau sy’n gysylltiedig â ffurflen gwerthuso ID pleidleisiwr yn cael eu dinistrio, neu eich bod wedi dileu unrhyw fanylion etholwr a gofnodwyd ar y ffurflen gwerthuso ID pleidleisiwr at ddiben coladu unrhyw ddata gofynnol.

Yn ogystal, efallai y cewch geisiadau i ryddhau'r data heb ei goladu.  Mae rhagor o wybodaeth am ba wybodaeth y gellir ei rhyddhau, ac ystyriaethau ar gyfer Swyddogion Canlyniadau a Swyddogion Cofrestru Etholiadol wrth geisio rhyddhau gwybodaeth ychwanegol wedi'i nodi yn ein nodyn canllaw ar gyfer Swyddogion Canlyniadau.

Yn dilyn etholiad Senedd y DU byddwn yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i chi am y broses ar gyfer darparu'r wybodaeth ofynnol yn ddienw ac wedi'i choladu i'r Comisiwn Etholiadol trwy ein Bwletin.
 

Etholiad Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu – Casglu a datgelu data

Mewn etholiad Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu gall y Swyddog Canlyniadau ofyn i Swyddogion Llywyddu gasglu data ffurflenni gwerthuso ID pleidleisiwr.

Yn yr achos hwn, gan nad yw'n ofyniad cyfreithiol i gasglu'r wybodaeth hon yn yr etholiadau hyn, nid oes yr un cyfyngiadau ar gyhoeddi data.

Os byddwch yn derbyn ceisiadau i ddatgelu data o etholiadau o’r fath, dylech ystyried sut i ymateb i’r cais am wybodaeth:
Dylech sicrhau:

• bod y data a gesglir yn cael ei wneud yn ddienw cyn gynted ag y bo’n ymarferol (er enghraifft, trwy ddinistrio unrhyw daflenni nodiadau cysylltiedig neu drwy ddileu unrhyw fanylion etholwr a gofnodwyd at ddiben coladu unrhyw rai o’r data gofynnol) i sicrhau nad oes unrhyw ddata personol yn cael ei ryddhau
• nad ydych yn rhyddhau unrhyw wybodaeth na ellir ond ei darparu i'r Ysgrifennydd Gwladol neu'r Comisiwn Etholiadol
• nad ydych yn rhyddhau gwybodaeth a gofnodwyd ar y rhestr gwrthod papurau pleidleisio y mae'n rhaid ei selio ac y gellir ond ei datgelu trwy orchymyn llys neu mewn ymateb i gais gan etholwr neu ddirprwy y gwrthodwyd papur pleidleisio iddo bod unrhyw ddata a ddarperir gennych yn gywir ac wedi’i sicrhau’n briodol o ran ansawdd (e.e. gwirio nad yw’r data’n cynnwys unrhyw wallau amlwg, ac nad oes unrhyw wybodaeth ar goll)
• bod unrhyw ddata a ddarperir gennych yn cael ei gyflwyno’n glir a chyda gwybodaeth gyd-destunol briodol, fel ei fod yn llai tebygol o gael ei gamddehongli neu o gamliwio digwyddiadau ar y diwrnod pleidleisio yn anfwriadol.

Dylech osgoi rhannu gwybodaeth sydd wedi'i chofnodi gan gyfarchwyr mewn gorsafoedd pleidleisio gan ei bod yn annhebygol o roi darlun cywir o brofiad pleidleiswyr a gallai fod yn gamarweiniol.

Dylech hefyd sicrhau bod yr hysbysiad preifatrwydd perthnasol yn ei gwneud yn glir y gallai data personol gael ei brosesu at y diben hwn, er na fydd unrhyw ddata adnabod personol yn cael ei gyhoeddi.