Mae'n bosibl y byddwch yn cael ceisiadau papur am Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr neu Ddogfen Etholwr Dienw nad ydynt yn cynnwys yr holl wybodaeth ofynnol.
Os na fydd yr ymgeisydd wedi llwyddo i ddarparu ei ddyddiad geni, ei rif Yswiriant Gwladol neu lun sy'n bodloni'r gofynion, rhaid iddo roi datganiad yn nodi'r rhesymau pam fel rhan o'r cais.
Os na fydd ymgeisydd yn gallu darparu ei ddyddiad geni neu ei rif Yswiriant Gwladol, a'i fod yn rhoi datganiad yn nodi'r rhesymau pam, ni chaiff y cais ei wrthod am ei fod yn anghyflawn a rhaid i chi gadarnhau pwy yw'r ymgeisydd gan gan ddefnyddio proses paru data lleol1
lle y bo modd neu, yn hytrach, symud y cais i'r broses eithriadau neu'r broses ardystio.2
Nid oes angen i chi ofyn am dystiolaeth ychwanegol os bydd yr ymgeisydd o dan 16 oed a gellir defnyddio cofnodion addysgol sy'n berthnasol i'r ymgeisydd i gadarnhau pwy ydyw3
.
Os na fydd ymgeisydd yn gallu darparu llun sy'n bodloni'r gofynion, dylech ystyried y rhesymau a roddir am beidio â chydymffurfio a phenderfynu a ddylid derbyn y llun a ddarparwyd.
Os na roddir datganiad gyda'r cais papur, ni ddylech dybio na all yr ymgeisydd ddarparu'r wybodaeth goll neu lun sy'n bodloni'r gofynion. Dylech gysylltu â'r ymgeisydd a gofyn am y pethau hyn. Os gwneir y cais yn y cyfnod cyn etholiad neu ddeiseb, dylech hefyd esbonio os na chaiff yr wybodaeth goll ei darparu erbyn 5pm, 6 diwrnod gwaith cyn y bleidlais neu'r diwrnod olaf ar gyfer llofnodi deiseb, ni fydd modd prosesu'r cais mewn pryd.
Dylech gysylltu â'r ymgeisydd yn ysgrifenedig neu dros y ffôn neu drwy e-bost os bydd gennych rif ffôn neu gyfeiriad e-bost ar ei gyfer.
Ni allwch benderfynu ar gais os yw unrhyw elfen o'r wybodaeth ofynnol ar goll neu'n anghyflawn. Nid oes angen i'r wybodaeth goll gael ei darparu yn ysgrifenedig – ar yr amod eich bod yn fodlon eich bod yn siarad â'r ymgeisydd, gellid ei darparu dros y ffôn, drwy e-bost neu'n bersonol.
Dylech sicrhau bod unrhyw wybodaeth goll a ddarperir i chi yn cael ei throsglwyddo i'r cais ysgrifenedig.
Caiff cais ei ohirio nes bod yr holl wybodaeth ofynnol yn cael ei darparu. Dylech aros am gyfnod rhesymol o amser ar ôl cysylltu ag ymgeisydd er mwyn iddo ddarparu'r wybodaeth goll neu roi rheswm pam na ellir ei darparu. Ar ôl i'r cyfnod hwnnw o amser fynd heibio, dylech wrthod y cais a rhoi gwybod i'r ymgeisydd.
Er nad yw cyfnod rhesymol o amser wedi'i ddiffinio mewn deddfwriaeth, yn ein barn ni, ni ddylai fod yn hwy na 28 diwrnod. Os bwriedir cynnal etholiad neu ddeiseb, dylech sicrhau eich bod yn rhoi gwybod i'r ymgeisydd beth yw'r dyddiad cau ar gyfer darparu'r wybodaeth er mwyn gallu prosesu'r cais ar gyfer yr etholiad neu'r ddeiseb benodol.