Cynnal cofrestru etholiadol - Cymru

Cynllunio ar gyfer y broses ysgrifennu  

Ar ôl i chi nodi nifer y cofnodion sydd angen cais newydd ar eu cyfer, mae’n rhaid i chi anfon hysbysiad o anghysondeb i’r etholwr i’w gyfeiriad cymhwyso i’w hysbysu o’r anghysondeb perthnasol.1

Mae angen i chi gynllunio sut y byddwch yn rheoli’r gwaith argraffu, prawfddarllen a danfon ar gyfer yr hysbysiadau hyn yn ddibynnol ar nifer, a p’un a fyddwch yn gwneud hyn yn fewnol neu’n defnyddio cwmni argraffu allanol.

Nid yw deddfwriaeth yn darparu amserlen ar gyfer anfon yr hysbysiadau hyn, ond dylech sicrhau bod digon o amser ar gael i reoli unrhyw ymatebion cyn y diwrnod perthnasol. Bydd hyn yn cynnwys caniatáu digon amser i benderfynu ar unrhyw geisiadau newydd a ddaw gan etholwyr yr effeithir arnynt cyn i’w trefniant etholiad y Senedd ac etholiadau Llywodraeth leol ddod i ben. Yn hynny o beth, byddai caniatáu cyfnod sy’n o leiaf chwe wythnos o hyd cyn y diwrnod perthnasol yn rhesymol.

Am ragor o wybodaeth, edrychwch ar ein canllawiau ar gynnwys yr hysbysiadau o anghysondeb.

I ble y dylid anfon yr hysbysiad o anghysondeb?

Dylid anfon yr hysbysiad o anghysondeb at gyfeiriad cymhwyso’r etholwr.2

Dylech gadw cofnod o enw pob un etholwr rydych wedi anfon hysbysiad ato, y cyfeiriad yr anfonoch y cyfeiriad iddo, a dyddiad yr hysbysiad.

Monitro eich cofnodion yn barhaus yn ystod y cyfnod trosiannol 

Os cewch gais newydd ar gyfer pleidlais absennol yn ystod y cyfnod trosiannol a hyd at y diwrnod perthnasol, sy’n codi anghysondeb gyda’r trefniant pleidleisio absennol cyfredol, dylech gysylltu â’r etholwr i geisio datrys y mater i alluogi cydgyfeirio’r cofnod yn unol â’r prosesau a amlinellir yn y canllawiau hyn.

Os nad ydych chi’n gallu datrys yr anghysondeb, ond mae’r cais ar wahân i hynny yn cydymffurfio â’r gofynion rhagnodedig, bydd angen i chi benderfynu ar y cais a dilyn y broses berthnasol yn y canllawiau hyn i fynd i’r afael â’r anghysondeb yn ddiweddarach.

Dylech gynnal adroddiadau rheolaidd hyd at y diwrnod perthnasol i nodi unrhyw drefniadau pleidleisio absennol newydd a all effeithio ar gydgyfeirio eich cofnodion. 

Rheoli cyfathrebu

Rydych yn debygol o weld cynnydd mewn cyswllt gan etholwyr yn dilyn cyhoeddi’r hysbysiadau o anghysondeb. Bydd angen i chi roi sesiwn friffio i’ch tîm ac unrhyw staff canolfan gyswllt sy’n delio â galwadau ar eich rhan. Dylech sicrhau bod rhestrau pleidleisio absennol, opsiynau a gofynion y trefniant pleidleisio absennol penodol ar gael fel y gallant egluro’r anghysondeb yn fwy manwl i unrhyw etholwyr a rhoi gwybodaeth ynghylch sut i ddatrys unrhyw faterion.  

Dylech roi dolenni i wybodaeth ar eich gwefan mewn fformatau hygyrch a chysylltu â’ch cydweithwyr cyfathrebu i drafod p’un a allai cyfryngau cymdeithasol fod yn ddefnyddiol i annog ymatebion.