Gwerthuso ffynonellau data lleol at ddibenion dilysu

Er mwyn dilysu drwy baru data, mae angen i chi ddarganfod pwy yw'r person sy'n gwneud cais. Mae hyn yn golygu y bydd setiau data lleol y gellir eu defnyddio at y diben hwn wedi'u cyfyngu i'r rhai lle mae hynny eisoes wedi'i gadarnhau, megis budd-dal y dreth gyngor, neu fudd-dal tai. 
Dylech asesu'r cofnod data rydych yn ystyried ei ddefnyddio yn erbyn y meini prawf canlynol cyn ei ddefnyddio i baru data lleol fel rhan o'r broses ddilysu:

Meini prawf  Nodiadau

A yw'r ymgeisydd wedi cyflwyno tystiolaeth o bwy ydyw i ddeiliad y data?  		 Rhaid i'r ffynhonnell data nodi bod yr ymgeisydd wedi cyflwyno tystiolaeth ddogfennol i'r awdurdod lleol i brofi pwy ydyw, er enghraifft:
a) pasbort neu brawf adnabod tebyg â llun arno; 
b) amrywiaeth o ddogfennau dibynadwy gan y llywodraeth a/neu ddogfennau hanes ariannol a chymdeithasol fel tystysgrif geni, tystysgrif mabwysiadu, datganiadau ariannol, biliau cyfleustodau ac ati.
A yw deiliad y data wedi cadarnhau bod tystiolaeth yr ymgeisydd yn ddilys?   Dylai'r ffynhonnell data nodi bod y dystiolaeth a gyflwynwyd gan yr ymgeisydd wedi cael ei dilysu drwy holi'r awdurdod dosbarthu neu ddarllen y canllawiau a roddwyd gan yr awdurdod dosbarthu
A yw deiliad y data wedi sicrhau bod y dystiolaeth a gyflwynwyd yn eiddo i'r sawl sy'n gwneud cais? Dylai'r ffynhonnell data nodi bod yr ymgeisydd wedi cael ei gymharu â'r darn cryfaf o dystiolaeth adnabod er mwyn cadarnhau pwy ydyw
A yw deiliad y data yn cadarnhau nad yw'r dystiolaeth a gyflwynwyd yn dwyllodrus? Dylai'r ffynhonnell data nodi bod gwiriadau gwrth-dwyll wedi cael eu cynnal ar ddogfen adnabod yr ymgeisydd ac y cadarnhawyd bod y ddogfen yn ddilys

Cyn y gellir ystyried bod set ddata yn addas ar gyfer paru, rhaid bodloni'r holl feini prawf uchod.

Ystyriaethau cyffredinol ar gyfer defnyddio data lleol

Mae gwahaniaeth allweddol rhwng data y mae sefydliad wedi eu casglu ei hun, er enghraifft ei ddata cyflogresi, a data sy'n seiliedig ar wybodaeth a roddwyd gan unigolion amdanynt eu hunain. 

Mae rheolyddion data yn gyfrifol am gymryd camau rhesymol i sicrhau bod y data sydd ganddynt yn gywir, yn y cyd-destun y mae'r data'n cael eu prosesu ynddo, a sicrhau y caiff data sy'n anghywir neu'n anghyflawn eu dileu neu eu cywiro yn ddi-oed.

Dylech ystyried a yw'r data rydych yn eu defnyddio yn dibynnu ar wybodaeth a roddwyd gan unigolion ac asesu a yw'r wybodaeth honno'n debygol o fod yn gywir. Er enghraifft, gall ceisiadau am aelodaeth o lyfrgell fod yn seiliedig yn gyfan gwbl ar wybodaeth a roddwyd gan ddefnyddwyr y gwasanaeth, heb i'r awdurdod gynnal unrhyw wiriadau ar gywirdeb y wybodaeth. Efallai y dewch i'r casgliad, oherwydd hyn, nad yw data llyfrgell yn addas ar gyfer paru data lleol.

Dylech hefyd ofyn i'r rheolydd data a oes safonau data neu arferion da ar gyfer y ffynonellau data rydych yn bwriadu eu defnyddio ac yna benderfynu a yw'r rheolydd data'n cyrraedd y safonau hyn neu a yw'n dilyn arferion da.

Er enghraifft, mae'r Adran Gwaith a Phensiynau wedi nodi canllawiau manwl ar arferion da ar gyfer prosesu a defnyddio data budd-dal y dreth gyngor a budd-dal tai, sy'n cynnwys canllawiau ar wirio tystiolaeth a ddarparwyd i awdurdodau lleol a sut i ymdrin â thwyll. Os ydych yn Swyddog Cofrestru Etholiadol o awdurdod sy'n darparu ei wasanaethau budd-daliadau i'r safonau hyn, dylech fod yn hyderus wrth ddefnyddio data budd-daliadau ar gyfer paru data lleol.

Mae gwybodaeth y gofynnir amdani o dan Reoliad 35 neu 35A o Reoliadau 2001 wedi'i heithrio rhag unrhyw gyfyngiad statudol neu unrhyw gyfyngiad arall ar ei datgelu.1  

Nid yw'r eithriad hwn yn ymestyn i ddata a roddir o dan Reoliad 23 o Reoliadau 2001. Mae hyn yn golygu y bydd darpariaethau deddfwriaeth diogelu data yn berthnasol i ddata a gesglir yn y ffordd hon. Dylech ofyn am ragor o arweiniad gan eich swyddog diogelu data ar yr hyn y bydd angen i chi ei wneud i sicrhau bod unrhyw brosesau trosglwyddo data yn cydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data. 

Adolygu eich arferion paru data lleol

Dylech werthuso unrhyw arferion paru data lleol sydd eisoes yn bodoli. Dylech fod yn monitro ac yn gwerthuso costau a manteision paru data lleol yn barhaus, ac yn adolygu'r setiau data a ddefnyddir yn rheolaidd. 

Dylai eich gwerthusiad hefyd ystyried ffyrdd eraill y gellid defnyddio prosesau paru data lleol heblaw er mwyn dilysu – er enghraifft, i ddod o hyd i ddarpar etholwyr i'w gwahodd i gofrestru, neu i gael gafael ar ddarn o dystiolaeth er mwyn dileu etholwr nad yw'n gymwys mwyach.

Diweddarwyd ddiwethaf: 26 Mai 2021