Ystyriaethau o ran diogelu data ar gyfer darparu gwybodaeth am genedligrwydd
Ystyriaethau o ran diogelu data ar gyfer darparu gwybodaeth am genedligrwydd
Nid yw deddfwriaeth diogelu data yn effeithio ar y gofyniad i roi gwybodaeth am genedligrwydd ar ffurflen gais. Fodd bynnag, dosberthir data ar genedligrwydd yn gategori arbennig o ddata personol oherwydd gall ddatgelu tarddiad hiliol neu ethnig unigolyn.
Nid yw deddfwriaeth diogelu data yn caniatáu prosesu categorïau arbennig o ddata personol oni chaiff sail gyfreithlon ychwanegol y tu hwnt i'r hyn sydd at brif ddibenion prosesu data ei bodloni. Y sail gyfreithlon briodol ar gyfer prosesu categorïau arbennig o ddata personol at ddibenion etholiadol fyddai nodi bod hynny'n angenrheidiol am resymau budd cyhoeddus sylweddol ac â sail yng nghyfraith y DU.
Hefyd, mae Deddf Diogelu Data 2018 yn ei gwneud yn ofynnol, er mwyn prosesu data ar genedligrwydd - boed hynny fel rhan o gais i gofrestru, neu o ran penodi staff - fod gennych 'Ddogfen Bolisi' ar waith sydd, ymhlith pethau eraill, yn gorfod egluro'r canlynol:
y gweithdrefnau ar gyfer cydymffurfio â'r egwyddorion diogelu data
y polisïau cadw a dileu
Bydd angen i'ch dogfen bolisi adlewyrchu eich gweithdrefnau lleol a'ch polisïau ar gyfer prosesu, cadw a dileu data personol.
Rhaid i'r ddogfen hon:
gael ei chadw tan chwe mis ar ôl i'r gwaith prosesu ddod i ben
cael ei hadolygu a'i diweddaru ar adegau priodol
bod ar gael i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ar gais
Mae ein canllawiau diogelu data ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol a Swyddogion Canlyniadau yn cynnwys rhagor o wybodaeth am gategorïau arbennig o ddata a'r angen am ddogfen bolisi. Mae’r canllawiau hefyd yn amlygu’r angen i sicrhau bod Hysbysiad Preifatrwydd yn cael ei gyhoeddi ar eich gwefan cyn casglu unrhyw ddata.