Sut i ddehongli canlyniadau paru'r Adran Gwaith a Phensiynau
Caiff ceisiadau am Dystysgrifau Awdurdod Pleidleiswyr a Dogfennau Etholwyr Dienw eu paru yn erbyn cronfa ddata System Gwybodaeth am Gwsmeriaid (CIS) yr Adran Gwaith a Phensiynau. Ffynhonnell ddata gyfun yw CIS, ac mae'n cynnwys data o systemau mewnol yr Adran Gwaith a Phensiynau, yn ogystal â ffynonellau eraill y llywodraeth, megis Cyllid a Thollau Ei Fawrhydi (CThEF). Mae'r Adran Gwaith a Phensiynau yn defnyddio CIS fel prif ffynhonnell gwybodaeth am gwsmeriaid.
Ar ddiwedd y broses baru, caiff y lefel gyfatebiaeth ei hanfon yn ôl i EROP. Bydd EROP yn dangos canlyniad paru neu ddim paru ar gyfer pob cais. Bydd angen i chi asesu a yw'r canlyniad yn cadarnhau pwy yw'r ymgeisydd.
Paru
Os bydd yr Adran Gwaith a Phensiynau yn dychwelyd canlyniad paru ar gyfer pwy yw'r ymgeisydd, gallwch fod yn hyderus mai'r ymgeisydd yw'r person y mae'n honni bod ar ei ffurflen gais.
Dim paru
Os bydd yr Adran Gwaith a Phensiynau yn dychwelyd canlyniad dim paru, bydd hyn yn dangos na fu modd cadarnhau pwy yw'r person hwnnw ac ni ddylech fod yn fodlon mai'r ymgeisydd yw'r person y mae'n honni bod ar ei ffurflen gais ar hyn o bryd.
Gallwch gysylltu â'r ymgeisydd i holi a yw'r wybodaeth a roddwyd ar y ffurflen gais yn gywir, gan ddefnyddio unrhyw ddull cyfathrebu y mae gennych fanylion cyswllt ar ei gyfer. Dylech ofyn i'r ymgeisydd roi'r wybodaeth o'r cais yn llawn – enw, cyfeiriad, dyddiad geni a rhif Yswiriant Gwladol. Dylid gwirio'r manylion hyn yn erbyn y cais gwreiddiol. Ni ddylech roi manylion unrhyw wybodaeth a roddwyd mewn cais i'r ymgeisydd.
Os bydd y wybodaeth a ddarperir gan yr ymgeisydd yn cadarnhau ei fod wedi gwneud gwall ar ei gais, gallwch gywiro'r cais a dylech ailgyflwyno ei ddynodyddion personol am wiriad pellach. Dylech hefyd ysgrifennu at yr ymgeisydd i ddweud wrtho fod newid wedi cael ei wneud i'w gais, ar sail gwybodaeth ychwanegol a roddwyd ganddo. Ni ddylech gynnwys unrhyw wybodaeth am ddynodyddion personol (rhif Yswiriant Gwladol a dyddiad geni) yn y llythyr.
Os nad oes gwall ar y ffurflen gais ac na ellir defnyddio ffynonellau data lleol (neu os na chawsant eu defnyddio) er mwyn cadarnhau pwy yw'r ymgeisydd, dylech ysgrifennu at yr etholwr i roi gwybod iddo na fu modd cadarnhau pwy ydyw, a gofyn iddo gyflwyno dogfennau sy'n profi pwy ydyw. Gelwir hyn yn broses eithriadau. Fel arall, gallwch ei gynghori i ddarparu ardystiad atoch fel rhan o'r broses ardystio.