Cynnal cofrestru etholiadol - Cymru

Nid y canlyniad paru yw'r unig beth y gallwch ei ddefnyddio i benderfynu a ydych wedi cadarnhau pwy yw'r ymgeisydd.  

Gallwch ddefnyddio data lleol i:

• naill ai gadarnhau pwy yw ymgeisydd os na fu modd i'r ymgeisydd roi rhif Yswiriant Gwladol, ar yr amod eich bod yn fodlon bod y rheswm a roddir dros beidio â rhoi rhif Yswiriant Gwladol yn ddilys  
• neu gadarnhau pwy yw ymgeiswyr na fu modd paru eu dynodyddion personol yn erbyn cofnodion yr Adran Gwaith a Phensiynau1  lle byddwch wedi anfon manylion cais i'r Adran Gwaith a Phensiynau ar ôl eu derbyn2 , ac wedi derbyn ac ystyried y canlyniadau paru3 . 

Mae paru yn erbyn data lleol yn eich galluogi i ddefnyddio ffynonellau data sydd ar gael i chi er mwyn cadarnhau mai'r sawl sy'n gwneud y cais yw'r person y mae'n honni bod. 

Os byddwch yn gwneud penderfyniad nad yw'n cyd-fynd â'r canlyniad paru (er enghraifft, data lleol sy'n gwrth-ddweud y cofnod yn yng nghanlyniad paru'r Adran Gwaith a Phensiynau), dylech gofnodi'r rhesymau dros eich penderfyniad a'r dystiolaeth a ddefnyddiwyd.

Os bydd person 14 neu 15 oed yn gwneud cais, ni chaiff ei anfon i'w ddilysu yn erbyn cofnodion yr Adran Gwaith a Phensiynau ac felly ni chaiff canlyniadau dilysu eu hanfon atoch. Yn lle hynny, bydd angen i chi ddilysu'r cais gan ddefnyddio cofnodion addysg.

Penderfynu a ddylid defnyddio data lleol at ddibenion dilysu

Nid yw'n orfodol defnyddio data lleol i ddilysu pwy yw rhywun. Cyn penderfynu a ddylid defnyddio proses paru data lleol, dylech ystyried manteision paru data lleol o ran lleihau'r baich ar yr ymgeisydd i gyflwyno tystiolaeth, a chostau dilynol.

Cyn defnyddio data lleol i benderfynu ar gais, rhaid i chi ofyn y cwestiynau canlynol:4  

• pa ffynonellau data lleol sydd ar gael i mi?
• a yw'r cofnod data rwy'n bwriadu ei ddefnyddio yn gywir?
• pa fudd a gaf o ddefnyddio proses paru data lleol i gyflawni tasg benodol?
• pa adnoddau y bydd eu hangen arnaf i allu defnyddio data lleol yn effeithiol?
• beth yw'r costau sy'n gysylltiedig â datblygu/defnyddio'r gallu i baru data lleol?
• a allaf gael canlyniadau buddiol mewn da bryd i ddiwallu anghenion y dasg?

Efallai y byddwch yn penderfynu na ellir defnyddio'r setiau data lleol sydd ar gael i gadarnhau pwy yw'r ymgeisydd neu y byddai cyfeirio'r ymgeisydd at y prosesau eithriadau neu ardystio yn ffordd fwy effeithiol o gadarnhau pwy ydyw.

Ffynonellau data posibl ar gyfer paru data lleol

Gallwch ofyn i unrhyw berson roi gwybodaeth i chi sy'n ofynnol at ddiben penderfynu ar gais am Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr neu Ddogfen Etholwr Dienw5 . Felly, mae gennych hawl i ofyn am setiau data gan sefydliadau os credwch fod hynny'n angenrheidiol er mwyn cadarnhau pwy yw ymgeisydd.

Ceir amrywiaeth eang o ffynonellau data a all fod ar gael, gan gynnwys y canlynol, ond heb fod yn gyfyngedig iddynt:

• data tai a'r dreth gyngor
• data gofal cymdeithasol oedolion
• data biliau a thaliadau awdurdodau lleol
• data trwyddedau parcio
• data derbyniadau i ysgolion
• data bathodynnau glas
• cofnodion gwasanaethau cwsmeriaid
• data cyflogresi
• data cofrestrydd ar enedigaethau, marwolaethau a phriodasau

Fel Swyddog Cofrestru Etholiadol, mae gennych hawl gyfreithiol i weld setiau data lleol ac archwilio a chopïo cofnodion a gedwir ar ba ffurf bynnag gan6 : 

• unrhyw berson, gan gynnwys cwmni neu sefydliad, sy'n darparu gwasanaethau i'r cyngor, neu sydd â'r awdurdod i gyflawni unrhyw un o swyddogaethau'r cyngor; mae hyn yn cynnwys y rhai sy'n darparu gwasanaethau ar gontract o dan unrhyw gytundeb cyllid. Er enghraifft, contractwr preifat a benodwyd i gasglu'r dreth gyngor ar ran yr awdurdod lleol
• unrhyw gofrestrydd genedigaethau, marwolaethau a phriodasau, gan gynnwys unrhyw uwcharolygydd

Mae deddfwriaeth yn rhoi caniatâd penodol i awdurdodau lleol nad ydynt wedi penodi Swyddog Cofrestru Etholiadol yn uniongyrchol roi data i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol, ond mae angen cytundeb ysgrifenedig rhwng y Swyddog Cofrestru Etholiadol a'r awdurdod cyn i unrhyw ddata gael eu trosglwyddo7 . Dylai'r cytundeb ysgrifenedig ymdrin â'r ffordd y caiff gwybodaeth ei phrosesu, gan gynnwys ei throsglwyddo, ei storio, ei dinistrio a'i chadw'n ddiogel.

Er bod gennych hawl gyfreithiol i gael data eich awdurdod lleol, dylech gynnal unrhyw weithgareddau paru data yn unol â deddfwriaeth diogelu data gyfredol, canllawiau perthnasol ac arferion da sydd ar gael ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (yn agor mewn ffenestr newydd).