Cadarnhau a yw etholwr yn dal i fod yn gymwys i gael pleidlais drwy ddirprwy
Mae'n rhaid i chi wneud ymholiadau ynghylch pob cais am bleidlais drwy ddirprwy a ganiateir am resymau penodol yn ymwneud â galwedigaeth, gwasanaeth, cyflogaeth neu bresenoldeb ar gwrs addysgol o fewn tair blynedd i ganiatáu'r cais, neu'r ymholiad diwethaf o'r fath.1
Y diben yw canfod a yw amgylchiadau'r unigolyn wedi newid yn sylweddol a fyddai'n golygu nad yw'n gymwys i bleidleisio drwy ddirprwy mwyach. Gallwch wneud ymholiadau ychwanegol ar unrhyw adeg.
Bydd angen i chi roi trefniadau ar waith er mwyn trefnu ymholiadau o'r fath ac olrhain eu cynnydd. Er enghraifft, gallech gynnwys hyn yn eich gweithdrefnau misol ar gyfer cyhoeddi hysbysiad o newid.
Nid yw fformat na chynnwys yr ymholiadau hyn wedi'u rhagnodi. Gallwch gysylltu â'r etholwr drwy e-bost, dros y ffôn neu drwy lythyr. Os byddwch yn gwneud ymholiad dros y ffôn, dylech gadw cofnod ysgrifenedig ar gyfer eich cofnodion. Pan fyddwch yn cysylltu â'r etholwr, dylech nodi'n glir fod terfyn amser o fis ar gyfer ymateb ac amlinellu canlyniadau peidio ag ymateb.
Os na fydd etholwr yn ymateb o fewn mis, mae hawl gennych i ganslo'r bleidlais absennol.2
Mae canslo o dan yr amgylchiadau hyn yn ddewisol ac efallai y byddwch am anfon nodiadau atgoffa pellach at yr etholwr cyn canslo. Os byddai'r bleidlais absennol yn cael ei chanslo yn union cyn etholiad, dylech ystyried arfer disgresiwn tan ar ôl yr etholiad er mwyn osgoi'r posibilrwydd y byddai'r etholwr yn cael ei ddifreinio. Pa ddull bynnag a ddefnyddiwch, dylech sicrhau y caiff ei ddefnyddio'n gyson.