Gallwch ofyn i unrhyw berson roi gwybodaeth i chi sy'n ofynnol at ddibenion eich dyletswyddau wrth gynnal y gofrestr etholwyr1
. Felly, mae gennych hawl i ofyn am setiau data gan sefydliadau os credwch fod hynny'n angenrheidiol er mwyn cadarnhau pwy yw ymgeisydd.
Ceir amrywiaeth eang o ffynonellau data a all fod ar gael, gan gynnwys y canlynol, ond heb fod yn gyfyngedig iddynt:
data treth gyngor
data gofal cymdeithasol oedolion
data biliau a thaliadau awdurdodau lleol
data trwyddedau parcio
data derbyniadau i ysgolion
data bathodynnau glas
cofnodion gwasanaethau cwsmeriaid
data cyflogresi
data cofrestrydd ar enedigaethau, marwolaethau a phriodasau
Rhaid i bob ffynhonnell data gael ei hasesu yn erbyn y meini prawf a welir yn ein canllawiau ar werthuso ffynonellau data lleol cyn cael ei defnyddio i baru data lleol.
Os bydd set ddata yn gyfyngedig ei chwmpas, efallai yr hoffech ystyried defnyddio'r set ddata honno ochr yn ochr ag un arall er mwyn sicrhau cwmpas ehangach ledled eich ardal gofrestru. Gall fod gwerth ychwanegol i setiau data â chwmpas cyfyngedig os ydynt yn cyfateb i grwpiau a nodwyd gennych fel rhan o'ch strategaeth ymgysylltu.
Fel Swyddog Cofrestru Etholiadol, mae gennych hawl gyfreithiol i weld setiau data lleol ac archwilio a chopïo cofnodion a gedwir ar ba ffurf bynnag gan2
:
unrhyw gofrestrydd genedigaethau, marwolaethau a phriodasau, gan gynnwys unrhyw uwcharolygydd
unrhyw berson, gan gynnwys cwmni neu sefydliad, sy'n darparu gwasanaethau i'r cyngor, neu sydd â'r awdurdod i gyflawni unrhyw un o swyddogaethau'r cyngor; mae hyn yn cynnwys y rhai sy'n darparu gwasanaethau ar gontract o dan unrhyw gytundeb cyllid. Er enghraifft, contractwr preifat a benodwyd i gasglu'r dreth gyngor ar ran yr awdurdod lleol
Mae deddfwriaeth yn rhoi caniatâd penodol i awdurdodau lleol nad ydynt wedi penodi Swyddog Cofrestru Etholiadol yn uniongyrchol roi data i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol hwn, ond mae angen cytundeb ysgrifenedig rhwng y Swyddog Cofrestru Etholiadol a'r awdurdod cyn i unrhyw ddata gael eu trosglwyddo3
. Dylai'r cytundeb ysgrifenedig reoli'r ffordd y caiff gwybodaeth ei phrosesu, gan gynnwys ei throsglwyddo, ei storio, ei dinistrio a'i chadw'n ddiogel.
Er bod gennych hawl gyfreithiol i gael data eich awdurdod lleol, dylech gynnal unrhyw weithgareddau paru data yn unol â deddfwriaeth diogelu data gyfredol, canllawiau perthnasol ac arferion da sydd ar gael ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.