Cynnal cofrestru etholiadol - Cymru

Bydd data a gaiff eu storio yn EROP wedi'u hamgryptio a bydd gan bob Swyddog Cofrestru Etholiadol ei ardal ddiogel ei hun. Cyn y rhoddir mynediad i EROP, rhaid i'r defnyddiwr ddarllen a llofnodi Polisi Mynediad Defnyddwyr a rhaid i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol gytuno ar Gytundeb Rhannu Data.   

Pan fyddwch yn prosesu ceisiadau am Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr neu Ddogfen Etholwr Dienw, byddwch yn prosesu data personol unigolyn er mwyn cyflawni tasg gyhoeddus. Yn unol â deddfwriaeth diogelu data, ni fydd gan ymgeiswyr yr hawl i ddileu eu data personol a ddarparwyd mewn perthynas â chais am Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr neu Ddogfen Etholwr Dienw. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar ystyriaethau diogelu data. 

Cadw dogfennau perthnasol a gwybodaeth am geisiadau a gymeradwywyd

Rhaid i chi gadw'r dogfennau perthnasol canlynol a gwybodaeth sy'n ymwneud â cheisiadau a gymeradwywyd am gyfnod cadw o 28 diwrnod gwaith gan ddechrau o'r dyddiad y cymeradwywyd y cais:1   

• ffurflenni cais papur neu, yn achos cais a wnaed drwy'r gwasanaeth digidol, y wybodaeth sydd yn y cais 
• unrhyw wybodaeth neu ddogfennau eraill a ddarparwyd i chi mewn perthynas â'r cais 
• y copïau o unrhyw ddogfennau gwreiddiol a ddychwelwyd i'r ymgeisydd

Dylai eich polisi cadw dogfennau gynnwys sut y byddwch yn storio'r dogfennau hyn am y cyfnod cadw o 28 diwrnod gwaith. Bydd angen i chi sicrhau bod y wybodaeth sy'n ymwneud â Dogfennau Etholwyr Dienw yn cael ei storio'n ddiogel. Ceir rhagor o wybodaeth am gadw dogfennau yn ein canllawiau ar ystyriaethau diogelu data.  

Cadw dogfennau perthnasol a gwybodaeth am geisiadau a wrthodwyd

Rhaid i chi gadw'r dogfennau perthnasol canlynol a gwybodaeth sy'n ymwneud â cheisiadau a wrthodwyd am gyfnod cadw o 12 mis gan ddechrau o'r dyddiad y gwrthodwyd y cais:2  

• ffurflenni cais papur neu, yn achos cais a wnaed drwy'r gwasanaeth digidol, y wybodaeth sydd yn y cais 
• unrhyw wybodaeth neu ddogfennau eraill a ddarparwyd i chi mewn perthynas â'r cais 
• y copïau o unrhyw ddogfennau gwreiddiol a ddychwelwyd i'r ymgeisydd

Tynnu gwybodaeth o'r cofnod o ddogfennau a gyflwynwyd

Mae tri chyfnod cadw statudol ar gyfer y wybodaeth a gedwir yn y cofnodion o ddogfennau a gyflwynwyd ar gyfer Tystysgrifau Awdurdod Pleidleiswyr a Dogfennau Etholwyr Dienw.

Y cyfnod cadw cyntaf

Mae'r cyfnod cadw cyntaf3 yn amrywio ar gyfer y cofnod o Dystysgrifau Awdurdod Pleidleiswyr  a gyflwynwyd a'r cofnod o Ddogfennau Etholwyr Dienw a gyflwynwyd:

• ar gyfer Tystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr, bydd y cyfnod cadw yn dechrau ar y dyddiad y gwneir y cofnod ac yn dod i ben 28 diwrnod ar ôl y dyddiad y cyflwynwyd y dystysgrif 
• ar gyfer Dogfen Etholwr Dienw, bydd y cyfnod cadw yn dechrau ar y dyddiad y gwneir y cofnod ac yn dod i ben 15 mis ar ôl y dyddiad y cyflwynwyd y ddogfen

Ar ddiwedd y cyfnod cadw cyntaf, rhaid i chi ddileu'r wybodaeth ganlynol sy'n ymwneud â'r ymgeisydd o'r cofnodion:

• y cyfeiriad lle mae'r ymgeisydd wedi'i gofrestru, neu lle bydd wedi'i gofrestru
• os yw'r ymgeisydd yn bleidleisiwr yn y lluoedd arfog, yn etholwr tramor neu wedi'i gofrestru gan ddefnyddio datganiad o gysylltiad lleol, ei gyfeiriad presennol 
• unrhyw nodyn a roddwyd fod angen i'r ymgeisydd gasglu ei Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr neu ei Ddogfen Etholwr Dienw, a pham
• unrhyw nodyn a roddwyd ynghylch a oes angen esboniad Braille, hawdd ei ddeall neu brint bras o'r Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr neu'r Ddogfen Etholwr Dienw i'w chyflwyno
• unrhyw gyfeiriad e-bost neu rif ffôn a ddarparwyd

Yr ail gyfnod cadw

Mae'r ail gyfnod cadw4 yn berthnasol i'r cofnod o Dystysgrifau Awdurdod Pleidleiswyr a gyflwynwyd yn unig. Mae'n cwmpasu'r cyfnod sy'n dechrau ar y dyddiad y gwneir y cofnod ac yn dod i ben ar yr ail 1 Gorffennaf yn dilyn y dyddiad y cyflwynwyd y Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr . 

Ar ddiwedd yr ail gyfnod cadw, rhaid i chi ddileu'r wybodaeth ganlynol sy'n ymwneud â'r ymgeisydd o'r cofnod o Dystysgrifau Awdurdod Pleidleiswyr a gyflwynwyd:

• nodyn ynghylch a gyflwynwyd Tystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr dros dro hefyd

Caiff y data sy'n weddill eu cadw am hyd at 10 mlynedd er mwyn caniatáu i unrhyw ymchwiliadau ffurfiol gan yr heddlu gael eu cynnal (er enghraifft, os deuir o hyd i ddogfen ffug a amheuir).

Y trydydd cyfnod cadw

Mae'r trydydd cyfnod cadw5 yn gymwys i'r cofnodion o ddogfennau a gyflwynwyd ar gyfer Tystysgrifau Awdurdod Pleidleiswyr a Dogfennau Etholwyr Dienw. Mae'n cwmpasu'r cyfnod sy'n dechrau ar y dyddiad y gwneir y cofnod ac yn dod i ben ar y degfed 1 Gorffennaf yn dilyn y dyddiad y cyflwynwyd y Ddogfen Etholwr Dienw neu'r Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr y mae'r cofnod yn ymwneud â hi.

Ar ddiwedd y trydydd cyfnod cadw, rhaid i chi ddileu'r cofnod cyfan.

Dylai eich polisi cadw dogfennau esbonio sut y byddwch yn storio'r dogfennau hyn am y cyfnod cadw o 28 diwrnod gwaith. Bydd angen i chi sicrhau y bydd y wybodaeth sy'n ymwneud â Dogfennau Etholwyr Dienw yn cael ei storio'n ddiogel. Ceir rhagor o wybodaeth am gadw dogfennau yn ein canllawiau ar ystyriaethau diogelu data.