Cynnal cofrestru etholiadol - Cymru

Mae rhestrau pleidleisio absennol a gwybodaeth sydd wedi'i chynnwys yn y cofnod pleidleisio absennol a fyddai'n cael ei defnyddio i lunio rhestrau petai etholiad ar gael i'r cyhoedd eu harchwilio. Gellir darparu copïau o'r rhan berthnasol, am ddim, i'r canlynol:1

•    cynrychiolwyr etholedig 
•    pleidiau etholaethol lleol
•    pleidiau gwleidyddol 
•    ymgeiswyr 

Y rhan berthnasol yw'r un rhan a nodir yn y rheoliadau ar gyfer darparu'r gofrestr etholiadol. Ceir manylion yn ein hadnodd:

 Dylid cadw cofnod o bob unigolyn neu sefydliad sydd wedi cael copi o'r rhestrau pleidleisio absennol. Bydd hyn yn helpu i ddangos eich bod yn cydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data ac egwyddorion prosesu data personol, gan sicrhau y cânt eu prosesu mewn modd cyfreithiol, teg a thryloyw. 

Cofnodion ar gyfer pleidleiswyr absennol dan 16 oed

Dim ond Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u staff a all gael gafael ar ddata yn ymwneud ag unigolion dan 16 oed a'u defnyddio. Ni ddylai unrhyw fersiwn o'r gofrestr nac unrhyw restrau pleidleisio absennol a gyhoeddir neu a ddarperir fel arall, gynnwys y data hynny. Fodd bynnag, gellir datgelu'r data:2

• i'r unigolyn ei hun (gan gynnwys i ddangos ei fod yn rhoddwr a ganiateir ac, os felly, rhaid i'r data gael eu datgelu) neu unigolyn a benodwyd ganddo yn ddirprwy i bleidleisio ar ei ran
• at ddiben ymchwiliad troseddol neu achos troseddol yn ymwneud â chofrestru etholwyr neu gynnal etholiadau
• mewn deunydd cyfathrebu rhagargraffedig am ganfasio a anfonir i gartref fel rhan o'r canfasiad blynyddol, ond ni ddylid rhagargraffu dyddiad geni unrhyw unigolyn dan 16 oed
• i Swyddogion Cofrestru Etholiadol mewn perthynas â chofrestru etholwyr neu gynnal etholiadau.

Yr unig eithriad arall yw y gellir, cyn etholiad Senedd Cymru neu etholiad llywodraeth leol, ddatgelu'r wybodaeth am yr unigolion hynny dan 16 oed a fydd yn gymwys i bleidleisio yn yr etholiad (h.y. a fydd yn cyrraedd 16 oed cyn neu ar y diwrnod pleidleisio) at ddiben yr etholiad neu mewn perthynas â hi, yn y gofrestr etholiadol, rhestr y pleidleiswyr post, y rhestr o ddirprwyon a'r rhestr o ddirprwyon sy'n pleidleisio drwy'r post, a gyflenwir i'r canlynol:3

• ymgeiswyr ar gyfer etholiadau Senedd Cymru ac etholiadau llywodraeth leol at ddibenion etholiadol neu i gydymffurfio â'r rheolau o ran rhoddion gwleidyddol
• y Swyddog Canlyniadau at ddibenion etholiadau Senedd Cymru neu etholiadau llywodraeth leol
• y Comisiwn Etholiadol - yn yr achos hwn, dim ond mewn perthynas â'i swyddogaethau yn ymwneud â rheoli rhoddion a chyhoeddi gwybodaeth am roddwyr y caiff y Comisiwn ddefnyddio'r wybodaeth, ond o ran yr olaf o'r rhain, ni chaiff gyhoeddi enwau na chyfeiriadau unigolion dan 16 oed

Ni ddylai'r wybodaeth a roddir cyn pleidlais gynnwys dyddiadau geni nac unrhyw beth arall a fyddai'n nodi bod pleidleisiwr o dan 16 oed.

Ni ddylid rhoi unrhyw wybodaeth am unigolion dan 16 oed i unrhyw unigolyn na chorff arall.

Cyn pleidlais

Cyn pleidlais, dylech esbonio i ymgeiswyr a phleidiau fod y rhestrau pleidleisio absennol ar gyfer yr etholiad hwnnw ar gael a nodi sut y gellir gwneud cais. Os byddwch yn cael cais am y rhestrau pleidleisio absennol, dylech weithredu'n brydlon. Bydd rhannu rhestrau pleidleisio absennol ag ymgeiswyr a phleidiau yn amserol yn helpu i hyrwyddo hyder yn y broses o weinyddu'r etholiad a helpu ymgeiswyr a phleidiau i ymgyrchu.

Rhaid i gais gael ei wneud yn ysgrifenedig, gan nodi'r canlynol:4

• yr wybodaeth y gofynnir amdani
• a yw'r cais ar gyfer y rhestrau cyfredol yn unig, neu a yw'n cynnwys cais am y rhestr derfynol
• a oes angen y wybodaeth ar ffurf argraffedig neu ar ffurf data

Rhaid i ddiweddariadau y mae angen i chi eu gwneud i'r rhestrau er mwyn cynnwys manylion y rhai y penderfynwyd ar eu ceisiadau am bleidlais absennol ar ôl y terfyn amser a'r rhai sydd wedi gwneud ceisiadau llwyddiannus am bleidlais drwy ddirprwy mewn argyfwng gael eu rhannu â'r rhai sydd wedi gofyn am gopi o'r rhestrau terfynol hefyd.5