Cynnal cofrestru etholiadol - Cymru

Archwiliad cyhoeddus o'r gofrestr lawn

Rhaid i chi sicrhau bod y gofrestr lawn ar gael i'r cyhoedd ei harchwilio.1 Rhaid i chi sicrhau'r canlynol:2  

• y caiff unrhyw archwiliad ei oruchwylio, naill ei gennych chi neu gan rywun arall 
• bod darpariaeth archwilio yn eich swyddfa ac, yn ôl eich disgresiwn, gallwch hefyd ganiatáu i'r gofrestr gael ei harchwilio mewn man arall neu fannau eraill yn eich ardal os oes cyfleusterau rhesymol i wneud hyn

Nid yw'r ddeddfwriaeth yn pennu lefel na natur yr oruchwyliaeth ar gyfer y rhai sy'n archwilio'r gofrestr.  Fodd bynnag, dylech fod yn fodlon bod yr oruchwyliaeth yn ddigonol i atal, cyn belled ag y bo'n bosibl, unrhyw achos o gopïo'r gofrestr gyfan neu unrhyw ran ohoni heb awdurdod neu ei dwyn. Dylech roi hyfforddiant neu nodiadau canllaw i'r staff hynny a fydd yn goruchwylio'r archwiliad o'r gofrestr.

Gall y rhai sy'n archwilio'r gofrestr lawn wneud nodiadau â llaw. Mae'n drosedd copïo a recordio'r gofrestr mewn unrhyw ffordd arall, ac ni chaniateir hyn.3   

Gellir darparu cofrestrau i'w harchwilio ar ffurf papur a/neu electronig. Os byddwch yn darparu'r gofrestr i'w harchwilio'n electronig, rhaid i chi gymryd camau i sicrhau diogelwch y gofrestr; yn benodol, bydd angen i chi sicrhau y caiff unrhyw unigolyn sy'n archwilio’r gofrestr ei atal rhag lawrlwytho'r wybodaeth hon, ei throsglwyddo'n electronig, ei hargraffu neu ei chopïo mewn unrhyw ffordd arall. Dylai unrhyw gyfleuster chwilio fod yn ôl cyfeiriad yn unig ac nid yn ôl enw, gan fod hyn wedi'i wahardd yn benodol.4 P'un a ddarperir cofnodion papur neu electronig, mae unrhyw achos o lungopïo'r gofrestr neu ei recordio mewn ffordd debyg, gan gynnwys drwy ddefnyddio ffôn symudol, wedi'i wahardd hefyd. 

Ni chaniateir i unigolyn sy'n archwilio’r gofrestr ddefnyddio'r wybodaeth at ddibenion marchnata uniongyrchol.5 Gallech ofyn i'r sawl sy'n archwilio'r gofrestr roi ei enw a'i gyfeiriad a llofnodi ymwadiad sy'n nodi ei fod yn deall y byddai torri'r cyfyngiadau cyfreithiol yn drosedd. Os bydd unigolyn wedyn yn torri'r cyfyngiadau hynny, bydd gennych drywydd archwilio sy'n dangos bod y gofrestr wedi'i harchwilio yn unol â chyfraith etholiadol.

Gallwch ganiatáu i staff llyfrgelloedd neu aelodau eraill o staff cynghorau ddarparu cyfleusterau archwilio, ar yr amod eich bod yn hyderus y gallant gynnig lefel briodol o oruchwyliaeth. Efallai y byddwch am gefnogi aelodau eraill o staff i ddarparu'r lefel briodol o oruchwyliaeth drwy, er enghraifft, anfon copi o'r ddeddfwriaeth ac unrhyw ganllawiau perthnasol at yr unigolyn cyfrifol a chael llythyr neu neges e-bost wedi'i lofnodi ganddo yn nodi y caiff y gofynion eu bodloni.  Gallwch ystyried diweddaru'r ymrwymiad wedi'i lofnodi bob blwyddyn. 

Dylech fynd ati'n rheolaidd i gadarnhau bod y trefniadau goruchwylio yn parhau i fod yn ddigonol. Os bydd gennych unrhyw bryderon nad oes camau'n cael eu cymryd i osgoi achos o dorri'r rheoliadau, efallai y byddwch am geisio cyngor cyfreithiol. Dylech ddileu'r copïau o'r gofrestr o unrhyw fan lle nad ydych yn fodlon bod y trefniadau goruchwylio yn ddigonol. 

Rydym wedi llunio blaenlen ar gyfer archwilio'r gofrestr sy'n nodi sut y gellir ei defnyddio, a'r gosb am ei chamddefnyddio.