Cynnal cofrestru etholiadol - Cymru

Gall etholwyr wneud cais am Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr mewn sawl ffordd:

• ar-lein ar wefan GOV.UK
• drwy ddarparu'r wybodaeth angenrheidiol yn ysgrifenedig (e.e. ar ffurflen gais bapur)
• yn bersonol yn eich swyddfa (os byddwch yn penderfynu cynnig y gwasanaeth)

Ceisiadau ar-lein

Caiff y porth ar gyfer gwneud cais ar-lein ei letya ar wefan GOV.UK. 

Ffurflenni cais papur

Pan fydd rhywun yn gofyn am ffurflen gais bapur, cyn darparu un dylech gadarnhau bod yr ymgeisydd wedi cofrestru i bleidleisio neu ei fod wedi gwneud cais i gofrestru i bleidleisio naill ai mewn:

• cofrestr etholwyr seneddol,
• cofrestr etholwyr llywodraeth leol yng Nghymru ac â hawl i bleidleisio mewn etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu mewn ardal yr heddlu yng Nghymru  

Os na fydd yn bodloni'r gofynion hyn, dylech esbonio bod yn rhaid i'r ymgeisydd fod wedi cofrestru i bleidleisio a dylech gynnig y cyfle iddo wneud cais i gofrestru ar-lein neu anfon ffurflen cofrestru pleidleiswyr gyda'r cais am Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr (os yw'r unigolyn yn gymwys). Dylech hefyd esbonio'r mathau eraill o brawf adnabod ffotograffig a dderbynnir cyn rhoi ffurflen gais iddo.

Rydym yn cynhyrchu ffurflenni cais am Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr a Dogfen Etholwr Dienw y gellir eu hargraffu a byddwch yn gallu defnyddio'r rhain yn Gymraeg ac yn Saesneg.

Caiff y ffurflen gais y gellir ei hargraffu ar gyfer y Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr ei chyhoeddi ar ein gwefan ac ar GOV.UK pan fydd ar gael. Byddwn hefyd yn darparu fersiynau o'r ffurflenni mewn amrywiaeth o fformatau hygyrch, megis print bras a hawdd ei ddeall yn Gymraeg ac yn Saesneg.

Derbyn ffurflenni cais papur wedi'u cwblhau

Gall ffurflenni cais papur wedi'u cwblhau gael eu hanfon atoch drwy'r post, eu dosbarthu â llaw neu eu hanfon yn electronig, er enghraifft fel copi wedi'i sganio a anfonir drwy e-bost.

Nid yw ffurflenni cais wedi'u rhagnodi, felly os byddwch yn cael cais ysgrifenedig am Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr sy'n cynnwys yr holl wybodaeth ofynnol mewn unrhyw fformat arall, dylid prosesu hyn o hyd.  

Mae'n rhaid i etholwyr gyflwyno ffoto addas gyda ffurflen gais bapur. Lle bynnag y bo modd, dylech sicrhau bod yr etholwr yn ymwybodol o hyn cyn iddo gyflwyno ei gais a chynnig cyngor ar sut y gall ddarparu'r ffoto hwn, a all gynnwys cynnig tynnu ffoto yr etholwr yn un o'ch swyddfeydd.  

Gwneud cais yn bersonol

Mae'n bosibl y bydd pobl yn ei chael hi'n anodd cwblhau'r ffurflen bapur neu ar-lein. Er budd a chyfleustra i'ch etholwyr ac i'ch helpu i gyflawni eich dyletswyddau o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010, dylech gynnig gwasanaethau gwneud cais yn bersonol fel bod unigolion yn cael y cyfle i wneud cais heb fod angen darparu gwybodaeth yn ysgrifenedig.

Os na allwch ddarparu proses gwneud cais yn bersonol am Dystysgrifau Awdurdod Pleidleisiwr i bawb, dylech ddarparu hyn yn ôl eich disgresiwn o dan rai amgylchiadau o hyd. 

Wrth ymdrin â cheisiadau a wneir yn bersonol, cyn parhau dylech gadarnhau bod yr ymgeisydd wedi cofrestru i bleidleisio neu ei fod wedi gwneud cais i gofrestru i bleidleisio naill ai mewn: 

• cofrestr etholwyr seneddol, 
• cofrestr etholwyr llywodraeth leol yng Nghymru ac â hawl i bleidleisio mewn etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu mewn ardal yr heddlu yng Nghymru  

Os nad yw wedi gwneud hynny, dylech esbonio bod yn rhaid i ymgeisydd fod wedi cofrestru i bleidleisio cyn y gall gael Tystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr a dylech gynnig y cyfle iddo wneud cais i gofrestru (os yw'n gymwys). Dylech hefyd esbonio'r mathau eraill o brawf adnabod ffotograffig a dderbynnir cyn ei helpu gyda'i gais.  

Dylech gadarnhau bod gan yr ymgeisydd yr holl wybodaeth ofynnol er mwyn i chi gwblhau cais yn llawn ar ei ran. Mae hyn yn cynnwys yr angen i ddarparu llun addas gyda'r cais. Dylech sicrhau bod yr ymgeisydd yn ymwybodol o hyn a chynnig cyngor ar sut y gall ddarparu'r llun hwn, a all gynnwys cynnig tynnu llun yr ymgeisydd yn un o'ch swyddfeydd. 

Nid oes modd cwblhau ceisiadau a wneir gan ddefnyddio'r porth ar-lein yn rhannol ac yna eu gorffen yn ddiweddarach, felly os na all ymgeisydd ddarparu'r holl wybodaeth, bydd angen i chi sicrhau bod ei gais yn cael ei gyflwyno ar ffurf ffurflen bapur fel y gallwch ychwanegu unrhyw wybodaeth sydd ar goll yn ddiweddarach.  

Mae'n rhaid i ymgeiswyr wneud datganiad o wirionedd fel rhan o'r cais. Unwaith y byddwch wedi casglu'r wybodaeth angenrheidiol, dylech ei darllen yn ôl i'r ymgeisydd, gan roi'r cyfle iddo adolygu'r wybodaeth a ddarparwyd a bodloni ei hun bod y wybodaeth yn wir ac yn gywir. 

Os byddwch yn derbyn ceisiadau yn bersonol, mae'n bwysig eich bod yn cadw cofnodion cywir o'r wybodaeth a roddir gan ymgeiswyr. Cyn casglu unrhyw wybodaeth, dylech sicrhau bod yr ymgeisydd yn ymwybodol o'ch hysbysiad preifatrwydd a rhoi gwybodaeth gyffredinol iddo am y ffordd y caiff ei ddata eu defnyddio a'i hysbysu am y ffaith bod gwneud datganiad ffug yn drosedd.1  

Efallai y byddwch hefyd am ystyried gweithio gyda phartneriaid y tu fewn a thu allan i’r awdurdod lleol, i gefnogi pobl y mae’n bosibl bod angen cymorth arnynt i wneud cais. Gallai hyn gynnwys grwpiau cymunedol neu elusennau sydd eisoes â chysylltiadau â’r gymuned leol.

Ceisiadau dros y ffôn

Nid yw'r ddeddfwriaeth yn rhagweld y caiff ceisiadau eu gwneud dros y ffôn, a byddai nifer o ystyriaethau ymarferol er mwyn rheoli hyn gan gofio bod angen darparu ffoto er mwyn gallu cyflwyno cais. Fodd bynnag, er mwyn gwneud y broses mor hygyrch â phosibl, dylech ystyried cynnig hyn i etholwyr ar gais pan fydd angen cymorth dros y ffôn arnynt yn benodol. Os byddwch yn cynnig hyn, bydd angen i chi ystyried sut y byddwch yn casglu ffoto yr ymgeisydd er mwyn ei ychwanegu at y cais cyn ei gyflwyno.